Un filtru este o modalitate rapidă și ușoară de a găsi și de a lucra cu un subset de date dintr-o listă. Lista filtrată arată doar rândurile care corespund criteriilor. Spre deosebire de sortare, un filtru nu modifică ordinea intrărilor din listă. Filtrarea ascunde temporar rândurile pe care nu doriți să le afișați.
Liniile selectate în timpul filtrării pot fi editate, formatate, create diagrame pe baza acestora, tipărite fără a modifica ordinea liniilor și fără a le muta.
La filtrare, sunt selectate doar datele necesare, iar restul datelor sunt ascunse. În acest fel, este afișat doar ceea ce doriți să vedeți și se poate face cu un singur clic.
Filtrarea nu modifică datele în niciun fel. Odată ce filtrul este îndepărtat, toate datele reapar așa cum erau înainte de aplicarea filtrului.
Există două comenzi disponibile în Excel pentru filtrarea listelor:
- Filtru automat, inclusiv filtrarea după selecție, pentru condiții simple de selecție.
- Filtru avansat pentru condiţii de selecţie mai dificile.
Filtru automat
Pentru a permite Filtru automat trebuie să selectați orice celulă din tabel, apoi pe filă Date într-un grup Triere și filtru apăsați butonul mare :
După aceea, un buton cu o săgeată în jos va apărea în antetul tabelului din dreapta fiecărui antet de coloană:
Făcând clic pe o săgeată, se deschide un meniu cu listă pentru coloana corespunzătoare. Lista conține toate elementele unei coloane în ordine alfabetică sau numerică (în funcție de tipul de date), astfel încât să puteți găsi rapid elementul dorit:
Dacă avem nevoie de un filtru pentru o singură coloană, atunci nu putem afișa butoanele săgeți pentru coloanele rămase. Pentru a face acest lucru, înainte de a apăsa butonul selectați mai multe celule din coloana dorită împreună cu antetul.
Filtrarea după valoarea exactă
Aprinde Filtru automat, faceți clic pe butonul cu o săgeată și selectați o valoare din lista verticală. Pentru a selecta rapid toate elementele dintr-o coloană sau pentru a deselecta toate elementele, faceți clic (Selectează tot) :
În acest caz, toate rândurile care nu conțin valoarea selectată în câmp sunt ascunse.
La efectuarea lucrărilor de laborator, selectăm rezultatul filtrării, îl copiem în alt loc de pe foaie și îl semnăm.
A opri Filtru automat trebuie să apăsați din nou butonul .
Pentru a anula acțiunea de filtrare, fără a părăsi modul de filtrare, faceți clic pe butonul și selectați elementul din lista derulantă. (Selectează tot) . În același timp, apar și rândurile tabelului ascunse de filtru.
Caracteristici de filtrare a datelor
Filtrele ascund datele. Pentru asta sunt concepute. Cu toate acestea, dacă nu știți despre filtrarea datelor, este posibil să aveți impresia că unele date lipsesc. Ați putea, de exemplu, să deschideți foaia filtrată a cuiva sau chiar să uitați că dvs. ați aplicat anterior filtrul. Deci, atunci când există filtre pe o foaie, pot fi găsite diverse indicii vizuale și mesaje.
(situat în partea stângă jos a ferestrei). Starea initiala:
Imediat după filtrarea datelor, rezultatul aplicării de filtrare este afișat în colțul din stânga jos al barei de stare. De exemplu, " Înregistrări găsite: 2 din 11”:
Numerele liniilor . Numerele liniilor întrerupte arată că unele linii sunt ascunse, iar culoarea schimbată a numerelor liniilor vizibile indică faptul că liniile selectate sunt rezultatul selecției filtrului.
Tipul de săgeți . Schimbarea săgeții AutoFilter într-o coloană filtrată pentru a indica faptul că coloana este filtrată.
”
„” este un alt filtru universal care poate fi aplicat coloanelor cu numere sau date.
„” este un nume foarte condiționat. De fapt, posibilitățile acestui filtru sunt mult mai largi. Cu acest filtru, puteți găsi fie primele elemente, fie ultimele elemente (cele mai mici sau mai mari numere sau date). Și, spre deosebire de numele filtrului, rezultatele nu se limitează la primele 10 elemente sau ultimele 10 elemente. Numărul de elemente afișate poate fi selectat de la 1 la 500.
” vă permite de asemenea să filtrați datele în funcție de procent din numărul total de rânduri din coloană. Dacă coloana conține 100 de numere și doriți să priviți primele cincisprezece, atunci alegeți 15 la sută.
Filtrul poate fi folosit pentru a găsi produsele cu cele mai mari sau mai mici prețuri, pentru a determina lista angajaților cei mai recent angajați sau pentru a vizualiza lista studenților cu cele mai bune sau mai proaste note. Pentru a aplica filtrul „” unei coloane de date ( doar numere sau date!!!), faceți clic pe săgeata din coloană și selectați elementul Filtre numerice Mai departe :
Aceasta va deschide o casetă de dialog. acoperire conditii pe listă :
În caseta de dialog, selectați număr(linii sau procente), cea mai mare sau cel mai puţin, lista articolelor sau % din numărul de elemente.
Creează-ți propriile filtre personalizate
De exemplu, dorim să afișăm numai rânduri cu poziții care încep cu litera „ D'. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata de filtru automat din prima coloană și selectați Filtre de text , apoi element începe cu… :
Aceasta va afișa o casetă de dialog. (indiferent de opțiunea pe care o alegeți în partea dreaptă, aceeași casetă de dialog va apărea în continuare.):
În câmp Denumirea funcției alege - începe cu , in dreapta intram d:
La fereastră există un indiciu:
Semnul întrebării " ? ” reprezintă orice personaj.
Semn " * ” denotă o succesiune de caractere.
Puteți selecta datele necesare din listă prin filtrare, adică prin ascunderea tuturor liniilor listei, cu excepția celor care îndeplinesc criteriile specificate. Pentru a utiliza funcția de filtrare, trebuie să plasați cursorul tabelului pe una dintre celulele antetului listei (în tabelul nostru acesta este intervalul A1:U11) și să apelați comanda Date/Filtru/Filtru automat. Când este activată, în colțul din dreapta jos al fiecărei celule de antet va apărea o casetă mică cu o săgeată derulantă.
Luați în considerare metodele de lucru cu autofiltrul folosind următorul exemplu. Să stabilim câți reprezentanți ai sexului mai puternic lucrează la întreprindere. Faceți clic pe butonul de filtru situat în celula cu titlul Sex și selectați litera M (bărbat) din lista care se deschide. Mesajul Filtru: selecție va apărea în bara de stare (Fig. 4.20). Toate rândurile care nu îndeplinesc criteriile specificate vor fi ascunse. Săgeata de pe butonul de listă devine albastră, indicând faptul că AutoFilter este activat pentru acel câmp.
Orez. 4.20. Utilizarea unui filtru automat pentru a selecta înregistrările pe baza „M” (masculin)
Dacă trebuie să specificați câți șefi sunt printre acești bărbați, de asemenea, faceți clic pe butonul de filtru automat din celula Poziție și selectați cuvântul Boss din lista corespunzătoare. În bara de stare va apărea un mesaj care indică câte rânduri îndeplinesc criteriile specificate: Înregistrări găsite: 2 din 10 (adică răspunsul va fi dat imediat). Rezultatul este prezentat în fig. 4.21.
Pentru a anula filtrarea pe o anumită coloană, deschideți lista de autofiltre din acea coloană și selectați Toate. Cu toate acestea, dacă funcția de filtrare este definită pentru mai multe coloane, va trebui să repetați această operațiune de mai multe ori. În acest caz, este mai bine să utilizați comanda Date/Filtrare/Afișați toate.
Orez. 4.21. Foaie de lucru după filtrarea listei de angajați după criteriul „bărbat – șef”
Funcția de filtrare va funcționa corect dacă aveți grijă când introduceți date. În special, trebuie să vă asigurați că nu există spații suplimentare la începutul și la sfârșitul datelor text. Ele nu sunt vizibile pe ecran, dar pot duce la rezultate eronate și este nevoie de mult timp pentru a le identifica.
Filtrarea selectează datele care îndeplinesc exact criteriile specificate. Prin urmare, dacă în loc de cuvântul „Head” apare cuvântul „Head_” în coloană, adică cu un spațiu la sfârșit, Excel tratează aceste valori ca fiind diferite. Pentru a scăpa de acest tip de inconsecvențe, copiați celula cu cuvântul „Head” în clipboard, activați filtrul pentru selecție pe baza „Head_” și înlocuiți valorile incorecte cu conținutul bufferului.
Ce se întâmplă dacă trebuie să găsiți datele necesare dintr-o cantitate mare de informații legate de o anumită persoană sau dată? Și apoi, de exemplu, copiați pe o foaie separată? Cel mai simplu mod de a face un autofiltru este în Excel. Particularitatea filtrului este de a ascunde cantitatea de informații care nu corespunde cerințelor dumneavoastră și de a lăsa doar datele solicitate de filtru. Liniile ieșite de filtru pot fi formatate, tipărite, editate și așa mai departe.
De asemenea, ați aplicat vreodată un filtru avansat? Un instrument destul de la îndemână!
Deci, cum să faci un autofiltru în Excel (selectați doar celulele de care aveți nevoie)?
Puteți selecta celulele dorite cu o anumită valoare sau după culoare sau după condiție în două moduri simple:
1. Urmând calea de pe panglică „Date” - „Sort and Filter” - „AutoFilter” ( vezi poza de la inceputul articolului)
2. Prin apăsarea butonului dreapta al mouse-ului după selectarea tabelului, în meniul de filtrare care se deschide - „Filtru”
Condiții de bază pentru utilizarea filtrului automat:
- Abilitatea de a lucra numai cu o listă completă. Acestea. dacă există două liste, atunci filtrul nu poate fi aplicat.
- Puteți filtra după două coloane. Dar mai întâi trebuie să filtrați unul, apoi al doilea.
- De asemenea, puteți filtra datele după culoare sau după conținutul unei părți a frazei.
- Puteți face o gamă foarte largă de sarcini cu valori numerice.
Filtru avansat. Cum se filtrează după condiție într-o celulă
Filtrul avansat este utilizat pentru condiții de selecție mai complexe. Folosește-l dacă
- trebuie să setați un număr mare de condiții simultan
- trebuie să afișați lista rezultată într-un loc separat.
Esența filtrului extins este că în tabelul alăturat (t2) specificați toate condițiile de filtrare (t1) și le trimiteți în noul tabel t3.
Înainte de a lucra cu Filtrul automat avansat, va trebui să pregătiți un tabel. Acestea. mutați titlurile din tabelul existent într-un loc separat și într-o coloană separată
Pentru a-l găsi, deschideți fila „Date”, secțiunea „Sort and Filter”, faceți clic pe butonul „Avansat”, în fereastra care se deschide, completați intervalul inițial (dacă este necesar).
De asemenea, trebuie completat intervalul de condiții (t2). Dacă doriți să copiați într-o altă locație, bifați caseta de selectare corespunzătoare. Al doilea tabel este doar tabelul 2 - tabelul condițiilor, al treilea - ce se întâmplă.
Filtrarea datelor din listă reprezintă selectarea datelor conform unui criteriu dat, adică aceasta este o operațiune care vă permite să selectați datele dorite dintre cele disponibile.
Filtrele vă permit să afișați și să vizualizați numai date care îndeplinesc anumite condiții. Excel vă permite să vizualizați rapid și convenabil datele necesare din listă folosind o comandă simplă - „AutoFilter”. Interogări mai complexe ale bazelor de date pot fi implementate folosind comanda Advanced Filter.
Autofiltrare
Pentru a realiza filtrarea automată, trebuie să copiați inițial baza de date sursă din foaia „Calcul de date prin formule” în noua foaie „Filtrare automată”. Apoi setați cursorul în zona listei și executați comanda „Date” - „Filter” - „AutoFilter”. Cu această comandă, Excel plasează liste derulante direct în numele coloanelor listei. Făcând clic pe săgeată, puteți vizualiza lista cu posibile criterii de selecție. Dacă butonul a fost folosit pentru a atribui un filtru, săgeata devine albastră. Există următoarele opțiuni pentru lista de criterii:
«Toate» - toate înregistrările sunt selectate;
· „Top 10” - în caseta de dialog „Impunerea condițiilor pe listă” selectați un anumit număr dintre cele mai mici sau mai mari elemente ale listei pe care doriți să le afișați;
· „Valori” - vor fi selectate doar acele înregistrări care creează valoarea specificată în această coloană;
· „Condiție” - înregistrările sunt selectate în funcție de condiția formată de utilizator în caseta de dialog „Autofiltru personalizat”;
· „Gol” - sunt prezentate linii care nu conțin date în coloană;
· „Nevide” - sunt prezentate doar acele înregistrări care conțin linii nevide în coloană.
În acest caz, este necesar să se creeze următoarele condiții pentru operațiunea „Filtrare automată”: pentru câmpul „Beneficii”, trebuie să setați valoarea „Veteran sau cu handicap”, iar pentru câmpul „Număr de membri ai familiei” , trebuie să setați condiția - „Mai mare sau egal cu 3”. În conformitate cu faptul că filtrele sunt setate în două coloane în același timp, atunci filtrarea înregistrărilor va fi efectuată în funcție de două condiții în același timp, adică, ca urmare, vor fi selectate beneficiile Veteran și Invalid, al căror număr de membri ai familiei este mai mare sau egal cu 3. Ca urmare, s-au găsit chiriași care îndeplinesc condițiile de mai sus. Acest rezultat este prezentat în Figura Tabelul 4 „Filtrare automată”.
Filtru avansat
Filtrarea folosind un filtru avansat se realizează cu ajutorul comenzii: „Date” - „Filtru” - „Filtru avansat”.
Pentru a utiliza comanda „Filtru avansat”, trebuie mai întâi să creați un tabel de criterii, pe care apoi îl vom plasa pe aceeași foaie de lucru „Filtru avansat” ca și tabelul original „Calcul de date prin formule”, dar în așa fel încât foaia să fie nu este ascuns în timpul filtrării.
În „Filtrul avansat”, precum și în „Filtrul automat” există mai multe opțiuni pentru tipurile de criterii, cum ar fi:
Criteriul de comparare include operațiuni de următorul tip:
Valoarea exactă
valoare formată cu ajutorul operatorilor relaționali;
un șablon de valoare care include caractere sau
Criteriu multiplu - un criteriu format pe mai multe coloane.
· Dacă criteriile sunt specificate în fiecare coloană pe o singură linie, atunci ele sunt considerate a fi legate prin condiția AND.
· Dacă criteriile sunt scrise pe mai multe rânduri, atunci ele sunt considerate a fi legate prin condiția SAU.
Criteriu calculat - este o formulă scrisă în linia zonei de condiții, care returnează valoarea logică „ADEVARAT” sau „FALSE”.
Filtrarea (selectarea) datelorîn tabel vă permite să afișați numai acele rânduri, al căror conținut al celulelor îndeplinește condiția specificată sau mai multe condiții. Cu ajutorul filtrelor, utilizatorul poate afișa sau șterge (ascunde) intrările din listă într-o formă convenabilă.
Spre deosebire de sortare, datele nu sunt reordonate la filtrare, ci doar acele înregistrări care nu îndeplinesc criteriile de selecție specificate sunt ascunse.
Înregistrările selectate pot fi formatate sau șterse, copiate într-o zonă separată a tabelului, tipărite și, de asemenea, utilizate pentru calcule sau grafice ulterioare.
Filtrarea datelor din foile de calcul se poate face în două moduri: folosind autofiltru sau filtru avansat.
Filtrarea datelor cu ajutorul filtrului automat. Pentru a efectua această operație aveți nevoie de:
1) setați cursorul în interiorul tabelului;
2) introduceți comanda de meniu DATE → Filtru → Filtru automat;
3) făcând clic pe butonul cu săgeată se deschide lista coloanei prin care se va face selecția;
4) specificați valorile necesare sau selectați un rând "condiție"și setați criteriile de selecție în caseta de dialog Filtru automat personalizat.
Condițiile pentru selectarea înregistrărilor într-o anumită coloană pot consta din două părți independente conectate printr-o legătură logică ȘI/SAU.
Fiecare parte a afecțiunii poate include:
· o valoare care poate fi selectată dintr-o listă sau care poate conține metacaractere. Ca metacaractere, utilizați un asterisc * - pentru a specifica un număr arbitrar de caractere sau un semn de întrebare? - să înlocuiască un caracter;
Operator relațional (comparație). La specificarea criteriilor de selecție, pot fi utilizați următorii operatori de comparare:
Egal<>Nu este egal
< Меньше < = Меньше или равно
> Mai mare decât > = Mai mare decât sau egal
Pentru recuperare toate rândurile tabelului sursă, trebuie să faceți clic pe butonul cu o săgeată (albastru) și să selectați rândul din lista derulantă "Toata lumea" sau executați comanda DATEÞFiltreÞAfișați toate.
Pentru anulare modul de filtrare, trebuie să plasați cursorul în interiorul tabelului și să introduceți din nou comanda de meniu DATEÞFiltruÞ Filtru automat(scoate comutatorul).
Filtrarea datelor folosind un filtru avansat. Filtrul avansat vă permite să generați criterii multiple selecții și efectuați o filtrare mai complexă a datelor din foile de calcul cu un set de criterii de filtrare pe mai multe coloane.
Pentru a filtra intrările din listă, filtrul avansat oferă utilizarea a două tipuri de criterii:
criterii de comparare;
· criterii calculate.
Filtrarea înregistrărilor folosind filtrul avansat se realizează cu ajutorul comenzii de meniu DATEÞFiltruÞFiltru avansat.
O caracteristică importantă a acestui mod este că înainte de a executa comanda de filtrare în sine, este necesar să se formeze o zonă specială pentru setarea condițiilor de filtrare a datelor - intervalul de condiții de selecție(interval de criterii).
Gama de condiții trebuie să conțină o linie cu titluri de coloane și mai multe rânduri pentru specificarea condițiilor de selecție. De obicei, pentru a crea o serie de condiții, mai întâi copiați linia cu titlurile coloanelor într-un loc separat (pe o altă foaie de lucru sau pe aceeași foaie de lucru - de obicei deasupra tabelului original), apoi introduceți criteriile de selecție pentru coloanele individuale în rândurile de mai jos. .
Trebuie să existe cel puțin o linie goală între valorile condițiilor de selecție și tabel.
Dacă criteriile de selecție (condițiile de filtrare) sunt introduse pe aceeași linie pentru coloane diferite, atunci acestea sunt considerate legate de condiția „ȘI”. Dacă criteriile de selecție sunt scrise în rânduri diferite, atunci ele sunt considerate a fi legate prin condiția „SAU”.
După ce ați format o serie de condiții cu criterii de selectare a înregistrărilor, setați cursorul în interiorul tabelului, introduceți comanda DATEÞFilterÞFiltru avansatși în caseta de dialog Filtru avansat indicați intervalul de celule din tabel și adresa sau numele intervalului de condiții preformat.
Intrările pot fi filtrate pe loc sau concomitent cu filtrarea copie la zona specificată pe foaia de lucru curentă.
Pentru a copia rândurile filtrate într-o altă zonă a foii, selectați butonul radio Copiați rezultatele într-o altă locație, mergi pe teren Pune rezultatul în intervalși specificați celula din stânga sus a zonei de inserare a datelor selectate.