Для пошуку даних або записів у списках використовуються фільтри, які відображають на екрані тільки записи, що відповідають певним умовам, а записи, що не відповідають заданим вимогам, редактор тимчасово приховує. Відображені записи (рядки) можна форматувати, редагувати, роздруковувати і т.д.
До засобів фільтрації належать:
Автофільтр (існують два способи застосування команди Автофільтр: за допомогою меню "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр" - "список команд автофільтра, що розкривається" і за допомогою кнопки "Автофільтр" на панелі інструментів стандартна)
Розширений фільтр ("Дані" - "Фільтр" - "Розширений фільтр")Автофільтр призначений для простих умов відбору рядків, а розширений фільтр для більш складних умов відбору записів. Умова відбору – це обмеження, задані для відбору записів, які відбираються редактором для відображення на екрані.
Використання автофільтра для пошуку записів
Перед використанням команди "Автофільтр" виділіть комірку в діапазоні списку. Далі виконайте команду "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр", праворуч від заголовків (підписів) стовпців з'являться кнопки зі стрілками автофільтра (списоки команд автофільтра, що розкриваються).
Якщо клацнути стрілку автофільтра, відображається список різних варіантів фільтрації та сортування за зростанням та зменшенням. При фільтрації стрілка активного автофільтра забарвлюється в синій колір.
Список команд автофільтра та їх призначення:
Усе- всі записи відображатимуться на екрані
Перші 10 років.- Відкриється вікно діалогу "Накладення умови за списком" у тому випадку, якщо дані в стовпці є числами. За допомогою цього вікна можна швидко переглянути до десяти найбільших чи найменших чисел у стовпці.
Умова...- Відкриється вікно діалогу "Автофільтр користувача". За допомогою цього вікна можна відсортувати записи, що задовольняють одну або дві умови
Унікальні імена- це список неповторних записів у осередках стовпця. Якщо клацнути лівою кнопкою миші на одному з унікальних імен, то редактор приховає рядки, які не містять вибраних даних. "Відобразити все", а для видалення автофільтра необхідно зняти прапорець команди "Автофільтр" у меню "Дані".
Алгоритм пошуку записів, що відповідають одній умові в одному стовпці
Виберіть комірку зі списку
Клацніть на одному з унікальних імен, редактор миттєво приховає рядки, які не містять вибраних даних.
При необхідності фільтрований список по одному стовпцю можна фільтрувати по інших стовпцях.
Алгоритм пошуку записів, що відповідають одному або двом умовам в одному стовпці
Для пошуку записів за двома умовами застосовується "Автофільтр користувача":
Виберіть комірку зі списку
Виконайте команду "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр"
Клацніть на кнопці автофільтра в стовпці, який використовуєте для фільтрації даних
Клацніть на команді "Умова", відкриється вікно діалогу "Автофільтр користувача"
У двох лівих списках, що розкривають, виберіть відповідні оператори, а в двох правих списках, що розкривають, виберіть потрібні значення. Потім встановіть перемикач в одне із двох положень: "і", "або"
Натисніть кнопку ОК для виконання фільтрації. У списку будуть відображені записи, що задовольняють заданим критеріям. Для прикладу виберемо такі умови відбору: показати у списку рядки, що містять продукти, ціни яких більші або рівні 69,80 грн. і менше 99,99 грн.
У діалоговому вікні "Фільтр користувача" можна вибрати наступні оператори:
більше чи рівно
менше або рівно Крім того, можна задавати оператори порівняння, які використовуються при фільтрації тексту: «починається з», «не починається з», «закінчується на», «не закінчується на», «містить» та «не містить».
не дорівнює
На малюнку представлений фільтрований список по стовпцю "Ціна" за вибраних умов відбору.
Фільтр по виділеному
Фільтрування по виділеному- це швидкий спосіб відфільтрувати записи за однією умовою за допомогою кнопки "Автофільтр" на панелі інструментів стандартна. 
Алгоритм фільтрації за виділеним:
Виділіть потрібний запис у списку
Натисніть кнопку "Автофільтр", щоб виконати фільтрацію за виділеним. Редактор увімкне "Автофільтр" і приховає рядки, які не містять вибраних даних
Фільтрування списку за допомогою розширеного фільтра
Команда "Розширений фільтр" використовується для фільтрації за складнішими умовами відбору записів, ніж автофільтр, наприклад, за кількома умовами відбору в одному стовпці, за кількома умовами відбору в кількох стовпцях або для відбору записів за умовами відбору за допомогою формули. Перед застосуванням команди "Розширений фільтр" необхідно підготувати умови відбору, які, як правило, треба розташовувати над списком. У зв'язку з цією вимогою на робочому аркуші зі списком має бути не менше трьох порожніх рядків, розташованих над списком. Крім того, між списком та значеннями умов відбору має бути хоча б один порожній рядок.
Створення діапазону умов відбору:
Виділіть заголовки стовпців списку, що фільтруються, і виконайте команду "Копіювати" будь-яким з відомих методів
Виділіть перший рядок для введення умов відбору та виконайте команду "Вставити" будь-яким із відомих методів
Введіть потрібні критерії відбору записів у рядки, розташовані під заголовками умов.
Після створення діапазону умов відбору, можна застосувати до списку "Розширений фільтр".
Алгоритм фільтрації за допомогою команди "Розширений фільтр"
Виділіть комірку у списку
У меню "Дані" виберіть "Фільтр" - "Розширений фільтр".
Встановіть перемикач "Обробка" в положення "Фільтрувати список на місці", якщо хочете, щоб редактор виводив результати фільтрації у списку, приховавши рядки, які не відповідають критеріям відбору. Щоб скопіювати відфільтровані записи в іншу область робочого аркуша, встановіть перемикач "Обробка" в положення "Скопіювати результати в інше місце" та вкажіть діапазон для розміщення результатів.
Перевірте вихідний діапазон осередків списку, що фільтрується, діапазон повинен містити всі осередки списку з урахуванням осередків заголовків стовпців
Перевірте діапазон умов відбору, він повинен містити всі осередки діапазону умов відбору з урахуванням осередків заголовків стовпців
Натисніть кнопку ОК для виконання фільтрації. У списку буде відображено записи, що відповідають заданим критеріям
На малюнку представлений зразок "Розширеного фільтра" вибраними параметрами фільтрації.
На малюнку представлений зразок відфільтрованого списку, над яким розташований діапазон умов.
У режимі таблиці, де дані виводяться у форматі рядків та стовпців, можна налаштовувати макет таблиці, встановлюючи потрібний склад стовпців, змінюючи розміщення та ширину стовпців, висоту рядків, шрифт даних тощо. у цьому режимі можуть бути також запити і форми.
За наявності відповідних прав доступу користувач може коригувати дані таблиць у режимі таблиці або форми, виконуючи додавання та видалення записів, а також оновлення значень полів
При перегляді записів у режимі таблиці або форми можна здійснювати пошук записів, сортування записів по одному або декільком полям та фільтрацію записів відповідно до заданих умов відбору.
Пошук та заміна значень у полях
Для пошуку значень у поточному або всіх полях таблиці необхідно в режимі таблиці або форми натиснути кнопку панелі інструментів Знайти або скористатися командою меню Виправлення | Знайти.
У діалоговому вікні, що з'явилося. Пошук та замінаНа вкладці Пошукв полі Зразоквводиться значення, яке потрібно знайти на полях таблиці. У списку, що розкривається Пошук увибирається область пошуку. Якщо в таблиці не виділено жоден зі стовпців, цей список, що розкривається, дозволяє вибрати в якості області пошуку поле, в якому встановлений курсор, або таблицю повністю. Якщо в таблиці виділено кілька стовпців, цей список неактивний і пошук автоматично проводиться тільки у виділених стовпцях. У списку, що розкривається Збігможна вибрати ступінь збігу значень: З початку поля, З будь-якою частиною поля, Поля цілком.
Список, що розкривається Перегляду нижній частині вікна дозволяє вибрати напрямок пошуку, який може приймати значення Все, Вгору, Вниз.
Якщо вибрати у діалоговому вікні вкладку Заміна, воно доповниться розкривним списком Замінити на, що дозволяє ввести у знайдені поля нове значення.
Сортування записів
Сортування записів за зростанням або зменшенням значень одного поля (поля сортування) може бути виконано як у режимі таблиці, так і в режимі форми.
Для сортування записів можна також використовувати команду меню Записи Сортування. Для сортування записів форми по кількох полях вона має бути відкрита як таблиці. При переході в режим форми перегляд записів форми здійснюватиметься відповідно до виробленого сортування.
Використання фільтрів
Для перегляду та коригування записів бази даних, які відповідають зазначеним користувачем умовам відбору, передбачено фільтрацію таблиці. Фільтр– це набір умов, які застосовуються для підмножини записів з таблиці, форми чи запиту.
Фільтр по виділеному
Найпростішим способом завдання умови відбору записів є виділення таблиці чи формі деякого значення поля чи його частини. Розглянемо цей спосіб фільтрації з прикладу таблиці студент.
Нехай потрібно знайти всі записи про студентів, прізвища яких починаються з літери «Б».
Відкриємо таблицю студент у режимі таблиці. Виділимо літеру з у полі ПІБ одним із записів, де прізвище починається з цієї літери. Виберемо команду меню Записи [ Фільтр | Фільтр по виділеномуабо натиснемо відповідну кнопку на панелі інструментів Таблиця у режимі таблиці.В результаті фільтрації в таблиці будуть відображені лише записи, в яких прізвище студента починається на букву «Б».
В результаті фільтрації в таблиці будуть відображені лише записи, в яких прізвище студента починається на букву «Б». Серед знайдених даних про студентів виберемо народжених у 1977 році.
Виділимо в полі Дата народження (ддтар) одним із записів значення 77. Після виконання команди Фільтр по виділеномуз усіх записів підмножини в таблиці залишаться лише ті, у яких поле яких має значення 1977 року.
У таблиці або формі, для якої застосований фільтр, у рядку переходу за записами вказано [число записів] (Фільтр).
Кожне нове виділення значення накладає додаткові умови на вибір записів існуючим фільтром. Таким чином, даний спосіб дозволяє не тільки створити новий фільтр, а й доповнити фільтр, створений будь-яким іншим способом, новими умовами відбору.
Для відбору записів, поля яких не містять виділеного значення, необхідно після виділення значення вибрати команду меню Записи Фільтр | Виключити виділенеабо натиснути праву кнопку миші та у контекстному меню вибрати команду Виключити виділене. Якщо потрібно працювати з усіма записами таблиці, то дію фільтра можна скасувати, скориставшись командою Записи Видалити фільтрабо натиснувши кнопку на панелі інструментів. При цьому фільтр знімається з таблиці, але зберігається, і в будь-який момент його можна застосувати повторно, використовуючи команду Записи Застосувати фільтр.
Створений під час виконання команди Фільтр по виділеномуабо Виключити виділенеФільтр зберігається автоматично при збереженні таблиці, запиту або форми. При подальшому відкритті таблиці цей фільтр може бути застосований знову.
Звичайний та розширений фільтр.
Крім фільтра по виділеному можна використовувати інші два типи фільтрів - звичайний і розширений фільтр.
Звичайний фільтр
Звичайний фільтрвикликається командою запису | Фільтр | Змінити фільтр, або кнопкою панелі інструментів. У цьому вікні можна створити новий фільтр або переглянути та відкоригувати раніше створений фільтр.
Після виконання команди у вікні звичайного фільтра Фільтрна екрані відображається порожня таблиця або форма для активного об'єкта бази даних. На вкладці Знайтиу поля фільтра вводяться значення, якими відбиратимуться записи. Значення можуть вводитись з клавіатури або вибиратися зі списку, як це показано для поля. Введення значень кілька полів одного рядка фільтра визначає відбір записів, у яких присутні всі зазначені значення. При цьому задані умови розглядаються як об'єднуються логічною операцією "І".
Для того щоб вказати альтернативний варіант відбору записів, що включаються до результуючого набору, вибирається вкладка Абоу лівому нижньому куті вікна фільтра. При цьому відкривається нове поле фільтра завдання альтернативного варіанту. Набір умов, введених у різні поля, пов'язують логічну операцію "АБО". Наступний альтернативний варіант може бути заданий на наступній вкладці Або.
Фільтр буде відбирати записи, що містять у полях усі значення, вказані на вкладці Знайти, та записи, що містять у полях всі значення, вказані на вкладці Або. Для виконання фільтрації натисніть кнопку Застосування фільтра.
Розширений фільтр
Розширений фільтрвикликається командою Записи Фільтр | Розширений фільтр. При цьому у вікні розширеного фільтра у верхній частині виводиться перелік полів активної таблиці. У нижній частині вікна виводиться бланк запиту. У рядок бланка запиту Полезі списку перетягуються мишею поля, якими необхідно задати умови відбору записів. Умови відбору вводяться у поле вікна фільтра. Крім того, бланк запиту дозволяє вибрати тип сортування для одного або кількох вибраних полів у полі Сортування.
Збереження фільтра
Звичайний і розширений фільтр, як і фільтр по виділеному, зберігається автоматично за збереження таблиці, запиту чи форми. При повторному відкритті об'єкта цей збережений фільтр є поточним і може використовуватися за командою Записи Застосування фільтра. Якщо створюється новий фільтр, він замінює будь-який раніше збережений із формою або об'єктом фільтр у режимі таблиці. Для знищення фільтра на панелі інструментів Фільтрнатисніть кнопку Очистити бланкі потім кнопку Застосування фільтра. Тільки в цьому випадку фільтр, що зберігається з таблицею, буде знищений.
Збереження групи фільтрів
Доцільно підготувати та зберегти кілька фільтрів для таблиці або форми, які надалі можуть бути завантажені у вікно фільтра та застосовані. Щоб зберегти підготовлений фільтр, виконайте команду Записи Фільтр | Змінити фільтрабо натисніть кнопку панелі інструментів і виберіть команду Файл | Зберегти як запит, або натисніть кнопку панелі інструментів Фільтр. Для виконання команди можна також за активного вікна фільтра викликати контекстне меню. У діалоговому вікні, що відкрилося. Збереження у вигляді запитунеобхідно ввести ім'я фільтра, що зберігається в полі Ім'я запиту.
Надалі, замість створення фільтра заново, можна використовувати існуючий фільтр. Для цього слід перейти в режим Змінити фільтр та скористатися командою Файл | Завантажити із запиту. У вікні Фільтр, що застосовуєтьсявибирається потрібний фільтр.
Вивести на екран інформацію за одним / декількома параметрами можна за допомогою фільтрації даних в Excel.
Для цієї мети призначено два інструменти: автофільтр та розширений фільтр. Вони не видаляють, а приховують дані, які не підходять за умовою. Автофільтр виконує найпростіші операції. У розширеного фільтра набагато більше можливостей.
Автофільтр та розширений фільтр в Excel
Є проста таблиця, не відформатована та не оголошена списком. Увімкнути автоматичний фільтр можна через головне меню.
Якщо форматувати діапазон даних як таблицю або оголосити списком, то автоматичний фільтр буде додано відразу.
Користуватися автофільтром легко: необхідно виділити запис з необхідним значенням. Наприклад, відобразити постачання до магазину №4. Ставимо пташку навпроти відповідної умови фільтрації:
Відразу бачимо результат:
Особливості роботи інструменту:
- Автофільтр працює лише у нерозривному діапазоні. Різні таблиці одному листі не фільтруються. Навіть якщо вони мають однотипні дані.
- Інструмент сприймає верхній рядок як заголовки стовпців – ці значення фільтр не включаються.
- Допустимо застосовувати відразу кілька умов фільтрації. Але кожен попередній результат може приховувати необхідні записи для наступного фільтра.
У розширеного фільтра набагато більше можливостей:
- Можна встановити стільки умов для фільтрації, скільки потрібно.
- Критерії вибору даних – на увазі.
- За допомогою розширеного фільтра користувач легко знаходить унікальні значення у багаторядковому масиві.
Як зробити розширений фільтр в Excel
Готовий приклад - як використовувати розширений фільтр в Excel:
У вихідній таблиці залишилися лише рядки, що містять значення "Москва". Щоб скасувати фільтрацію, натисніть кнопку «Очистити» у розділі «Сортування та фільтр».
Як користуватися розширеним фільтром в Excel
Розглянемо застосування розширеного фільтра в Excel для відбору рядків, що містять слова «Москва» або «Рязань». Умови для фільтрації повинні знаходитись в одному стовпці. У нашому прикладі – один під одним.
Заповнюємо меню розширеного фільтра:
Отримуємо таблицю з відібраними за заданим критерієм рядками:
Виконаємо відбір рядків, які у стовпці «Магазин» містять значення «№1», а стовпці вартість – «>1 000 000 р.». Критерії для фільтрації повинні знаходитись у відповідних стовпцях таблички для умов. На одному рядку.
Заповнюємо параметри фільтрації. Натискаємо ОК.
Залишимо в таблиці лише ті рядки, які у стовпці «Регіон» містять слово «Рязань» або в стовпці «Вартість» - значення «>10 000 000». Оскільки критерії відбору відносяться до різних стовпців, розміщуємо їх на різних рядках під відповідними заголовками.
Застосуємо інструмент «Розширений фільтр»:
Даний інструмент вміє працювати з формулами, що дає можливість користувачеві вирішувати практично будь-які завдання при відборі значень масивів.
Основні правила:
- Результат формули – це критерій відбору.
- Записана формула повертає результат ІСТИНА або БРЕХНЯ.
- Вихідний діапазон вказується у вигляді абсолютних посилань, а критерій відбору (як формули) – з допомогою відносних.
- Якщо повертається значення ІСТИНА, рядок з'явиться після застосування фільтра. Брехня - ні.
Відобразимо рядки, що містять кількість вище середнього. Для цього осторонь таблички з критеріями (в комірку I1) введемо назву «Найбільша кількість». Нижче – формула. Використовуємо функцію СРЗНАЧ.
Виділяємо будь-яку комірку у вихідному діапазоні та викликаємо «Розширений фільтр». Як критерій для відбору вказуємо I1:I2 (посилання відносні!).
У таблиці залишилися лише ті рядки, де значення в стовпці «Кількість» вище за середнє.
Щоб залишити в таблиці лише рядки, що не повторюються, у вікні «Розширеного фільтра» поставте пташку навпроти «Тільки унікальні записи».
Натисніть кнопку ОК. Рядки, що повторюються, будуть приховані. На аркуші залишаться лише унікальні записи.
Фільтр - це швидкий та легкий спосіб пошуку підмножини даних та роботи з ними у списку. У відфільтрованому списку відображаються лише рядки, які відповідають умовам. На відміну від сортування фільтр не змінює порядок записів у списку. При фільтрації тимчасово ховаються рядки, які не потрібно відображати.
Рядки, відібрані при фільтрації, можна редагувати, форматувати, створювати на основі діаграми, виводити їх на друк, не змінюючи порядок рядків і не переміщуючи їх.
При фільтрації вибираються лише необхідні дані, інші дані приховуються. Таким чином, відображається лише те, що ви хочете побачити, і це можна зробити одним клацанням.
При фільтрації дані не змінюються. Як тільки фільтр видалено, всі дані з'являються знову в тому ж вигляді, як вони були до застосування фільтра.
В Excel доступні дві команди для фільтрації списків:
- Автофільтр, включаючи виділений фільтр, для простих умов відбору.
- Розширений фільтрдля складніших умов відбору.
Автофільтр
Для включення Автофільтрапотрібно виділити будь-яку комірку в таблиці, потім на вкладці Дані в групі Сортування і фільтр натиснути велику кнопку :
Після цього в шапці таблиці праворуч від кожного заголовка стовпця з'явиться кнопка зі стрілкою вниз:
Натискання стрілки відкриває меню зі списком для відповідного стовпця. У списку містяться всі елементи стовпця в алфавітному або числовому порядку (залежно від типу даних), тому можна швидко знайти необхідний елемент:
Якщо нам потрібний фільтр тільки для одного стовпця, то можна не виводити кнопки зі стрілкою для інших стовпців. Для цього перед натисканням кнопки виділяємо кілька осередків потрібного стовпця разом із заголовком.
Фільтрування за точним значенням
Включаємо Автофільтр, клацаємо по кнопці зі стрілкою і вибираємо зі списку якесь значення. Щоб швидко виділити всі елементи стовпця або зняти виділення з усіх елементів, клацніть по пункту (Виділити все) :
При цьому всі рядки, в яких немає вибраного значення, приховуються.
При виконанні лабораторної роботи виділяємо результат фільтрації, копіюємо на інше місце листа і підписуємо.
Для вимкнення Автофільтрапотрібно ще раз натиснути кнопку .
Для скасування дії фільтра, не виходячи з режиму фільтрації, клацаємо по кнопці і вибираємо з списку, що розкрився, пункт (Виділити все) . При цьому з'являються приховані фільтром рядки таблиці.
Ознаки фільтрації даних
Фільтри приховують дані. Саме для цього вони призначені. Однак, якщо про фільтрацію даних не відомо, може виникнути враження, що деякі дані пропущені. Ви могли, наприклад, відкрити чийсь фільтрований лист або навіть забути, що самі раніше застосували фільтр. Тому коли на аркуші є фільтри, можна виявити різні візуальні покажчики та повідомлення.
(Знаходиться зліва внизу вікна). Початковий стан:
Відразу після фільтрації даних результати застосування фільтра відображаються в лівому нижньому кутку рядка стану. Наприклад, “ Знайдено записів: 2 з 11”:
Номери рядків . За переривчастими номерами рядків можна сказати, що деякі рядки приховані, а колір номерів видимих рядків, що змінився, вказує на те, що виділені рядки є результатом відбору фільтра.
Вигляд стрілок . Зміна стрілки автофільтра у відфільтрованому стовпці вказує на те, що цей стовпець відфільтрований.
”
“” – це ще один універсальний фільтр, який можна застосовувати до стовпців із числами чи датами.
“” – це дуже умовна назва. Насправді можливості цього фільтра набагато ширші. За допомогою цього фільтра можна знаходити або перші елементи або останні елементи (найменші чи найбільші чи дати). І, всупереч назві фільтра, отримані результати не обмежуються першими 10 елементами або останніми 10 елементами. Кількість елементів, що відображаються, можна вибирати від 1 до 500.
” дозволяє також відбирати дані щодо відсотка від загальної кількості рядків у стовпці. Якщо у стовпці міститься 100 чисел і потрібно переглянути найбільші п'ятнадцять, то вибираємо 15 відсотків.
Фільтр можна використовувати для знаходження продуктів з найбільшими або найменшими цінами, для визначення списку співробітників, найнятих останніми за часом, або для перегляду списку студентів з найкращими або найгіршими оцінками. Щоб застосувати фільтр “” до стовпця даних ( тільки числа чи дати!), клацаємо в стовпці стрілку та вибираємо пункт Числові фільтри далі :
Після цього відкриється діалогове вікно Накладення умови по списку :
У діалоговому вікні вибираємо число(рядків або відсотків), найбільшихабо найменших, елементів спискуабо % від кількості елементів.
Створення власних фільтрів, що настроюються
Наприклад, нам потрібно вивести лише рядки з посадами, що починаються з літери Д'. Для цього клацаємо по стрілці автофільтра в першому стовпці та вибираємо Текстові фільтри потім пункт починається з… :
При цьому з'явиться діалогове вікно (який би пункт праворуч ви б не вибирали, все одно з'явиться те саме діалогове вікно.):
В полі Посадавибираємо – починається з справа вводимо д:
У вікні є підказка:
Знак питання " ? ” означає один будь-який знак.
Знак “ * ” означає послідовність будь-яких знаків.
Обробка даних у БД
Швидкий пошук даних
Access дозволяє шукати записи, в яких значення певного поля повністю або частково збігаються з деякою величиною.
Наприклад, у БД "Провайдери Інтернету" ми хочемо знайти запис, що містить відомості про провайдера МТУ, але ми не пам'ятаємо його повну назву. Можна ввести лише частину назви та здійснити пошук запису.
Швидкий пошук даних у БД "Провайдери Інтернету"
2. Введіть [Правка-Знайти...]. З'явиться діалогова панель Пошук. В полі Приклад:необхідно ввести потрібний текст, а в полі Збіг:вибрати пункт З будь-якою частиною поля.
 |
3. В результаті буде знайдено та відзначено як активний запис № 3.
Пошук даних за допомогою фільтрів
Набагато більше можливостей для пошуку даних у БД надають фільтри. Фільтри дозволяють відбирати записи, які відповідають заданим умовам. Умови відбору записів створюються за допомогою операторів порівняння (=, >,
Прості фільтримістять умову відбору записів лише одного поля. Складні фільтримістять кілька умов для різних полів. В результаті застосування складного фільтра будуть відібрані лише записи, які задовольняють всім умовам одночасно. Можна сміливо сказати, що умови у складних фільтрах пов'язані між собою операцією логічного множення.
Нехай, наприклад, ми шукатимемо оптимального провайдера, тобто провайдера, який не бере плату за підключення, погодинна оплата досить низька (500), і він має високошвидкісний доступ до Інтернету (швидкість каналу >100 Мбіт/с).
Створимо складний фільтр бази даних "Провайдери Інтернету".
Пошук даних за допомогою фільтра
1. Відкрити таблицю БД "Провайдери Інтернету", двічі клацнувши за відповідним значком у вікні БД.
2. Введіть [Записи-Фільтр-Змінити фільтр]. У вікні таблиці ввести умови пошуку у відповідних полях. Фільтр створено.
Пошук даних за допомогою запитів
Запитиздійснюють пошук даних у БД так само, як і фільтри. Відмінність з-поміж них у тому, що запити є самостійними об'єктами БД, а фільтри прив'язані до конкретної таблиці.
Запит є похідним об'єктом таблиці. Однак результатом виконання запиту є таблиця, тобто запити можуть використовуватися замість таблиць. Наприклад, форма може бути створена як таблиці, так запиту.
Запити дозволяють відібрати записи, які задовольняють заданим умовам. Запити, як і фільтри, бувають прості та складні. Простий запит містить одну умову, а складний запит містить кілька умов різних полів.
У процесі створення запиту можна відбирати не лише записи, а й поля, які будуть присутні у запиті.
Створимо складний запит щодо виявлення оптимального провайдера в БД "Провайдери Інтернету".
Пошук даних за допомогою запиту
1. У вікні виділити групу об'єктів Запитита вибрати пункт .
2. На діалоговій панелі Додавання таблиці Додати.
3. У вікні запиту у рядку Поле:з списку, що розкривається, вибрати імена полів, для яких будуть задані умови.
У рядку Умова відбору:ввести умови для вибраних полів.
У рядку Виведення на екран:встановити поля, які будуть представлені в запиті.
Практичні завдання
3.5. Здійснити в базах даних "Записна книжка" та "Бібліотечний каталог" різні види пошуку: швидкий, за допомогою фільтра та за допомогою запиту.
3.6. У базі даних "Провайдери Інтернету" здійснити пошук провайдерів, які не беруть плату за підключення та стягують найнижчу погодинну оплату.
Сортування даних
Бази даних можуть містити сотні та тисячі записів. Часто буває необхідно впорядкувати записи, тобто розташувати певної послідовності. Упорядкування записів називається сортуванням.
Сортування записів здійснюється за будь-яким полем. Значення, що містяться в цьому полі, розташовуються у визначеному порядку, що визначається типом поля:
- по алфавіту, якщо текстове поле;
- за величиною числа, якщо поле числове;
- за датою, якщо тип поля - Дата часі так далі.
Сортування записів може здійснюватися або за зростанням або за зменшенням значень поля. У процесі сортування цілісність записів зберігається, тобто вони переносяться з одного місця таблиці до іншого цілком.
Сортування записівБази даних - це їхнє впорядкування за значеннями одного з полів.
Зробимо сортування в БД "Провайдери Інтернету", наприклад, по полю "Швидкість каналу (Мбіт/с)".
Швидке сортування даних
1. У вікні Провайдери Інтернету: база даниху групі об'єктів Таблицівиділити таблицю "Провайдери Інтернету" та натиснути на кнопку Відкрити.
2. Виділити поле Швидкість каналута введіть [Запи-си-Сортування-Сортування за зростанням]. Записи в БД будуть відсортовані за зростанням швидкості каналу.
 |
Можуть реалізовуватись вкладені сортування, тобто сортування, які послідовно виробляються за кількома полями. Після сортування по першому стовпцю проводиться сортування по другому стовпцю і таке інше.
У нашому випадку у полі Швидкість каналу, за яким було зроблено сортування, два записи (8 і 7) мають однакове значення 10 і два записи (3 і 2) - однакове значення 112. Щоб упорядкувати ці записи, зробимо вкладене сортування, спочатку по полю "Швидкість каналу", а потім по полю "У вхідних ліній".
Access дозволяє виконувати вкладені сортування за допомогою запитів.
Вкладене сортування даних за допомогою запиту
1. У вікні Провайдери Інтернету: база данихвиділити групу об'єктів Запитита вибрати пункт Створення запиту за допомогою конструктора.
2. На діалоговій панелі Додавання таблицівибрати таблицю "Провайдери Інтернету", для якої створюється запит. Натиснути на кнопку Додати.
3. У вікні запиту у рядку Сортування:з списку, що розкривається, вибрати імена полів, в яких задати тип сортування.
Практичні завдання
3.7. Здійснити в базі даних "Провайдери Інтернету" вкладене сортування за полями "Погодинна оплата" та "Назва провайдера".
Друк даних за допомогою звітів
Можна друкувати безпосередньо таблиці, форми та запити за допомогою команди [Файл-Друк]. Однак для гарного друку документів доцільно використовувати звіти. Звіти є похідними об'єктами БД та створюються на основі таблиць, форм та запитів.
Створимо звіт, який гарно роздруковуватиме БД "Провайдери Інтернету". Скористаємося для цього Майстром звітів.
Виведення БД на друк за допомогою звіту
1. У вікні Провайдери Інтернету: база данихвиділити групу об'єктів Звітита вибрати пункт Створення звіту за допомогою майстра.
2. За допомогою серії діалогових панелей установіть параметри зовнішнього вигляду звіту.
3. У вікні Провайдери Інтернету: база данихклацнути по кнопці Перегляд. З'явиться документ у тому вигляді, в якому він може бути надрукований.
 |
4. Якщо зовнішній вигляд документа задовольняє вас, роздрукувати його за допомогою команди [Файл-Друк].
Практичні завдання
3.8. Створити звіт "Візитівка" для бази даних "Записна книжка" та звіт "Бібліотечна картка" для бази даних "Бібліотечний каталог".