Filtras yra greitas ir paprastas būdas rasti duomenų poaibį ir dirbti su juo sąraše. Filtruotame sąraše rodomos tik kriterijus atitinkančios eilutės. Skirtingai nuo rūšiavimo, filtras nekeičia įrašų tvarkos sąraše. Filtruojant laikinai paslepiamos eilutės, kurių nenorite rodyti.
Filtruojant pasirinktas eilutes galima redaguoti, formatuoti, sukurti diagramas ir spausdinti nekeičiant eilučių tvarkos ir jų neperkeliant.
Filtruojant parenkami tik reikalingi duomenys, o likę duomenys paslepiami. Tokiu būdu rodoma tik tai, ką norite matyti, ir tai galima padaryti vienu paspaudimu.
Filtruojant duomenys niekaip nesikeičia. Pašalinus filtrą, visi duomenys vėl rodomi tokia pačia forma, kokia buvo prieš taikant filtrą.
„Excel“ turi dvi komandas, skirtas sąrašams filtruoti:
- Automatinis filtras, įskaitant filtrą pagal pasirinkimą, kad būtų paprastos pasirinkimo sąlygos.
- Išplėstinis filtras sudėtingesnėms atrankos sąlygoms.
Automatinis filtras
Norėdami įjungti Automatinis filtras reikia pasirinkti bet kurį langelį lentelėje, tada skirtuke Duomenys grupėje Rūšiavimas Ir filtras paspauskite didįjį mygtuką :
Po to lentelės antraštėje kiekvieno stulpelio antraštės dešinėje atsiras rodyklės žemyn mygtukas:
Spustelėjus rodyklę atidaromas atitinkamo stulpelio sąrašo meniu. Sąraše yra visi stulpelio elementai abėcėlės arba skaitmenų tvarka (atsižvelgiant į duomenų tipą), todėl galite greitai rasti reikiamą elementą:
Jei mums reikia filtro tik vienam stulpeliui, likusiuose stulpeliuose rodyklių mygtukų rodyti nereikia. Norėdami tai padaryti, prieš paspausdami mygtuką pasirinkite keletą norimo stulpelio langelių kartu su antrašte.
Filtruoti pagal tikslią vertę
Įjungti Automatinis filtras, spustelėkite rodyklės mygtuką ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite reikšmę. Norėdami greitai pažymėti visus stulpelio elementus arba panaikinti visų elementų pasirinkimą, spustelėkite elementą (Pasirinkti viską) :
Tokiu atveju visos eilutės, kurių lauke nėra pasirinktos reikšmės, yra paslėptos.
Atlikdami laboratorinius darbus, pasirinkite filtravimo rezultatą, nukopijuokite jį į kitą lapo vietą ir pasirašykite.
Išjungti Automatinis filtras reikia dar kartą paspausti mygtuką .
Norėdami atšaukti filtro veiksmą neišeidami iš filtravimo režimo, spustelėkite mygtuką ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite elementą (Pasirinkti viską) . Tokiu atveju atsiranda filtro paslėptos lentelės eilutės.
Duomenų filtravimo požymiai
Filtrai slepia duomenis. Būtent tam jie ir sukurti. Tačiau jei duomenų filtravimas nežinomas, gali pasirodyti, kad trūksta kai kurių duomenų. Pavyzdžiui, galite atidaryti kažkieno filtruotą lapą arba net pamiršti, kad anksčiau taikėte filtrą. Taigi, kai lape turite filtrus, galite rasti įvairių vaizdinių užuominų ir pranešimų.
(yra lango apačioje, kairėje). Pradinė būsena:
Iškart po duomenų filtravimo apatiniame kairiajame būsenos juostos kampe rodomas filtro taikymo rezultatas. Pavyzdžiui, " Rasti įrašai: 2 iš 11”:
Eilučių numeriai . Nutrūkstantys eilučių numeriai rodo, kad kai kurios eilutės yra paslėptos, o matomi eilučių numeriai, kurie keičia spalvą, rodo, kad paryškintos eilutės yra filtro pasirinkimo rezultatas.
Rodyklės tipas . Kai automatinio filtro rodyklė filtruojamame stulpelyje pasikeičia į, tai rodo, kad stulpelis filtruojamas.
”
„“ yra dar vienas universalus filtras, kurį galima pritaikyti stulpeliams su skaičiais arba datomis.
„“ yra labai įprastas pavadinimas. Tiesą sakant, šio filtro galimybės yra daug platesnės. Naudodami šį filtrą galite rasti pirmuosius elementus arba paskutinius elementus (mažiausius arba didžiausius skaičius arba datas). Ir, priešingai nei filtro pavadinimas, gauti rezultatai neapsiriboja pirmaisiais 10 ar paskutiniais 10 elementų. Galima pasirinkti rodomų elementų skaičių nuo 1 iki 500.
“ taip pat leidžia filtruoti duomenis pagal procentą nuo bendro stulpelio eilučių skaičiaus. Jei stulpelyje yra 100 skaičių ir norite peržiūrėti didžiausią penkiolika, pasirinkite 15 proc.
Naudodami filtrą galite rasti produktus su didžiausia arba mažiausia kaina, nustatyti paskutiniu metu priimtų darbuotojų sąrašą arba peržiūrėti mokinių, turinčių geriausius ar prasčiausius pažymius, sąrašą. Norėdami pritaikyti filtrą „“ duomenų stulpeliui ( tik skaičiai arba datos!!!), spustelėkite rodyklę stulpelyje ir pasirinkite elementą Skaitiniai filtrai Toliau :
Po to atsidarys dialogo langas Perdanga sąlygos Autorius sąrašą :
Dialogo lange pasirinkite numerį(eilutės arba procentai), didžiausias arba mažiausias, sąrašo elementai arba % elementų skaičiaus.
Sukurkite savo pasirinktinius filtrus
Pavyzdžiui, turime išvesti tik eilutes, kurių pozicijos prasideda raide " D“. Norėdami tai padaryti, pirmame stulpelyje spustelėkite automatinio filtro rodyklę ir pasirinkite Teksto filtrai , tada tašką pradėti nuo… :
Atsiras dialogo langas (Nesvarbu, kurį elementą pasirinksite dešinėje, vis tiek bus rodomas tas pats dialogo langas.):
Lauke Darbo pavadinimas pasirinkti - pradėti nuo , dešinėje įeiname d:
Lange yra užuomina:
Klaustukas " ? “ reiškia bet kurį simbolį.
Pasirašykite" * “ reiškia bet kokių simbolių seką.
Iš sąrašo reikiamus duomenis galite pasirinkti naudodami filtravimą, tai yra paslėpdami visas sąrašo eilutes, išskyrus tas, kurios atitinka nurodytus kriterijus. Norėdami naudoti filtravimo funkciją, lentelės žymeklį turite įdėti į vieną iš sąrašo antraštės langelių (mūsų lentelėje tai yra diapazonas A1:U11) ir iškviesti komandą Duomenys / filtras / automatinis filtras. Kai suaktyvinta, kiekvienos antraštės langelio apatiniame dešiniajame kampe pasirodys mažas kvadratas su išskleidžiamuoju meniu.
Pažiūrėkime, kaip dirbti su automatiniu filtru, naudodami šį pavyzdį. Nustatykime, kiek stipriosios lyties atstovų dirba įmonėje. Spustelėkite filtro mygtuką, esantį langelyje su antrašte Lytis ir atsidariusiame sąraše pasirinkite raidę M (vyras). Būsenos juostoje pasirodys pranešimas Filtruoti: pasirinkimas (4.20 pav.). Visos eilutės, kurios neatitinka nurodytų kriterijų, bus paslėptos. Rodyklė sąrašo mygtuke taps mėlyna, o tai reiškia, kad tame lauke įjungtas automatinis filtras.
Ryžiai. 4.20. Automatinio filtro naudojimas įrašams pasirinkti pagal „M“ (vyrą)
Jei norite patikslinti, kiek iš šių vyrų yra viršininkai, taip pat spustelėkite automatinio filtro mygtuką pozicijos langelyje ir atitinkamame sąraše pasirinkite žodį Vyriausiasis. Būsenos juostoje pasirodys pranešimas, nurodantis, kiek eilučių atitinka nurodytą kriterijų: Rasti įrašai: 2 iš 10 (tai yra, atsakymas bus pateiktas iš karto). Rezultatas parodytas fig. 4.21.
Norėdami atšaukti konkretaus stulpelio filtravimą, tiesiog atidarykite automatinio filtro sąrašą tame stulpelyje ir pasirinkite Viskas. Tačiau jei filtravimo funkcija nustatyta keliuose stulpeliuose, šią operaciją turėsite pakartoti kelis kartus. Tokiu atveju geriau naudoti komandą Duomenys / Filtruoti / Rodyti viską.
Ryžiai. 4.21. Darbo lapelis išfiltravus darbuotojų sąrašą pagal kriterijų „vyras viršininkas“
Filtravimo funkcija veiks tinkamai, jei būsite atsargūs įvesdami duomenis. Visų pirma turite užtikrinti, kad teksto duomenų pradžioje ir pabaigoje nebūtų papildomų tarpų. Ekrane jie nepastebimi, tačiau gali lemti klaidingus rezultatus, o jų atpažinimas sugaišta daug laiko.
Filtruojant parenkami duomenys, kurie tiksliai atitinka nurodytą kriterijų. Todėl, jei vietoj žodžio „Head“ stulpelyje pasirodo žodis „Head_“, ty su tarpu pabaigoje, „Excel“ šias reikšmes traktuoja kaip skirtingas. Norėdami atsikratyti tokio pobūdžio neatitikimų, nukopijuokite langelį su žodžiu „Boss“ į mainų sritį, suaktyvinkite pasirinkimo pagal „Boss_“ filtrą ir pakeiskite neteisingas reikšmes buferio turiniu.
Ką daryti, jei iš didelio kiekio informacijos reikia rasti reikiamus duomenis, susijusius su konkrečiu asmeniu ar data? O tada, pavyzdžiui, nukopijuoti į atskirą lapą? Lengviausias būdas sukurti automatinį filtrą yra „Excel“. Filtro ypatumas – paslėpti Jūsų reikalavimų neatitinkančios informacijos kiekį ir palikti tik filtro prašomus duomenis. Filtro išvestas eilutes galima formatuoti, spausdinti, redaguoti ir pan.
Be to, ar kada nors naudojote išplėstinį filtrą? Visai patogus įrankis!
Taigi, kaip sukurti automatinį filtrą „Excel“ (pasirinkite tik reikiamus langelius)?
Galite pasirinkti norimus langelius su konkrečia reikšme arba pagal spalvą, arba pagal sąlygą dviem paprastais būdais:
1. Eikite juostelės keliu „Duomenys“ - „Rūšiavimas ir filtravimas“ - „Automatinis filtras“ ( žiūrėkite paveikslėlį straipsnio pradžioje)
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję pasirinkę lentelę, atsidariusiame meniu filtruokite - „Filtras“
Pagrindinės automatinio filtro naudojimo sąlygos:
- Galimybė dirbti tik su pilnu sąrašu. Tie. jei yra du sąrašai, filtro pritaikyti negalima.
- Galite filtruoti pagal du stulpelius. Bet pirmiausia reikia filtruoti vieną, tada antrą.
- Taip pat galite filtruoti duomenis pagal spalvą arba pagal tam tikros frazės dalies turinį.
- Su skaitinėmis reikšmėmis galite atlikti labai įvairias užduotis
Išplėstinis filtras. Kaip filtruoti pagal sąlygas langelyje
Išplėstinis filtras naudojamas sudėtingesnėms pasirinkimo sąlygoms. Naudokite, jei
— vienu metu reikia nustatyti daug sąlygų
- gautą sąrašą reikia rodyti atskiroje vietoje.
Išplėstinio filtro esmė ta, kad gretimoje lentelėje (t2) nurodote visas filtravimo sąlygas (t1) ir parodote jas naujoje lentelėje t3.
Prieš pradėdami dirbti su pažangiu automatiniu filtru, turėsite paruošti lentelę. Tie. perkelkite antraštes esamoje lentelėje į atskirą vietą ir į atskirą stulpelį
Norėdami jį rasti, atidarykite skirtuką „Duomenys“, skyrių „Rūšiavimas ir filtravimas“, spustelėkite mygtuką „Išplėstinė“ ir atsidariusiame lange užpildykite pradinį diapazoną (jei reikia).
Sąlygų diapazonas taip pat turi būti užpildytas (t2). Jei reikia kopijuoti į kitą vietą, pažymėkite atitinkamą žymimąjį laukelį. Antroji lentelė yra lygiai 2 lentelė – sąlygų lentelė, trečioji – tai, kas atsitinka.
Duomenų filtravimas sąraše – tai duomenų atrinkimas pagal duotą kriterijų, t.y. Tai operacija, leidžianti pasirinkti reikiamus duomenis iš turimų.
Naudodami filtrus galite rodyti ir peržiūrėti tik tam tikras sąlygas atitinkančius duomenis. „Excel“ leidžia greitai ir patogiai peržiūrėti reikiamus duomenis iš sąrašo naudojant paprastą komandą - „Automatinis filtravimas“. Sudėtingesnės duomenų bazės užklausos gali būti įgyvendintos naudojant komandą Išplėstinis filtras.
Automatinis filtravimas
Norėdami atlikti automatinį filtravimą, pirmiausia turite nukopijuoti šaltinio duomenų bazę iš lapo „Duomenų skaičiavimas naudojant formules“ į naują „Automatinio filtravimo“ lapą. Tada perkelkite žymeklį į sąrašo sritį ir vykdykite komandą „Duomenys“ - „Filtras“ - „Automatinis filtras“. Dėl šios komandos „Excel“ išskleidžiamuosius sąrašus pateikia tiesiai į sąrašo stulpelių pavadinimus. Paspaudę ant rodyklės galite peržiūrėti galimų atrankos kriterijų sąrašą. Jei mygtukas buvo naudojamas filtrui priskirti, rodyklė tampa mėlyna. Galimos šios kriterijų sąrašo parinktys:
· „Visi“ – pasirinkti visi įrašai;
· „Top 10“ – dialogo lange „Sąlygos nustatymas sąrašui“ pasirinkite tam tikrą skaičių mažiausių arba didžiausių sąrašo elementų, kuriuos norite rodyti;
· „Vertės“ – bus pasirinkti tik tie įrašai, kurie sukuria nurodytą reikšmę šiame stulpelyje;
· „Sąlyga“ – įrašai parenkami pagal vartotojo sugeneruotą sąlygą dialogo lange „Custom AutoFilter“;
· „Tuščia“ – pateikiamos eilutės, kurių stulpelyje nėra duomenų;
· „Netuščias“ – pateikiami tik tie įrašai, kurių stulpelyje yra netuščios eilutės.
Tokiu atveju būtina sudaryti tokias operacijos „Automatinis filtravimas“ sąlygas: lauke „Privalumai“ reikia nustatyti reikšmę „Veteranas arba neįgalus“, o lauke „Šeimos narių skaičius“ – reikia nustatyti sąlygą – „Didesnis arba lygus 3“. Atsižvelgiant į tai, kad filtrai vienu metu įrengiami dviejuose stulpeliuose, įrašų filtravimas bus atliekamas pagal dvi sąlygas vienu metu, tai yra, dėl to bus parenkamos Veteranų ir Neįgaliųjų pašalpos, šeimos narių skaičius. iš kurių didesnis arba lygus 3. Dėl to buvo rasti nuomininkai, atitinkantys minėtas sąlygas. Šis rezultatas pateiktas 4 pav. lentelėje „Automatinis filtravimas“.
Išplėstinis filtras
Filtravimas naudojant išplėstinį filtrą atliekamas naudojant komandą: „Duomenys“ - „Filtras“ - „Išplėstinis filtras“.
Norėdami naudoti komandą „Išplėstinis filtras“, pirmiausia turite sukurti kriterijų lentelę, kurią patalpinsime tame pačiame „Išplėstinio filtro“ darbalapyje kaip ir originalią „Duomenų skaičiavimas pagal formules“ lentelę, bet kad nepaslėptume lapo. filtravimas.
„Išplėstiniame filtre“ ir „Automatiniame filtre“ yra keletas kriterijų tipų parinkčių, tokių kaip:
Palyginimo kriterijus apima tokio tipo operacijas:
· tiksli vertė;
· reikšmės, suformuotos naudojant reliacinius operatorius;
· vertės modelis, įskaitant simbolius arba
Kelias kriterijus – kriterijus, suformuotas keliose skiltyse.
· Jei kriterijai yra nurodyti kiekviename stulpelyje vienoje eilutėje, tada laikoma, kad jie yra saistomi sąlygos IR.
· Jei kriterijai parašyti keliose eilutėse, jie laikomi sujungtais sąlyga ARBA.
Apskaičiuotasis kriterijus – sąlygų srityje eilutėje įrašyta formulė, kuri grąžina loginę reikšmę „TRUE“ arba „FALSE“.
Duomenų filtravimas (atranka). lentelėje leidžia rodyti tik tas eilutes, kurių langelių turinys atitinka nurodytą sąlygą arba kelias sąlygas. Naudodamas filtrus, vartotojas gali patogia forma rodyti arba ištrinti (slėpti) sąrašo įrašus.
Skirtingai nuo rūšiavimo, filtruojant duomenys nepertvarkomi, o tik paslepiami tie įrašai, kurie neatitinka nurodytų atrankos kriterijų.
Pasirinktus įrašus galima suformatuoti arba ištrinti, nukopijuoti į atskirą lentelės sritį, atspausdinti arba naudoti tolesniems skaičiavimams ar diagramoms sudaryti.
Duomenis skaičiuoklėse galima filtruoti dviem būdais: naudojant automatinis filtras arba pažangus filtras.
Duomenų filtravimas naudojant automatinį filtrą. Norėdami atlikti šią operaciją, jums reikia:
1) padėkite žymeklį lentelės viduje;
2) įveskite meniu komandą DUOMENŲÞFiltrasÞAutomatinis filtras;
3) paspaudę rodyklės mygtuką, išplėskite stulpelio, pagal kurį bus atliktas pasirinkimas, sąrašą;
4) nurodykite reikiamas reikšmes arba pasirinkite eilutę "būklė" ir dialogo lange nustatykite pasirinkimo kriterijus Pasirinktinis automatinis filtras.
Konkrečiame stulpelyje įrašų atrankos sąlygas gali sudaryti dvi nepriklausomos dalys, sujungtos logine nuoroda IR/ARBA.
Kiekviena sąlygos dalis gali apimti:
· reikšmė, kurią galima pasirinkti iš sąrašo arba kurioje yra pakaitos simbolių. Ar pakaitos simboliai naudojami kaip žvaigždutė * – tam, kad būtų nurodytas savavališkas simbolių skaičius, ar klaustukas? - pakeisti vieną simbolį;
· ryšio (palyginimo) operatorius. Nurodant atrankos kriterijus galima naudoti šiuos palyginimo operatorius:
Lygu<>Nėra lygus
< Меньше < = Меньше или равно
> Didesnis nei > = Didesnis nei arba lygus
Dėl atsigavimas visos šaltinio lentelės eilutės, turite spustelėti rodyklės mygtuką (mėlyna) ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkti eilutę "Visi" arba paleiskite komandą DUOMENYSÞFiltraiÞRodyti viską.
Dėl atšaukimai filtro režimu, reikia įdėti žymeklį lentelės viduje ir vėl įvesti meniu komandą DUOMENŲ filtrasÞ Automatinis filtras(nuimkite jungiklį).
Filtruokite duomenis naudodami išplėstinį filtrą. Išplėstinis filtras leidžia kurti keli kriterijai pasirinkimus ir atlikti sudėtingesnį skaičiuoklės duomenų filtravimą, nurodant kelių stulpelių atrankos sąlygų rinkinį.
Norėdami filtruoti sąrašo įrašus, išplėstinis filtras suteikia dviejų tipų kriterijus:
· palyginimo kriterijai;
· apskaičiuoti kriterijai.
Įrašų filtravimas naudojant išplėstinį filtrą atliekamas naudojant meniu komandą DUOMENYSÞFiltrasÞIšplėstinis filtras.
Svarbi šio režimo savybė yra ta, kad prieš vykdant pačią filtravimo komandą, būtina sukurti specialią duomenų filtravimo sąlygų nustatymo sritį - atrankos sąlygų diapazonas(kriterijų intervalas).
Sąlygų diapazone turi būti eilutė su stulpelių antraštėmis ir kelios eilutės pasirinkimo sąlygoms nurodyti. Paprastai, norėdami sukurti sąlygų diapazoną, pirmiausia nukopijuokite eilutę su stulpelių antraštėmis į atskirą vietą (kitoje arba tame pačiame darbalapyje – dažniausiai virš originalios lentelės), tada žemiau esančiose eilutėse įveskite atskirų stulpelių pasirinkimo kriterijus.
Tarp pasirinkimo sąlygų verčių ir lentelės turi būti bent viena tuščia eilutė.
Jei atrankos kriterijai (filtravimo sąlygos) įvedami į vieną eilutę skirtingiems stulpeliams, jie laikomi sujungtais sąlyga „IR“. Jei atrankos kriterijai parašyti skirtingose eilutėse, jie laikomi sujungtais sąlyga „ARBA“.
Sugeneravę sąlygų diapazoną su įrašų pasirinkimo kriterijais, užveskite žymeklį lentelės viduje ir įveskite komandą DUOMENYSÞFiltrasÞIšplėstinis filtras ir dialogo lange Išplėstinis filtras nurodykite lentelės langelių diapazoną ir iš anksto sugeneruoto sąlygų diapazono adresą arba pavadinimą.
Įrašus galima filtruoti vietoje arba kartu su filtravimu kopijaį nurodytą dabartinio darbalapio sritį.
Norėdami nukopijuoti filtruotas eilutes į kitą darbalapio sritį, pasirinkite jungiklį Nukopijuokite rezultatus į kitą vietą, eiti į lauką Įdėkite rezultatą į diapazoną ir nurodykite viršutinį kairįjį langelį tos srities, kurioje bus įterpti pasirinkti duomenys.