Pentru a căuta date sau înregistrări în liste, se folosesc filtre care afișează doar înregistrările care îndeplinesc anumite condiții pe ecran, iar editorul ascunde temporar înregistrările care nu îndeplinesc cerințele specificate. Înregistrările (liniile) afișate pot fi formatate, editate, tipărite etc.
Instrumentele de filtrare includ:
AutoFilter (există două moduri de a aplica comanda AutoFilter: folosind meniul „Date” - „Filter” - „AutoFilter” - „Lista derulantă a comenzii AutoFilter” și folosind butonul „AutoFilter” din bara de instrumente standard)
Filtru avansat ("Date" - "Filtru" - "Filtru avansat") Filtrul automat este conceput pentru condiții simple de selecție a rândurilor, iar filtrul avansat pentru condiții mai complexe de selecție a înregistrărilor. Condiția de selecție este restricțiile stabilite pentru selectarea înregistrărilor care sunt selectate de editor pentru afișare pe ecran.
Utilizarea unui filtru automat pentru a găsi înregistrări
Înainte de a aplica comanda AutoFilter, selectați o celulă din intervalul listei. Apoi, executați comanda „Date” - „Filter” - „AutoFilter”, butoanele cu săgeți de autofiltru (liste derulante ale comenzilor de autofiltre) vor apărea în dreapta titlurilor (etichetelor) coloanelor.
Făcând clic pe săgeata de filtru automat, se afișează o listă cu diferite opțiuni de filtrare și sortare în ordine crescătoare și descrescătoare. Când se efectuează filtrarea, săgeata filtrului automat activ devine albastră.
Lista comenzilor de filtrare automată și scopul lor:
Toata lumea- toate înregistrările vor fi afișate pe ecran
Primele 10...- se va deschide caseta de dialog „Condiții de problemă pe listă” dacă datele din coloană sunt numere. Cu această fereastră, puteți vizualiza rapid până la zece dintre cele mai mari sau mai mici numere dintr-o coloană.
Condiție...- se va deschide caseta de dialog „Filtru automat personalizat”. Cu această fereastră, puteți sorta înregistrările care îndeplinesc una sau două condiții
Nume unice este o listă de intrări care nu se repetă în celulele coloanei. Dacă faceți clic stânga pe unul dintre numele unice, editorul va ascunde rândurile care nu conțin datele selectate.Pentru a afișa toate înregistrările după filtrare, trebuie să apăsați butonul activ și să selectați comanda „Toate” sau să executați „Date” - „Filtru” - „Afișați toate”, iar pentru a elimina filtrul automat, debifați comanda „Filtru automat” din meniul „Date”.
Algoritm pentru găsirea înregistrărilor care îndeplinesc aceeași condiție într-o coloană
Selectați o celulă din listă
Faceți clic pe unul dintre numele unice, editorul va ascunde instantaneu rândurile care nu conțin datele selectate
Dacă este necesar, o listă filtrată de o coloană poate fi filtrată de alte coloane.
Algoritm pentru găsirea înregistrărilor care îndeplinesc una sau două condiții într-o coloană
Pentru a căuta înregistrări după două condiții, se folosește „Filtrul automat personalizat”:
Selectați o celulă din listă
Rulați comanda „Date” - „Filter” - „AutoFilter”
Faceți clic pe butonul de filtrare automată din coloana pe care o utilizați pentru a filtra datele
Faceți clic pe comanda „Condiție”, se va deschide caseta de dialog „Filtru automat personalizat”.
În cele două liste derulante din stânga, selectați operatorii corespunzători, iar în cele două liste derulante din dreapta, selectați valorile necesare. Apoi setați comutatorul pe una dintre cele două poziții: „și”, „sau”
Faceți clic pe butonul OK pentru a finaliza filtrarea. Lista va afișa înregistrările care îndeplinesc criteriile specificate. De exemplu, selectați următoarele condiții de selecție: afișați în listă rândurile care conțin produse ale căror prețuri sunt mai mari sau egale cu 69,80 UAH și mai mici de 99,99 UAH.
Următorii operatori pot fi selectați în caseta de dialog Custom Filter:
mai mult sau egal
mai mic sau egal cu În plus, puteți specifica operatori de comparare care sunt utilizați la filtrarea textului: „începe cu”, „nu începe cu”, „se termină cu”, „nu se termină cu”, „conține” și „nu nu contine”.
nu este egal
Figura prezintă o listă filtrată după coloana „Preț” cu condițiile de selecție selectate.
Filtrați după selecție
Filtrarea după selecție este o modalitate rapidă de a filtra înregistrările după o singură condiție folosind butonul „AutoFilter” din bara de instrumente standard. 
Algoritm de filtrare după selecție:
Evidențiați intrarea necesară în listă
Faceți clic pe butonul AutoFilter pentru a filtra după selecție. Editorul va activa „AutoFilter” și va ascunde rândurile care nu conțin datele selectate
Filtrarea unei liste cu un filtru avansat
Comanda Filtru avansat este folosită pentru a filtra înregistrările după criterii mai complexe decât Filtrarea automată, cum ar fi mai multe criterii într-o singură coloană, mai multe criterii în mai multe coloane sau pentru a filtra înregistrările după criterii folosind o formulă. Înainte de a utiliza comanda „Filtru avansat”, este necesar să pregătiți condițiile de selecție, care, de regulă, ar trebui să fie plasate deasupra listei. În legătură cu această cerință, foaia de lucru cu lista trebuie să aibă cel puțin trei linii goale situate deasupra listei. În plus, trebuie să existe cel puțin o linie goală între listă și valorile condițiilor de selecție.
Crearea unei game de condiții de selecție:
Selectați titlurile coloanelor din listă care urmează să fie filtrate și executați comanda „Copiere” folosind oricare dintre metodele cunoscute
Selectați prima linie pentru a introduce condițiile de selecție și executați comanda „Insert” folosind oricare dintre metodele cunoscute
Introduceți criteriile necesare pentru selectarea înregistrărilor în rândurile situate sub rubricile condițiilor.Figura prezintă un exemplu de gamă de condiții pentru selecție: afișați în listă rândurile care conțin produse de cofetărie, cum ar fi fursecuri în primul depozit și băuturi în al patrulea depozit. depozit.
După crearea unei game de condiții de selecție, puteți aplica în listă comanda „Filtru avansat”.
Algoritm de filtrare folosind comanda „Filtru avansat”.
Selectați o celulă din listă
În meniul „Date”, selectați comanda „Filtru” - „Filtru avansat”
Setați butonul radio „Procesare” la „Filtrați lista în loc” dacă doriți ca editorul să afișeze rezultatele filtrului în listă, ascunzând rândurile care nu îndeplinesc criteriile de filtru. Pentru a copia înregistrările filtrate într-o altă zonă a foii de lucru, setați butonul radio „Proces” la „Copiați rezultatele într-o altă locație” și specificați intervalul în care să plasați rezultatele.
Verificați intervalul inițial de celule din lista filtrată, intervalul trebuie să conțină toate celulele listei, ținând cont de celulele titlurilor coloanelor
Verificați intervalul de condiții de selecție, acesta trebuie să conțină toate celulele intervalului de condiții de selecție, ținând cont de celulele titlurilor coloanei
Faceți clic pe butonul OK pentru a finaliza filtrarea. Lista va afișa înregistrările care îndeplinesc criteriile specificate.
Figura prezintă un eșantion de „Filtru avansat” cu opțiunile de filtru selectate.
Figura prezintă un exemplu de listă filtrată cu o serie de condiții deasupra acesteia.
În vizualizarea Foaie de date, unde datele sunt afișate în rânduri și coloane, puteți personaliza aspectul tabelului setând compoziția dorită a coloanelor, modificând plasarea și lățimea coloanelor, înălțimea rândului, fontul datelor și așa mai departe. cererile și formularele pot fi depuse și în acest mod.
Cu drepturi de acces corespunzătoare, utilizatorul poate corecta datele tabelului în modul tabel sau formular prin adăugarea și ștergerea înregistrărilor, precum și prin actualizarea valorilor câmpurilor
Când vizualizați înregistrările în vizualizarea Foaie de date sau Formular, puteți căuta înregistrări, puteți sorta înregistrările după unul sau mai multe câmpuri și puteți filtra înregistrările în funcție de criteriile pe care le specificați.
Găsirea și înlocuirea valorilor în câmpuri
Pentru a căuta valori în câmpul curent sau în toate câmpurile tabelului, în modul tabel sau formular, apăsați butonul Căutare din bara de instrumente sau utilizați comanda de meniu Editează | Găsi.
În caseta de dialog care apare Căutați și înlocuiți Pe fila Căutareîn câmp Probă introduceți valoarea pe care doriți să o găsiți în câmpurile tabelului. cădere brusca Cauta in zona de căutare este selectată. Dacă nu sunt selectate coloane în tabel, această listă derulantă vă permite să selectați câmpul în care se află cursorul sau întregul tabel ca zonă de căutare. Dacă în tabel sunt selectate mai multe coloane, atunci această listă este inactivă și căutarea se efectuează automat numai în coloanele selectate. cădere brusca Coincidență puteți alege gradul de coincidență a valorilor: De la începutul câmpului, Cu orice parte a câmpului, Câmpuri întregi.
Lista verticală Vedereîn partea de jos a ferestrei vă permite să selectați direcția de căutare, care poate lua valorile Toate, Sus, Jos.
Dacă selectați fila Înlocuire din caseta de dialog, aceasta va fi completată cu o listă derulantă Inlocuit de, permițându-vă să introduceți o nouă valoare în câmpurile găsite.
Sortarea înregistrărilor
Sortarea înregistrărilor după valori crescătoare sau descrescătoare ale unui câmp (câmp de sortare) se poate efectua atât în modul tabel, cât și în modul formular.
De asemenea, puteți utiliza comanda de meniu pentru a sorta înregistrările. Intrări | Triere. Pentru a sorta intrările de formular după mai multe câmpuri, formularul trebuie să fie deschis în vizualizarea Foaie de date. La trecerea la modul formular, vizualizarea înregistrărilor formularului se va efectua în conformitate cu sortarea efectuată.
Folosind filtre
Filtrarea tabelelor este oferită pentru a vizualiza și edita înregistrările bazei de date care îndeplinesc criteriile de selecție specificate de utilizator. Filtru este un set de condiții aplicate unui subset de înregistrări dintr-un tabel, formular sau interogare.
Filtrați după selecție
Cel mai simplu mod de a seta o condiție pentru selectarea înregistrărilor este de a selecta o anumită valoare de câmp sau o parte a acesteia într-un tabel sau formular. Să luăm în considerare această metodă de filtrare folosind tabelul student ca exemplu.
Să presupunem că trebuie să găsiți toate înregistrările despre elevii ale căror nume de familie încep cu litera „B”.
Deschideți tabelul Student în vizualizarea Foaie de date. Selectați litera c în câmpul numelui complet al uneia dintre înregistrările în care numele de familie începe cu această literă. Selectați comanda de meniu Intrări [ Filtru | Filtrați după selecție sau faceți clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Tabel în vizualizarea tabelului. Ca urmare a filtrării, tabelul va afișa numai acele înregistrări în care numele de familie al elevului începe cu litera „B”.
Ca urmare a filtrării, tabelul va afișa numai acele înregistrări în care numele de familie al elevului începe cu litera „B”. Dintre datele găsite despre studenți, îi vom selecta pe cei născuți în 1977.
Selectați valoarea 77 în câmpul Data nașterii (ddtar) al uneia dintre înregistrări.După executarea comenzii Filtrați după selecție dintre toate înregistrările din subset, numai acele înregistrări în care valoarea câmpului este 1977 vor rămâne în tabel.
Într-un tabel sau formular filtrat, rândul de navigare a înregistrărilor arată de la [număr de înregistrări] (filtru).
Fiecare nouă selecție a unei valori impune condiții suplimentare pentru selectarea înregistrărilor de către un filtru existent. Astfel, această metodă permite nu numai crearea unui nou filtru, ci și completarea filtrului creat în orice alt mod cu noi condiții de selecție.
Pentru a selecta înregistrări ale căror câmpuri nu conțin o valoare selectată, după selectarea valorii, selectați comanda de meniu Intrări | Filtru | Excludeți selecția sau apăsați butonul din dreapta al mouse-ului și selectați comanda din meniul contextual Excludeți selecția. Dacă trebuie să lucrați cu toate înregistrările din tabel, atunci acțiunea de filtrare poate fi anulată folosind comanda Intrări | Scoateți filtrul sau făcând clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente. În acest caz, filtrul este eliminat din tabel, dar salvat și oricând poate fi reaplicat folosind comanda Intrări | Aplica filtru.
Creat la executarea unei comenzi Filtrați după selecție sau Excludeți selecția filtrul este salvat automat când salvați tabelul, interogarea sau formularul. La deschiderile ulterioare ale tabelului, acest filtru poate fi aplicat din nou.
Filtru obișnuit și avansat.
Pe lângă filtrul de selecție, puteți utiliza alte două tipuri de filtre - un filtru obișnuit și un filtru avansat.
filtru obișnuit
filtru obișnuit apelat prin comanda Înregistrări | Filtru | Schimbați filtrul sau butonul corespunzător din bara de instrumente. În această fereastră, puteți crea un filtru nou sau puteți vizualiza și edita un filtru creat anterior.
După executarea comenzii în fereastra normală de filtrare Filtru este afișat un tabel sau un formular gol pentru obiectul de bază de date activ. Pe fila Găsi Valorile sunt introduse în câmpurile de filtrare prin care vor fi selectate înregistrările. Valorile pot fi introduse de la tastatură sau selectate dintr-o listă, așa cum se arată pentru câmp. Introducerea valorilor în mai multe câmpuri ale unei linii de filtru determină selecția înregistrărilor care conțin toate valorile specificate. În acest caz, condițiile specificate sunt considerate ca fiind combinate prin operația logică „ȘI”.
Pentru a specifica o opțiune alternativă pentru selectarea înregistrărilor care urmează să fie incluse în setul de rezultate, selectați fila Sauîn colțul din stânga jos al ferestrei filtrului. Aceasta deschide un câmp de filtru nou pentru specificarea unei alternative. Un set de condiții introduse în diferite câmpuri este legat prin operația logică „SAU”. Următoarea alternativă poate fi setată în fila următoare Sau.
Filtrul va selecta înregistrări care conțin în câmpuri toate valorile specificate în filă Găsi, și înregistrări care conțin în câmpurile toate valorile specificate în filă Sau. Pentru a efectua filtrarea, faceți clic pe butonul Aplicarea unui filtru.
Filtru avansat
Filtru avansat chemat prin comandă Intrări | Filtru | Filtru avansat. În acest caz, lista câmpurilor active ale tabelului este afișată în fereastra de filtru avansat din partea de sus. În partea de jos a ferestrei este afișat formular de cerere. În rândul formularului de cerere Camp câmpurile sunt trase din listă, prin care este necesar să se stabilească condițiile de selectare a înregistrărilor. Condițiile de selecție sunt introduse în câmpul corespunzător al ferestrei de filtrare. În plus, formularul de solicitare vă permite să selectați tipul de sortare pentru unul sau mai multe câmpuri selectate din câmp Triere.
Salvarea unui filtru
Filtrele obișnuite și avansate, precum și filtrul de selecție, sunt salvate automat atunci când salvați un tabel, o interogare sau un formular. Când obiectul este redeschis, acest filtru salvat este actual și poate fi utilizat prin comandă Intrări | Aplicarea unui filtru. Dacă este creat un filtru nou, acesta înlocuiește orice filtru salvat anterior cu un formular sau obiect în vizualizarea Foaie de date. Pentru a distruge un filtru din bara de instrumente Filtru apasa butonul Formă clarăși apoi butonul Aplicarea unui filtru. Numai în acest caz filtrul salvat cu tabelul va fi distrus.
Salvarea unui grup de filtre
Este recomandabil să pregătiți și să salvați mai multe filtre pentru un tabel sau formular, care ulterior pot fi încărcate în fereastra de filtrare și aplicate. Pentru a salva filtrul pregătit, executați comanda Intrări | Filtru | Schimbați filtrul sau faceți clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente și selectați comanda Fișier | Salvați ca cerere, sau faceți clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Filtru. Pentru a executa o comandă, puteți apela și meniul contextual când fereastra de filtrare este activă. În caseta de dialog deschisă Salvați ca interogare trebuie să introduceți numele filtrului salvat în câmp Numele cererii.
Mai târziu, în loc să creați un filtru nou, puteți utiliza un filtru existent. Pentru a face acest lucru, treceți la modul Edit filtru și utilizați comanda Fișier | Descărcați de la cerere. La fereastră Filtru aplicat este selectat filtrul dorit.
Puteți afișa informații despre unul/mai mulți parametri prin filtrarea datelor în Excel.
Există două instrumente în acest scop: AutoFilter și Advanced Filter. Ele nu șterg, ci ascund datele care nu se potrivesc condiției. Autofiltrul efectuează cele mai simple operații. Filtrul avansat are mult mai multe opțiuni.
Filtru automat și filtru avansat în Excel
Există un tabel simplu, neformatat și nedeclarat ca listă. Puteți activa filtrul automat prin meniul principal.
Dacă formatați un interval de date ca tabel sau îl declarați ca listă, atunci un filtru automat va fi adăugat imediat.
Utilizarea filtrului automat este simplă: trebuie să selectați intrarea cu valoarea dorită. De exemplu, afișați livrările către magazinul #4. Puneți o bifă lângă condiția de filtrare corespunzătoare:
Vedem imediat rezultatul:
Caracteristicile instrumentului:
- Autofiltrul funcționează numai într-un interval de neîncărcare. Diferitele tabele de pe aceeași foaie nu sunt filtrate. Chiar dacă au același tip de date.
- Instrumentul tratează rândul de sus ca titluri de coloană - aceste valori nu sunt incluse în filtru.
- Puteți aplica mai multe condiții de filtrare simultan. Dar fiecare rezultat anterior poate ascunde înregistrările necesare pentru următorul filtru.
Filtrul avansat are multe mai multe opțiuni:
- Puteți seta oricâte condiții de filtrare aveți nevoie.
- Criteriile de selecție a datelor sunt la vedere.
- Cu filtrul avansat, utilizatorul poate găsi cu ușurință valori unice într-o matrice multilinie.
Cum să faci un filtru avansat în Excel
Un exemplu gata făcut este cum să utilizați un filtru avansat în Excel:
În tabelul inițial, au rămas doar rândurile care conțineau valoarea „Moscova”. Pentru a anula filtrarea, trebuie să faceți clic pe butonul „Șterge” din secțiunea „Sortare și filtrare”.
Cum se utilizează filtrul avansat în Excel
Luați în considerare utilizarea unui filtru avansat în Excel pentru a selecta rândurile care conțin cuvintele „Moscova” sau „Ryazan”. Condițiile de filtrare trebuie să fie în aceeași coloană. În exemplul nostru, unul sub celălalt.
Completați meniul de filtru avansat:
Obținem un tabel cu rânduri selectate în funcție de un criteriu dat:
Să selectăm rândurile care conțin valoarea „Nr. 1” în coloana „Magazin” și „> 1.000.000 de ruble” în coloana de cost. Criteriile de filtrare trebuie să fie în coloanele corespunzătoare ale etichetei de condiție. Pe o linie.
Completați parametrii de filtrare. Apăsăm OK.
Să lăsăm în tabel doar acele rânduri care conțin cuvântul „Ryazan” în coloana „Regiune” sau valoarea „> 10.000.000 de ruble” în coloana „Cost”. Deoarece criteriile de selecție se referă la coloane diferite, le plasăm pe rânduri diferite sub titlurile corespunzătoare.
Aplicați instrumentul Filtru avansat:
Acest instrument poate lucra cu formule, ceea ce permite utilizatorului să rezolve aproape orice sarcină atunci când selectează valori din matrice.
Reguli de baza:
- Rezultatul formulei este criteriul de selecție.
- Formula scrisă returnează TRUE sau FALSE.
- Domeniul sursă este specificat folosind referințe absolute, iar criteriul de selecție (sub forma unei formule) este specificat folosind referințe relative.
- Dacă se returnează TRUE, rândul va fi afișat după aplicarea filtrului. FALS - nu.
Să afișăm rândurile care conțin cantitatea peste medie. Pentru a face acest lucru, în afară de placa cu criteriile (în celula I1), vom introduce numele „Cel mai mare număr”. Mai jos este formula. Folosim funcția MEDIE.
Selectați orice celulă din intervalul sursă și apelați „Filtrul avansat”. Indicăm I1:I2 ca criteriu de selecție (legături relative!).
În tabel au rămas doar acele rânduri în care valorile din coloana „Sumă” sunt peste medie.
Pentru a lăsa în tabel numai rânduri care nu se repetă, în fereastra „Filtru avansat”, bifați caseta de lângă „Numai înregistrări unice”.
Faceți clic pe OK. Liniile duplicate vor fi ascunse. Doar înregistrările unice vor rămâne pe foaie.
Un filtru este o modalitate rapidă și ușoară de a găsi și de a lucra cu un subset de date dintr-o listă. Lista filtrată arată doar rândurile care corespund criteriilor. Spre deosebire de sortare, un filtru nu modifică ordinea intrărilor din listă. Filtrarea ascunde temporar rândurile pe care nu doriți să le afișați.
Liniile selectate în timpul filtrării pot fi editate, formatate, create diagrame pe baza acestora, tipărite fără a modifica ordinea liniilor și fără a le muta.
La filtrare, sunt selectate doar datele necesare, iar restul datelor sunt ascunse. În acest fel, este afișat doar ceea ce doriți să vedeți și se poate face cu un singur clic.
Filtrarea nu modifică datele în niciun fel. Odată ce filtrul este îndepărtat, toate datele reapar așa cum erau înainte de aplicarea filtrului.
Există două comenzi disponibile în Excel pentru filtrarea listelor:
- Filtru automat, inclusiv filtrarea după selecție, pentru condiții simple de selecție.
- Filtru avansat pentru condiţii de selecţie mai dificile.
Filtru automat
Pentru a permite Filtru automat trebuie să selectați orice celulă din tabel, apoi pe filă Date într-un grup Triere și filtru apăsați butonul mare :
După aceea, un buton cu o săgeată în jos va apărea în antetul tabelului din dreapta fiecărui antet de coloană:
Făcând clic pe o săgeată, se deschide un meniu cu listă pentru coloana corespunzătoare. Lista conține toate elementele unei coloane în ordine alfabetică sau numerică (în funcție de tipul de date), astfel încât să puteți găsi rapid elementul dorit:
Dacă avem nevoie de un filtru pentru o singură coloană, atunci nu putem afișa butoanele săgeți pentru coloanele rămase. Pentru a face acest lucru, înainte de a apăsa butonul selectați mai multe celule din coloana dorită împreună cu antetul.
Filtrarea după valoarea exactă
Aprinde Filtru automat, faceți clic pe butonul cu o săgeată și selectați o valoare din lista verticală. Pentru a selecta rapid toate elementele dintr-o coloană sau pentru a deselecta toate elementele, faceți clic (Selectează tot) :
În acest caz, toate rândurile care nu conțin valoarea selectată în câmp sunt ascunse.
La efectuarea lucrărilor de laborator, selectăm rezultatul filtrării, îl copiem în alt loc de pe foaie și îl semnăm.
A opri Filtru automat trebuie să apăsați din nou butonul .
Pentru a anula acțiunea de filtrare, fără a părăsi modul de filtrare, faceți clic pe butonul și selectați elementul din lista derulantă. (Selectează tot) . În același timp, apar și rândurile tabelului ascunse de filtru.
Caracteristici de filtrare a datelor
Filtrele ascund datele. Pentru asta sunt concepute. Cu toate acestea, dacă nu știți despre filtrarea datelor, este posibil să aveți impresia că unele date lipsesc. Ați putea, de exemplu, să deschideți foaia filtrată a cuiva sau chiar să uitați că dvs. ați aplicat anterior filtrul. Deci, atunci când există filtre pe o foaie, pot fi găsite diverse indicii vizuale și mesaje.
(situat în partea stângă jos a ferestrei). Starea initiala:
Imediat după filtrarea datelor, rezultatul aplicării de filtrare este afișat în colțul din stânga jos al barei de stare. De exemplu, " Înregistrări găsite: 2 din 11”:
Numerele liniilor . Numerele liniilor întrerupte arată că unele linii sunt ascunse, iar culoarea schimbată a numerelor liniilor vizibile indică faptul că liniile selectate sunt rezultatul selecției filtrului.
Tipul de săgeți . Schimbarea săgeții AutoFilter într-o coloană filtrată pentru a indica faptul că coloana este filtrată.
”
„” este un alt filtru universal care poate fi aplicat coloanelor cu numere sau date.
„” este un nume foarte condiționat. De fapt, posibilitățile acestui filtru sunt mult mai largi. Cu acest filtru, puteți găsi fie primele elemente, fie ultimele elemente (cele mai mici sau mai mari numere sau date). Și, spre deosebire de numele filtrului, rezultatele nu se limitează la primele 10 elemente sau ultimele 10 elemente. Numărul de elemente afișate poate fi selectat de la 1 la 500.
” vă permite de asemenea să filtrați datele în funcție de procent din numărul total de rânduri din coloană. Dacă coloana conține 100 de numere și doriți să priviți primele cincisprezece, atunci alegeți 15 la sută.
Filtrul poate fi folosit pentru a găsi produsele cu cele mai mari sau mai mici prețuri, pentru a determina lista angajaților cei mai recent angajați sau pentru a vizualiza lista studenților cu cele mai bune sau mai proaste note. Pentru a aplica filtrul „” unei coloane de date ( doar numere sau date!!!), faceți clic pe săgeata din coloană și selectați elementul Filtre numerice Mai departe :
Aceasta va deschide o casetă de dialog. acoperire conditii pe listă :
În caseta de dialog, selectați număr(linii sau procente), cea mai mare sau cel mai puţin, lista articolelor sau % din numărul de elemente.
Creează-ți propriile filtre personalizate
De exemplu, dorim să afișăm numai rânduri cu poziții care încep cu litera „ D'. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata de filtru automat din prima coloană și selectați Filtre de text , apoi punct începe cu… :
Aceasta va afișa o casetă de dialog. (indiferent de opțiunea pe care o alegeți în partea dreaptă, aceeași casetă de dialog va apărea în continuare.):
În câmp Denumirea funcției alege - începe cu , in dreapta intram d:
La fereastră există un indiciu:
Semnul întrebării " ? ” reprezintă orice personaj.
Semn " * ” denotă o succesiune de caractere.
Prelucrarea datelor în baza de date
Căutare rapidă de date
Accesul vă permite să căutați înregistrări în care valorile unui anumit câmp se potrivesc total sau parțial cu o anumită valoare.
De exemplu, în baza de date „Furnizori de internet”, dorim să găsim o intrare care să conțină informații despre furnizorul MTU, dar nu ne amintim numele complet. Puteți introduce doar o parte a numelui și puteți căuta intrarea.
Căutare rapidă a datelor în baza de date „Furnizori de internet”
2. Introduceți comanda [Edit-Find...]. Va apărea o casetă de dialog Căutare. În câmp Probă: trebuie să introduceți textul de căutare, iar în câmp Coincidență: selectați elementul Cu orice parte a terenului.
 |
3. Ca rezultat, înregistrarea nr. 3 va fi găsită și marcată ca activă.
Găsirea datelor folosind filtre
Mult mai multe opțiuni pentru căutarea datelor în baza de date oferă filtre. Filtrele vă permit să selectați înregistrări care îndeplinesc condițiile specificate. Condițiile de selecție a înregistrărilor sunt create folosind operatorii de comparație (=, >,
Filtre simple conțin o condiție de selecție a înregistrărilor pentru un singur câmp. Filtre complexe conţin mai multe condiţii pentru diferite câmpuri. Ca urmare a aplicării unui filtru complex, vor fi selectate doar acele înregistrări care îndeplinesc toate condițiile în același timp. Putem spune că condițiile din filtrele complexe sunt interconectate prin operația de înmulțire logică.
Să presupunem, de exemplu, că căutăm un furnizor optim, adică un furnizor care nu percepe o taxă de conectare, tariful orar este destul de mic (500) și are acces la Internet de mare viteză (viteza canalului > 100 Mbps).
Să creăm un filtru complex pentru baza de date „furnizori de internet”.
Găsirea datelor folosind un filtru
1. Deschideți tabelul bazei de date „Furnizori de internet” făcând dublu clic pe pictograma corespunzătoare din fereastra bazei de date.
2. Introduceți comanda [Records-Filter-Change filter]. În fereastra tabel care apare, introduceți termenii de căutare în câmpurile corespunzătoare. Filtrul a fost creat.
Găsirea datelor cu interogări
Cereri caută date în baza de date în același mod ca filtrele. Diferența dintre ele este că interogările sunt obiecte independente ale bazei de date, în timp ce filtrele sunt legate de un anumit tabel.
Interogarea este derivată din tabel. Cu toate acestea, rezultatul unei interogări este, de asemenea, un tabel, ceea ce înseamnă că interogările pot fi folosite în locul tabelelor. De exemplu, un formular poate fi creat atât pentru un tabel, cât și pentru o interogare.
Interogările vă permit să selectați acele înregistrări care îndeplinesc condițiile date. Interogările, precum filtrele, pot fi simple sau complexe. O interogare simplă conține o singură condiție, în timp ce o interogare complexă conține mai multe condiții pentru câmpuri diferite.
În procesul de creare a unei interogări, puteți selecta nu numai înregistrări, ci și câmpuri care vor fi prezente în interogare.
Să creăm o interogare complexă pentru a identifica furnizorul optim în baza de date „Furnizori de internet”.
Găsirea datelor cu o interogare
1. În fereastră selectați un grup de obiecte Cereriși selectați elementul .
2. Pe panoul de dialog Adăugarea unui tabel Adăuga.
3. În fereastra de interogare în linie Camp: din lista derulantă, selectați numele câmpurilor pentru care vor fi setate condițiile.
In linie Condiție de selecție: introduceți condiții pentru câmpurile selectate.
In linie Ieșire pe afișaj: setați câmpurile care vor fi prezentate în cerere.
Sarcini practice
3.5. Efectuați diferite tipuri de căutări în bazele de date „Notebook” și „Catalog Bibliotecă”: rapid, folosind un filtru și folosind o interogare.
3.6. În baza de date „Furnizori de internet”, căutați furnizori care nu percep o taxă de conectare și percep cel mai mic tarif orar.
Sortarea datelor
Bazele de date pot conține sute sau mii de înregistrări. Adesea este necesar să aranjați înregistrările, adică să le aranjați într-o anumită secvență. Ordonarea înregistrărilor se numește sortare.
Sortarea înregistrărilor se face pe orice câmp. Valorile conținute în acest câmp sunt într-o anumită ordine, care este determinată de tipul câmpului:
- alfabetic, dacă câmpul este text;
- după valoarea numărului, dacă câmpul este numeric;
- după dată dacă tipul câmpului este Data Ora etc.
Înregistrările pot fi sortate fie în ordinea crescătoare, fie în ordinea descrescătoare a valorilor câmpurilor. În procesul de sortare, integritatea înregistrărilor este păstrată, adică acestea sunt transferate dintr-un loc în tabel în altul în întregime.
Sortarea înregistrărilor bazele de date este ordonarea lor după valorile unuia dintre câmpuri.
Să sortăm în baza de date „Furnizori de internet”, de exemplu, după câmpul „Viteza canalului (Mbps)”.
Sortare rapidă a datelor
1. În fereastră Furnizori de internet: baza de dateîntr-un grup de obiecte Mese selectați tabelul „Furnizori de internet” și faceți clic pe butonul Deschis.
2. Selectați câmpul Viteza canaluluiși introduceți comanda [Record-si-Sort-Sort crescător]. Intrările din baza de date vor fi sortate în ordinea crescătoare a vitezei canalului.
 |
Poate fi implementat sorturi imbricate, adică sortări care sunt efectuate secvenţial pe mai multe câmpuri. După sortarea după prima coloană, se realizează sortarea după a doua coloană și așa mai departe.
În cazul nostru, în teren Viteza canalului, prin care s-a efectuat sortarea, două înregistrări (8 și 7) au aceeași valoare de 10 și două înregistrări (3 și 2) au aceeași valoare de 112. Pentru a sorta aceste înregistrări, vom efectua o sortare imbricată, mai întâi după Câmpul „Viteza legăturii”, apoi după câmpul „Număr de linii de intrare”.
Access vă permite să efectuați sortări imbricate folosind interogări.
Sortarea datelor imbricate cu o interogare
1. În fereastră Furnizori de internet: baza de date selectați un grup de obiecte Cereriși selectați elementul Crearea unei interogări folosind constructorul.
2. Pe panoul de dialog Adăugarea unui tabel selectați tabelul „Furnizori de internet” pentru care se creează interogarea. Faceți clic pe butonul Adăuga.
3. În fereastra de interogare în linie Triere: din lista derulantă, selectați numele câmpurilor în care să setați tipul de sortare.
Sarcini practice
3.7. Efectuați o sortare imbricată în baza de date „Furnizori de internet” după câmpurile „Plata orară” și „Numele furnizorului”.
Imprimarea datelor utilizând rapoarte
Puteți imprima direct tabele, formulare și interogări folosind comanda [File-Print]. Cu toate acestea, pentru imprimarea frumoasă a documentelor, este recomandabil să utilizați rapoarte. Rapoartele sunt obiecte derivate ale bazei de date și sunt create pe baza de tabele, formulare și interogări.
Să creăm un raport care va tipări frumos baza de date „furnizori de internet”. Să folosim pentru asta Expertul de raportare.
Imprimarea unei baze de date folosind un raport
1. În fereastră Furnizori de internet: baza de date selectați un grup de obiecte Rapoarteși selectați elementul Creați un raport utilizând expertul.
2. Utilizând o serie de panouri de dialog, setați parametrii pentru aspectul raportului.
3. În fereastră Furnizori de internet: baza de date faceți clic pe butonul Vedere. Documentul va apărea în forma în care poate fi tipărit.
 |
4. Dacă aspectul documentului vă satisface, imprimați-l utilizând comanda [File-Print].
Sarcini practice
3.8. Creați un raport de carte de vizită pentru baza de date Notebook și un raport de carte de bibliotecă pentru baza de date Catalog de bibliotecă.