Duomenų ar įrašų paieškai sąrašuose naudojami filtrai, kurie ekrane rodo tik tam tikras sąlygas atitinkančius įrašus, o redaktorius laikinai paslepia įrašus, kurie neatitinka nurodytų reikalavimų. Rodomi įrašai (eilutės) gali būti formatuojami, redaguojami, spausdinami ir pan.
Filtravimo priemonės apima:
Automatinis filtras (yra du būdai, kaip naudoti automatinio filtro komandą: naudojant "Duomenys" - "Filter" - "AutoFilter" - "išskleidžiamasis automatinio filtro komandų sąrašas" ir naudojant mygtuką "AutoFilter" standartinėje įrankių juostoje)
Išplėstinis filtras („Duomenys“ – „Filtras“ – „Išplėstinis filtras“) Automatinis filtras skirtas paprastoms eilučių pasirinkimo sąlygoms, o išplėstinis filtras – sudėtingesnėms įrašų pasirinkimo sąlygoms. Pasirinkimo sąlyga yra apribojimai, nustatyti įrašų, kuriuos redaktorius pasirenka rodyti ekrane, atrankai.
Automatinio filtro naudojimas įrašams rasti
Prieš naudodami automatinio filtravimo komandą, sąrašo diapazone pasirinkite langelį. Toliau vykdykite komandą „Duomenys“ – „Filtras“ – „Automatinis filtras“, stulpelių antraščių (etikečių) dešinėje atsiras mygtukai su automatinio filtro rodyklėmis (išskleidžiamieji automatinio filtravimo komandų sąrašai).
Spustelėjus automatinio filtro rodyklę rodomas skirtingų filtravimo parinkčių sąrašas ir rūšiavimas didėjančia ir mažėjančia tvarka. Kai atliekamas filtravimas, aktyvaus automatinio filtro rodyklė tampa mėlyna.
Automatinio filtro komandų sąrašas ir jų paskirtis:
Visi- visi įrašai bus rodomi ekrane
Pirmieji 10...- atsidarys dialogo langas „Sąlygos nustatymas sąrašui“, jei stulpelio duomenys yra skaičiai. Naudokite šį langą norėdami greitai peržiūrėti iki dešimties didžiausių ar mažiausių skaičių stulpelyje.
Būklė...– atsidarys dialogo langas „Custom AutoFilter“. Naudodami šį langą galite rūšiuoti įrašus, kurie atitinka vieną ar dvi sąlygas
Unikalūs vardai yra nesikartojančių įrašų sąrašas stulpelio langeliuose. Jei kairiuoju pelės klavišu spustelėsite vieną iš unikalių pavadinimų, redaktorius paslėps eilutes, kuriose nėra pasirinktų duomenų Kad po filtravimo būtų rodomi visi įrašai, reikia spustelėti aktyvų mygtuką ir pasirinkti komandą „Visi“ arba. įvykdykite komandą „Duomenys“ – „Filtras“ – „Rodyti viską“, o norėdami pašalinti automatinį filtrą, meniu „Duomenys“ turite atžymėti komandą „Automatinis filtras“.
Vieną sąlygą atitinkančių įrašų paieškos algoritmas viename stulpelyje
Pasirinkite langelį sąraše
Paspaudus vieną iš unikalių pavadinimų, redaktorius akimirksniu paslėps eilutes, kuriose nėra pasirinktų duomenų. Paveikslėlyje parodytas filtruotas sąrašas pagal stulpelį „Kategorijos“ su pasirinkta pasirinkimo sąlyga „Vartojimo prekės“.
Jei reikia, sąrašą, filtruotą pagal vieną stulpelį, galima filtruoti pagal kitus stulpelius.
Algoritmas, skirtas ieškoti įrašų, atitinkančių vieną ar dvi sąlygas viename stulpelyje
Norėdami ieškoti įrašų pagal dvi sąlygas, naudokite „Custom AutoFilter“:
Pasirinkite langelį sąraše
Vykdykite komandą "Duomenys" - "Filtras" - "Automatinis filtras"
Spustelėkite mygtuką Automatinis filtras stulpelyje, kurį naudojate duomenims filtruoti
Spustelėkite komandą „Sąlyga“, atsidarys dialogo langas „Custom AutoFilter“.
Iš dviejų kairiųjų išskleidžiamųjų sąrašų pasirinkite atitinkamus operatorius, o iš dviejų dešiniųjų išskleidžiamųjų sąrašų pasirinkite reikiamas reikšmes. Tada nustatykite jungiklį į vieną iš dviejų padėčių: "ir", "arba"
Norėdami atlikti filtravimą, spustelėkite mygtuką Gerai. Sąraše bus rodomi įrašai, atitinkantys nurodytus kriterijus. Pavyzdžiui, pasirinksime šias atrankos sąlygas: rodyti sąrašo eilutes, kuriose yra produktai, kurių kainos yra didesnės arba lygios 69,80 UAH ir mažesnės nei 99,99 UAH.
Dialogo lange Pasirinktinis filtras galite pasirinkti šiuos operatorius:
daugiau ar lygus
mažesnis arba lygus Be Be to, galite nurodyti palyginimo operatorius, kurie naudojami filtruojant tekstą: „prasideda“, „neprasideda“, „baigiasi“, „nesibaigia“, „yra“ ir „neturi“. neturi“.
nėra lygus
Paveikslėlyje parodytas filtruotas sąrašas pagal stulpelį „Kaina“ pagal pasirinktas pasirinkimo sąlygas.
Filtruoti pagal pasirinkimą
Filtruoti pagal pasirinkimą yra greitas būdas filtruoti įrašus pagal vieną sąlygą naudojant mygtuką „Automatinis filtras“ standartinėje įrankių juostoje. 
Filtravimo pagal pasirinkimą algoritmas:
Sąraše pasirinkite reikiamą įrašą
Norėdami filtruoti pagal pasirinkimą, spustelėkite mygtuką Automatinis filtras. Redagavimo priemonė įjungs automatinį filtrą ir paslėps eilutes, kuriose nėra pasirinktų duomenų
Filtruokite sąrašą naudodami išplėstinį filtrą
Komanda Išplėstinis filtras naudojama filtruoti pagal sudėtingesnius įrašų pasirinkimo kriterijus nei automatinis filtras, pavyzdžiui, pagal kelis atrankos kriterijus viename stulpelyje, pagal kelias atrankos sąlygas keliuose stulpeliuose arba norint pasirinkti įrašus pagal atrankos kriterijus naudojant formulę. Prieš naudodami komandą „Išplėstinis filtras“, turite paruošti pasirinkimo sąlygas, kurios, kaip taisyklė, turėtų būti dedamos virš sąrašo. Dėl šio reikalavimo sąrašo darbalapyje virš sąrašo turi būti bent trys tuščios eilutės. Be to, tarp sąrašo ir pasirinkimo sąlygų reikšmių turi būti bent viena tuščia eilutė.
Sukurkite daugybę atrankos sąlygų:
Pasirinkite filtruotų sąrašo stulpelių antraštes ir bet kuriuo iš žinomų metodų vykdykite komandą „Kopijuoti“.
Pasirinkite pirmąją eilutę, kad įvestumėte pasirinkimo sąlygas, ir vykdykite komandą „Įterpti“ naudodami bet kurį žinomą metodą
Įveskite reikalingus įrašų pasirinkimo kriterijus eilutėse, esančiose po sąlygų antraštėmis. Paveikslėlyje parodytas pavyzdinis atrankos sąlygų diapazonas: sąrašo eilutėse rodomi konditerijos gaminiai, tokie kaip sausainiai pirmame sandėlyje ir gėrimai ketvirtame sandėlyje.
Sukūrę pasirinkimo sąlygų diapazoną, sąrašui galite taikyti komandą Išplėstinis filtras.
Filtravimo algoritmas naudojant komandą „Išplėstinis filtras“.
Pasirinkite langelį sąraše
Meniu „Duomenys“ pasirinkite komandą „Filtras“ – „Išplėstinis filtras“.
Jei norite, kad redaktorius sąraše rodytų filtro rezultatus, paslėpdamas eilutes, kurios neatitinka pasirinkimo kriterijų, nustatykite jungiklį Apdorojimas į Filtrų sąrašas. Norėdami nukopijuoti filtruotus įrašus į kitą darbalapio sritį, nustatykite apdorojimo jungiklį į Kopijuoti rezultatus į kitą vietą ir nurodykite diapazoną, į kurį norite įdėti rezultatus.
Patikrinkite filtruotų sąrašo langelių šaltinio diapazoną, diapazone turėtų būti visi sąrašo langeliai, įskaitant stulpelio antraštės langelius
Patikrinkite pasirinkimo sąlygų diapazoną, jame turi būti visi pasirinkimo sąlygų diapazono langeliai, atsižvelgiant į stulpelių antraščių langelius
Norėdami atlikti filtravimą, spustelėkite mygtuką Gerai. Sąraše bus rodomi įrašai, atitinkantys nurodytus kriterijus
Paveikslėlyje parodytas „Išplėstinio filtro“ pavyzdys su pasirinktais filtravimo parametrais.
Paveikslėlyje parodytas pavyzdinis filtruotas sąrašas su sąlygų diapazonu virš jo.
Lentelės režimu, kai duomenys rodomi eilučių ir stulpelių formatu, galite tinkinti lentelės išdėstymą, nustatydami norimą stulpelių sudėtį, keisdami stulpelių vietą ir plotį, eilutės aukštį, duomenų šriftą ir kt. užklausos ir formos taip pat gali būti pateikiamos šiuo režimu.
Turėdamas atitinkamas prieigos teises, vartotojas gali redaguoti lentelės duomenis lentelės arba formos režimu, pridėdamas ir ištrindamas įrašus, taip pat atnaujindamas lauko reikšmes.
Peržiūrėdami įrašus lentelės arba formos rodinyje, galite ieškoti įrašų, rūšiuoti įrašus pagal vieną ar daugiau laukų ir filtruoti įrašus pagal nurodytus pasirinkimo kriterijus.
Laukų reikšmių paieška ir pakeitimas
Norėdami ieškoti verčių dabartiniuose arba visuose lentelės laukuose, lentelės arba formos režimu, spustelėkite įrankių juostos mygtuką Rasti arba naudokite meniu komandą Redaguoti | Rasti.
Pasirodžiusiame dialogo lange Ieškokite ir pakeiskite Skirtuke Paieška lauke PavyzdysĮveskite norimą rasti reikšmę lentelės laukuose. Išskleidžiamajame sąraše Ieškoti pasirinkta paieškos sritis. Jei lentelėje nepažymėti jokie stulpeliai, šiame išskleidžiamajame sąraše kaip paieškos sritį galite pasirinkti lauką, kuriame yra žymeklis, arba visą lentelę. Jei lentelėje pasirinkti keli stulpeliai, tai šis sąrašas yra neaktyvus ir automatiškai atliekama paieška tik pasirinktuose stulpeliuose. Išskleidžiamajame sąraše Atsitiktinumas galite pasirinkti verčių sutapimo laipsnį: Nuo lauko pradžios, su bet kuria lauko dalimi, visi laukai.
Pasirinkimu sarasas Žiūrėti lango apačioje leidžia pasirinkti paieškos kryptį, kuri gali įgauti reikšmes Viskas, aukštyn, žemyn.
Jei dialogo lange pasirinksite skirtuką Pakeisti, jį papildys išskleidžiamasis sąrašas Pakeistas, kuri leidžia į rastus laukus įvesti naują reikšmę.
Įrašų rūšiavimas
Rūšiuoti įrašus pagal vieno lauko (rūšiavimo lauko) reikšmes didėjančia arba mažėjančia tvarka galima atlikti tiek lentelės, tiek formos režimu.
Taip pat galite naudoti meniu komandą įrašams rūšiuoti Pranešimai | Rūšiavimas. Norint rūšiuoti formos įrašus pagal kelis laukus, forma turi būti atidaryta duomenų lapo rodinyje. Perjungus į formos režimą, formos įrašai bus peržiūrimi pagal atliktą rūšiavimą.
Naudojant filtrus
Norint peržiūrėti ir taisyti duomenų bazės įrašus, atitinkančius vartotojo nurodytas pasirinkimo sąlygas, pateikiamas lentelių filtravimas. Filtras yra sąlygų rinkinys, taikomas įrašų poaibiui iš lentelės, formos ar užklausos.
Filtruoti pagal pasirinkimą
Paprasčiausias būdas nustatyti įrašų parinkimo sąlygas – paryškinti tam tikrą lauko reikšmę ar jos dalį lentelėje ar formoje. Pažvelkime į šį filtravimo metodą, kaip pavyzdį naudodami mokinių lentelę.
Tarkime, jums reikia rasti visus įrašus apie studentus, kurių pavardės prasideda raide „B“.
Atidarykime mokinio lentelę lentelės režimu. Vieno iš įrašų, kuriame pavardė prasideda šia raide, lauke Pilnas vardas paryškinkime raidę c. Pasirinkite meniu komandą Pranešimai [Filtras | Filtruoti pagal pasirinkimą arba spustelėkite atitinkamą mygtuką lentelės įrankių juostoje lentelės vaizde. Dėl filtravimo lentelėje bus rodomi tik tie įrašai, kuriuose mokinio pavardė prasideda raide „B“.
Dėl filtravimo lentelėje bus rodomi tik tie įrašai, kuriuose mokinio pavardė prasideda raide „B“. Iš rastų duomenų apie mokinius atrinksime gimusius 1977 m.
Įvykdžius komandą, vieno iš įrašų lauke Gimimo data (ddtar) pasirinkite reikšmę 77 Filtruoti pagal pasirinkimą Iš visų poaibyje esančių įrašų lentelėje liks tik tie, kurių lauko reikšmė yra 1977.
Lentelėje arba formoje, kuriai taikomas filtras, įrašo naršymo eilutė rodo nuo [įrašų skaičius] (filtras).
Kiekvienas naujas reikšmės pasirinkimas nustato papildomų sąlygų įrašų pasirinkimui esamu filtru. Taigi šis metodas leidžia ne tik sukurti naują filtrą, bet ir papildyti bet kokiu kitu būdu sukurtą filtrą naujomis pasirinkimo sąlygomis.
Norėdami pasirinkti įrašus, kurių laukuose nėra pasirinktos reikšmės, pasirinkę reikšmę, pasirinkite meniu komandą Pranešimai | Filtras | Išskirti pasirinkimą arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir kontekstiniame meniu pasirinkite komandą Išskirti pasirinkimą. Jei reikia dirbti su visais lentelės įrašais, filtro veiksmą galima atšaukti naudojant komandą Pranešimai | Išimkite filtrą arba spustelėdami atitinkamą mygtuką įrankių juostoje. Tokiu atveju filtras pašalinamas iš lentelės, bet išsaugomas ir bet kuriuo metu gali būti pritaikytas iš naujo naudojant komandą Pranešimai | Taikyti filtrą.
Sukurta vykdant komandą Filtruoti pagal pasirinkimą arba Išskirti pasirinkimą filtras išsaugomas automatiškai, kai įrašote lentelę, užklausą ar formą. Vėlesniuose lentelės atidarymuose šį filtrą galima naudoti dar kartą.
Įprastas ir pažangus filtras.
Be pasirinkimo filtro, galite naudoti dar dviejų tipų filtrus – įprastus ir išplėstinius filtrus.
Įprastas filtras
Įprastas filtras paragino Rašyti | Filtras | Keisti filtrą arba atitinkamą įrankių juostos mygtuką. Šiame lange galite sukurti naują filtrą arba peržiūrėti ir redaguoti anksčiau sukurtą filtrą.
Įvykdžius komandą įprastame filtro lange Filtras Rodo tuščią aktyvaus duomenų bazės objekto lentelę arba formą. Skirtuke Rasti Vertės, pagal kurias bus pasirenkami įrašai, įvedamos į filtro laukus. Vertes galima įvesti iš klaviatūros arba pasirinkti iš sąrašo, kaip parodyta lauke. Įvedus reikšmes į kelis vienos filtro eilutės laukus, pasirenkami įrašai, kuriuose yra visos nurodytos reikšmės. Šiuo atveju nurodytos sąlygos laikomos sujungtomis logine operacija „IR“.
Norėdami nurodyti alternatyvią į rezultatų rinkinį įtrauktų įrašų parinktį, pasirinkite skirtuką Arba apatiniame kairiajame filtro lango kampe. Taip atidaromas naujas filtro laukas, kuriame nurodoma alternatyvi parinktis. Sąlygų rinkinys, įvestas skirtinguose laukuose, yra susietas logine ARBA operacija. Kita alternatyva gali būti nustatyta kitame skirtuke Arba.
Filtras parinks įrašus, kurių laukuose yra visos skirtuke nurodytos reikšmės Rasti ir įrašus, kurių laukuose yra visos skirtuke nurodytos reikšmės Arba. Norėdami atlikti filtravimą, spustelėkite mygtuką Filtro taikymas.
Išplėstinis filtras
Išplėstinis filtras pašaukė komanda Pranešimai | Filtras | Išplėstinis filtras. Tokiu atveju aktyvios lentelės laukų sąrašas rodomas išplėstinio filtro lango viršutinėje dalyje. Lango apačioje jis pasirodo prašymo forma. Į prašymo formos eilutę Laukas Iš sąrašo pele tempiami laukai, kuriuose reikia nustatyti įrašų pasirinkimo sąlygas. Pasirinkimo sąlygos įvedamos į atitinkamą filtro lango lauką. Be to, užklausos forma leidžia pasirinkti vieno ar kelių pasirinktų laukų rūšiavimo tipą Rūšiavimas.
Išsaugomas filtras
Įprasti ir išplėstiniai filtrai, taip pat pasirinkimo filtras išsaugomi automatiškai, kai įrašote lentelę, užklausą ar formą. Kai objektas atidaromas dar kartą, šis išsaugotas filtras yra dabartinis ir gali būti naudojamas komanda Pranešimai | Filtro taikymas. Jei sukuriamas naujas filtras, jis pakeičia bet kurį anksčiau išsaugotą filtrą forma arba objektu duomenų lapo rodinyje. Norėdami sunaikinti įrankių juostoje esantį filtrą Filtras spustelėkite mygtuką Švari anketa ir tada mygtukas Filtro taikymas. Tik tokiu atveju su lentele išsaugotas filtras bus sunaikintas.
Išsaugoma filtrų grupė
Lentelei ar formai patartina paruošti ir išsaugoti kelis filtrus, kuriuos vėliau galima įkelti į filtro langą ir pritaikyti. Norėdami išsaugoti paruoštą filtrą, paleiskite komandą Pranešimai | Filtras | Pakeiskite filtrą arba spustelėkite atitinkamą įrankių juostos mygtuką ir pasirinkite komandą Failas | Išsaugoti kaip užklausą arba spustelėkite atitinkamą įrankių juostos mygtuką Filtras. Norėdami vykdyti komandą, taip pat galite iškviesti kontekstinį meniu, kai aktyvus filtro langas. Atsidariusiame dialogo lange Išsaugoma kaip užklausa laukelyje turite įvesti išsaugoto filtro pavadinimą Prašyti vardo.
Ateityje užuot kurę naują filtrą, galėsite naudoti esamą filtrą. Norėdami tai padaryti, eikite į Keisti filtro režimą ir naudokite komandą Failas | Įkelti iš užklausos. Lange Filtras pritaikytas pasirenkamas norimas filtras.
Galite rodyti informaciją apie vieną / kelis parametrus naudodami duomenų filtravimą programoje "Excel".
Tam yra du įrankiai: automatinis filtras ir išplėstinis filtras. Jie neištrina, o paslepia duomenis, kurie neatitinka sąlygų. Automatinis filtras atlieka paprasčiausias operacijas. Išplėstinis filtras turi daug daugiau galimybių.
„Excel“ automatinis filtras ir išplėstinis filtras
Turiu paprastą lentelę, kuri nėra suformatuota ar paskelbta kaip sąrašas. Pagrindiniame meniu galite įjungti automatinį filtrą.
Jei formatuosite duomenų diapazoną kaip lentelę arba paskelbsite jį kaip sąrašą, automatinis filtras bus nedelsiant įtrauktas.
Naudoti automatinį filtrą paprasta: reikia pasirinkti įrašą su norima reikšme. Pavyzdžiui, rodyti pristatymus į parduotuvę Nr. 4. Pažymėkite varnelę šalia atitinkamos filtravimo sąlygos:
Rezultatą matome iš karto:
Įrankio savybės:
- Automatinis filtras veikia tik nenutrūkstamame diapazone. Skirtingos lentelės tame pačiame lape nefiltruojamos. Net jei jie turi tokio paties tipo duomenis.
- Įrankis viršutinę eilutę traktuoja kaip stulpelių antraštes – šios reikšmės neįtrauktos į filtrą.
- Leidžiama vienu metu taikyti kelias filtravimo sąlygas. Bet kiekvienas ankstesnis rezultatas gali paslėpti įrašus, reikalingus kitam filtrui.
Išplėstinis filtras turi daug daugiau galimybių:
- Galite nustatyti tiek filtravimo sąlygų, kiek reikia.
- Matomi duomenų atrankos kriterijai.
- Naudodamas išplėstinį filtrą, vartotojas gali lengvai rasti unikalias reikšmes kelių eilučių masyve.
Kaip sukurti išplėstinį filtrą „Excel“.
Paruoštas pavyzdys - kaip naudoti išplėstinį filtrą „Excel“:
Pradinėje lentelėje liko tik tos eilutės, kuriose yra reikšmė „Maskva“. Norėdami atšaukti filtravimą, skiltyje „Rūšiuoti ir filtruoti“ turite spustelėti mygtuką „Išvalyti“.
Kaip naudoti išplėstinį filtrą programoje „Excel“.
Apsvarstykite galimybę naudoti išplėstinį filtrą programoje „Excel“, kad pasirinktume eilutes, kuriose yra žodžiai „Maskva“ arba „Riazanė“. Filtravimo sąlygos turi būti nurodytos tame pačiame stulpelyje. Mūsų pavyzdyje - vienas po kito.
Išplėstinio filtro meniu užpildymas:
Gauname lentelę su eilutėmis, parinktomis pagal nurodytą kriterijų:
Stulpelyje „Parduotuvė“ pasirinkite eilutes, kurių vertė yra „Nr. 1“, o išlaidų stulpelyje – „>1 000 000 rublių“. Filtravimo kriterijai turi būti atitinkamuose sąlygų lentelės stulpeliuose. Vienoje eilutėje.
Užpildykite filtravimo parametrus. Spustelėkite Gerai.
Lentelėje palikime tik tas eilutes, kurių stulpelyje „Regionas“ yra žodis „Riazanė“, stulpelyje „Kaina“ – reikšmė „>10 000 000 rublių“. Kadangi atrankos kriterijai priklauso skirtingiems stulpeliams, juos talpiname skirtingose eilutėse po atitinkamomis antraštėmis.
Naudokime įrankį „Išplėstinis filtras“:
Šis įrankis gali dirbti su formulėmis, kurios leidžia vartotojui išspręsti beveik bet kokią problemą, kai pasirenka reikšmes iš masyvų.
Pagrindinės taisyklės:
- Formulės rezultatas yra atrankos kriterijus.
- Parašyta formulė grąžina TRUE arba FALSE.
- Šaltinio diapazonas nurodomas naudojant absoliučias nuorodas, o atrankos kriterijus (formulės pavidalu) nurodomas naudojant santykinius.
- Jei grąžinama TRUE, eilutė bus rodoma pritaikius filtrą. KLAIDA – ne.
Parodykime eilutes, kuriose kiekiai viršija vidurkį. Norėdami tai padaryti, šalia lentelės su kriterijais (I1 langelyje) įveskite pavadinimą „Didžiausias kiekis“. Žemiau yra formulė. Mes naudojame funkciją AVERAGE.
Pasirinkite bet kurį šaltinio diapazono langelį ir paskambinkite „Išplėstinis filtras“. Kaip atrankos kriterijų nurodome I1:I2 (santykinės nuorodos!).
Lentelėje lieka tik tos eilutės, kuriose stulpelio „Kiekis“ reikšmės yra didesnės už vidutines.
Norėdami lentelėje palikti tik nesikartojančias eilutes, lange „Išplėstinis filtras“ pažymėkite langelį šalia „Tik unikalūs įrašai“.
Spustelėkite Gerai. Pasikartojančios eilutės bus paslėptos. Lape liks tik unikalūs įrašai.
Filtras yra greitas ir paprastas būdas rasti duomenų poaibį ir dirbti su juo sąraše. Filtruotame sąraše rodomos tik kriterijus atitinkančios eilutės. Skirtingai nuo rūšiavimo, filtras nekeičia įrašų tvarkos sąraše. Filtruojant laikinai paslepiamos eilutės, kurių nenorite rodyti.
Filtruojant pasirinktas eilutes galima redaguoti, formatuoti, sukurti diagramas ir spausdinti nekeičiant eilučių tvarkos ir jų neperkeliant.
Filtruojant parenkami tik reikalingi duomenys, o likę duomenys paslepiami. Tokiu būdu rodoma tik tai, ką norite matyti, ir tai galima padaryti vienu paspaudimu.
Filtruojant duomenys niekaip nesikeičia. Pašalinus filtrą, visi duomenys vėl rodomi tokia pačia forma, kokia buvo prieš taikant filtrą.
Programoje „Excel“ yra dvi komandos, skirtos sąrašams filtruoti:
- Automatinis filtras, įskaitant filtrą pagal pasirinkimą, kad būtų paprastos pasirinkimo sąlygos.
- Išplėstinis filtras sudėtingesnėms atrankos sąlygoms.
Automatinis filtras
Norėdami įjungti Automatinis filtras reikia pasirinkti bet kurį langelį lentelėje, tada skirtuke Duomenys grupėje Rūšiavimas Ir filtras paspauskite didįjį mygtuką :
Po to lentelės antraštėje kiekvieno stulpelio antraštės dešinėje atsiras rodyklės žemyn mygtukas:
Spustelėjus rodyklę atidaromas atitinkamo stulpelio sąrašo meniu. Sąraše yra visi stulpelio elementai abėcėlės arba skaitmenų tvarka (atsižvelgiant į duomenų tipą), todėl galite greitai rasti reikiamą elementą:
Jei mums reikia filtro tik vienam stulpeliui, likusiuose stulpeliuose neturime rodyti rodyklių mygtukų. Norėdami tai padaryti, prieš paspausdami mygtuką pasirinkite keletą norimo stulpelio langelių kartu su antrašte.
Filtruoti pagal tikslią vertę
Įjungti Automatinis filtras, spustelėkite rodyklės mygtuką ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite reikšmę. Norėdami greitai pažymėti visus stulpelio elementus arba panaikinti visų elementų pasirinkimą, spustelėkite elementą (Pasirinkti viską) :
Tokiu atveju visos eilutės, kurių lauke nėra pasirinktos reikšmės, yra paslėptos.
Atlikdami laboratorinius darbus, pasirinkite filtravimo rezultatą, nukopijuokite jį į kitą lapo vietą ir pasirašykite.
Išjungti Automatinis filtras reikia dar kartą paspausti mygtuką .
Norėdami atšaukti filtro veiksmą neišeidami iš filtravimo režimo, spustelėkite mygtuką ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite elementą (Pasirinkti viską) . Tokiu atveju atsiranda filtro paslėptos lentelės eilutės.
Duomenų filtravimo požymiai
Filtrai slepia duomenis. Būtent tam jie ir sukurti. Tačiau jei duomenų filtravimas nežinomas, gali pasirodyti, kad trūksta kai kurių duomenų. Pavyzdžiui, galite atidaryti kažkieno filtruotą lapą arba net pamiršti, kad anksčiau taikėte filtrą. Taigi, kai lape turite filtrus, galite rasti įvairių vaizdinių užuominų ir pranešimų.
(yra lango apačioje, kairėje). Pradinė būsena:
Iškart po duomenų filtravimo apatiniame kairiajame būsenos juostos kampe rodomas filtro taikymo rezultatas. Pavyzdžiui, " Rasti įrašai: 2 iš 11”:
Eilučių numeriai . Nutrūkstantys eilučių numeriai rodo, kad kai kurios eilutės yra paslėptos, o matomi eilučių numeriai, kurie keičia spalvą, rodo, kad paryškintos eilutės yra filtro pasirinkimo rezultatas.
Rodyklės tipas . Kai automatinio filtro rodyklė filtruotame stulpelyje pasikeičia į, tai rodo, kad stulpelis filtruojamas.
”
"" yra dar vienas universalus filtras, kurį galima pritaikyti stulpeliams su skaičiais arba datomis.
„“ yra labai įprastas pavadinimas. Tiesą sakant, šio filtro galimybės yra daug platesnės. Naudodami šį filtrą galite rasti pirmuosius elementus arba paskutinius elementus (mažiausius arba didžiausius skaičius arba datas). Ir, priešingai nei filtro pavadinimas, gauti rezultatai neapsiriboja pirmaisiais 10 ar paskutiniais 10 elementų. Galima pasirinkti rodomų elementų skaičių nuo 1 iki 500.
“ taip pat leidžia filtruoti duomenis pagal procentą nuo bendro stulpelio eilučių skaičiaus. Jei stulpelyje yra 100 skaičių ir norite peržiūrėti didžiausią penkiolika, pasirinkite 15 proc.
Naudodami filtrą galite rasti produktus su didžiausia arba mažiausia kaina, nustatyti paskutiniu metu priimtų darbuotojų sąrašą arba peržiūrėti mokinių, turinčių geriausius ar prasčiausius pažymius, sąrašą. Norėdami pritaikyti filtrą „“ duomenų stulpeliui ( tik skaičiai arba datos!!!), spustelėkite rodyklę stulpelyje ir pasirinkite elementą Skaitiniai filtrai Toliau :
Po to atsidarys dialogo langas Perdanga sąlygos Autorius sąrašą :
Dialogo lange pasirinkite numerį(eilutės arba procentai), didžiausias arba mažiausias, sąrašo elementai arba % elementų skaičiaus.
Sukurkite savo pasirinktinius filtrus
Pavyzdžiui, turime išvesti tik eilutes, kurių pozicijos prasideda raide " D“. Norėdami tai padaryti, pirmame stulpelyje spustelėkite automatinio filtro rodyklę ir pasirinkite Teksto filtrai , tada tašką pradėti nuo… :
Atsiras dialogo langas (Nesvarbu, kurį elementą pasirinksite dešinėje, vis tiek bus rodomas tas pats dialogo langas.):
Lauke Darbo pavadinimas pasirinkti - pradėti nuo , dešinėje įeiname d:
Lange yra užuomina:
Klaustukas " ? “ reiškia bet kurį simbolį.
Pasirašykite" * “ reiškia bet kokių simbolių seką.
Duomenų apdorojimas duomenų bazėje
Greita duomenų paieška
Prieiga leidžia ieškoti įrašų, kuriuose konkretaus lauko reikšmės visiškai arba iš dalies atitinka tam tikrą reikšmę.
Pavyzdžiui, interneto tiekėjų duomenų bazėje norime rasti įrašą su informacija apie MTU teikėją, bet neprisimename viso jo pavadinimo. Galite įvesti tik dalį vardo ir ieškoti įrašo.
Greita duomenų paieška interneto tiekėjų duomenų bazėje
2. Įveskite komandą [Edit-Find...]. Atsiras dialogo langas Paieška. Lauke Pavyzdys: turite įvesti paieškos tekstą ir lauke Sutapimas: pasirinkite elementą Su bet kuria lauko dalimi.
 |
3. Dėl to įrašas Nr. 3 bus rastas ir pažymėtas kaip aktyvus.
Duomenų paieška naudojant filtrus
Suteikiama daug daugiau duomenų paieškos duomenų bazėje galimybių filtrai. Filtrai leidžia pasirinkti įrašus, kurie atitinka nurodytas sąlygas. Sąlygos įrašams pasirinkti sukuriamos naudojant palyginimo operatorius (=, >,
Paprasti filtrai yra tik vieno lauko įrašų pasirinkimo sąlyga. Sudėtingi filtrai yra keletas sąlygų skirtingiems laukams. Pritaikius sudėtingą filtrą bus pasirinkti tik tie įrašai, kurie vienu metu atitinka visas sąlygas. Galima sakyti, kad sudėtingų filtrų sąlygos yra tarpusavyje susijusios loginio daugybos operacija.
Tarkime, ieškokime optimalaus tiekėjo, tai yra tiekėjo, kuris neima ryšio mokesčio, kurio valandinis įkainis gana mažas (500), turi sparčią interneto prieigą (kanalo greitis >100 Mbit/ s).
Sukurkime sudėtingą interneto tiekėjų duomenų bazės filtrą.
Duomenų paieška naudojant filtrą
1. Atidarykite duomenų bazės lentelę „Internet Providers“ dukart spustelėdami atitinkamą piktogramą duomenų bazės lange.
2. Įveskite komandą [Records-Filter-Change Filter]. Atsidariusiame lentelės lange atitinkamuose laukuose įveskite paieškos terminus. Filtras sukurtas.
Duomenų radimas naudojant užklausas
Prašymai duomenų bazėje ieškokite taip pat, kaip filtrai. Skirtumas tarp jų yra tas, kad užklausos yra nepriklausomi duomenų bazės objektai, o filtrai yra susieti su konkrečia lentele.
Užklausa yra išvestinis lentelės objektas. Tačiau užklausos rezultatas taip pat yra lentelė, tai reiškia, kad užklausos gali būti naudojamos vietoj lentelių. Pavyzdžiui, formą galima sukurti ir lentelei, ir užklausai.
Užklausos leidžia pasirinkti tuos įrašus, kurie atitinka nurodytas sąlygas. Užklausos, pavyzdžiui, filtrai, gali būti paprastos arba sudėtingos. Paprastoje užklausoje yra viena sąlyga, o sudėtingoje užklausoje yra kelios skirtingų laukų sąlygos.
Kurdami užklausą galite pasirinkti ne tik įrašus, bet ir laukus, kurie bus užklausoje.
Sukurkime sudėtingą užklausą, kad nustatytų optimalų tiekėją interneto tiekėjų duomenų bazėje.
Duomenų paieška naudojant užklausą
1. Lange pasirinkite objektų grupę Prašymai ir pasirinkite elementą .
2. Dialogo skydelyje Lentelės pridėjimas Papildyti.
3. Užklausos lange eilutėje Laukas: Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite laukų, kuriems bus nustatytos sąlygos, pavadinimus.
Eilėje Pasirinkimo sąlyga:įveskite pasirinktų laukų sąlygas.
Eilėje Išvestis ekrane: nustatykite laukus, kurie bus pateikti užklausoje.
Praktinės užduotys
3.5. Duomenų bazėse „Užrašų knygelė“ ir „Bibliotekos katalogas“ atlikite įvairaus tipo paieškas: greitai, naudodami filtrą ir užklausą.
3.6. Interneto tiekėjų duomenų bazėje ieškokite tiekėjų, kurie netaiko ryšio mokesčių ir taiko mažiausius valandinius įkainius.
Duomenų rūšiavimas
Duomenų bazėse gali būti šimtai ar tūkstančiai įrašų. Dažnai tenka tvarkyti įrašus, tai yra surikiuoti juos tam tikra seka. Įrašų išdėstymas vadinamas rūšiavimu.
Įrašai rūšiuojami pagal tam tikrą lauką. Šiame lauke esančios reikšmės yra išdėstytos tam tikra tvarka, kuri nustatoma pagal lauko tipą:
- abėcėlės tvarka, jei laukas yra tekstas;
- pagal skaičiaus dydį, jei laukas yra skaitinis;
- pagal datą, jei lauko tipas yra Data Laikas ir taip toliau.
Įrašai gali būti rūšiuojami laukų reikšmių didėjimo arba mažėjimo tvarka. Rūšiavimo proceso metu išlaikomas įrašų vientisumas, tai yra, jie visiškai perkeliami iš vienos lentelės vietos į kitą.
Įrašų rūšiavimas duomenų bazės yra suskirstytos pagal vieno iš laukų reikšmes.
Duomenų bazėje „Interneto tiekėjai“ surūšiuokime, pavyzdžiui, pagal lauką „Kanalo greitis (Mbit/s)“.
Greitas duomenų rūšiavimas
1. Lange Interneto tiekėjai: duomenų bazė objektų grupėje Lentelės pasirinkite lentelę „Interneto teikėjai“ ir spustelėkite mygtuką Atviras.
2. Pasirinkite lauką Kanalo greitis ir įveskite komandą [Records-Sort-Sort Ascending]. Įrašai duomenų bazėje bus rūšiuojami kanalo greičio didėjimo tvarka.
 |
Gali būti įgyvendinta įdėtos rūšys, tai yra rūšiavimas, kuris nuosekliai atliekamas keliuose laukuose. Surūšiavus pagal pirmą stulpelį, atliekamas rūšiavimas pagal antrąjį stulpelį ir pan.
Mūsų atveju – lauke Kanalo greitis, pagal kurį buvo atliktas rūšiavimas, du įrašai (8 ir 7) turi tą pačią reikšmę 10, o du (3 ir 2) – 112. Norėdami surūšiuoti šiuos įrašus, atlikime įdėtą rūšiavimą, pirmiausia pagal „Kanalą Greitis“, tada lauke „Įvesties eilučių skaičius“.
„Access“ leidžia sudėti rūšiavimą naudojant užklausas.
Įdėtas duomenų rūšiavimas naudojant užklausą
1. Lange Interneto tiekėjai: duomenų bazė pasirinkite objektų grupę Prašymai ir pasirinkite elementą Užklausos kūrimas naudojant dizainerį.
2. Dialogo skydelyje Lentelės pridėjimas pasirinkite lentelę „Interneto teikėjai“, kuriai kuriama užklausa. Spustelėkite mygtuką Papildyti.
3. Užklausos lange eilutėje Rūšiavimas: Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite laukų, kuriuose norite nustatyti rūšiavimo tipą, pavadinimus.
Praktinės užduotys
3.7. Atlikite įdėtą rūšiavimą „Internet Providers“ duomenų bazėje pagal laukus „Valandinis tarifas“ ir „Teikėjo pavadinimas“.
Duomenų spausdinimas naudojant ataskaitas
Galite spausdinti lenteles, formas ir užklausas tiesiogiai naudodami komandą [File-Print]. Tačiau norint gražiai spausdinti dokumentus, patartina naudoti pranešimus. Ataskaitos yra išvestiniai duomenų bazės objektai ir yra kuriami remiantis lentelėmis, formomis ir užklausomis.
Sukurkime ataskaitą, kuri gražiai atspausdins interneto tiekėjų duomenų bazę. Panaudokime tai tam Pranešimų vedlys.
Duomenų bazės spausdinimas naudojant ataskaitą
1. Lange Interneto tiekėjai: duomenų bazė pasirinkite objektų grupę Ataskaitos ir pasirinkite elementą Sukurkite ataskaitą naudodami vedlį.
2. Naudodami dialogo skydelių seriją, nustatykite ataskaitos išvaizdos parametrus.
3. Lange Interneto tiekėjai: duomenų bazė spustelėkite mygtuką Žiūrėti. Dokumentas rodomas tokia forma, kuria jį galima atspausdinti.
 |
4. Jei jus tenkina dokumento išvaizda, atspausdinkite jį naudodami komandą [Failas-spausdinti].
Praktinės užduotys
3.8. Sukurkite vizitinės kortelės ataskaitą bloknoto duomenų bazei ir bibliotekos kortelės ataskaitą bibliotekų katalogo duomenų bazei.