Құжаттармен жұмыс істеу пайдаланушылардан, әсіресе кеңсе қызметкерлерінен көп уақыт алады. Бірақ кейбір процестерді автоматтандыру арқылы құжаттармен жұмыс істеу кезінде қол еңбегін айтарлықтай оңтайландыратын көптеген бағдарламалар бар. Бұл шешімдердің көпшілігі пайдалану оңай, өте ыңғайлы және арзан, сондықтан пайдаланушылардың кең ауқымына қол жетімді. Мұндай бағдарламалар осы мақалада талқыланады.
Құжаттарды ұйымдастыру
Көптеген электрондық құжаттармен жұмыс істеуге тура келетін пайдаланушылар каталогтар мен ішкі каталогтардың қатаң жүйесіне қарамастан, дұрыс құжатты табу үшін көп уақытты қажет ететін жағдайды жақсы біледі. Бұл мәселені шешудің нұсқаларының бірі арнайы каталогтау бағдарламасын пайдалану болып табылады, оның негізгі міндеті мәліметтерді ұйымдастыру және сұрыптау болып табылады, ол ақыр соңында қажетті ақпаратты жылдам іздеуді қамтамасыз етеді. Нарықта мұндай каталогтардың алуан түрі бар және олардың барлығы дискілерді, қалталарды және файлдарды немесе кейбір жоғары мамандандырылған ақпаратты (фильмдер, монеталар, маркалар және т.б.) каталогтауға бағытталған. Құжаттарды каталогтау үшін әртүрлі типтегі қалталар мен файлдарды каталогтауға мүмкіндік беретін кез келген әмбебап каталогтар қолайлы. Мұндай шешімдердің ішіндегі ең жақсысы - WhereIsIt пакеті (http://www.whereisit-soft.com/), бірақ ол өте қымбат және оның мүмкіндіктері көптеген пайдаланушылар үшін қажетсіз. Көптеген адамдар үшін WinCatalog Standard бумасын пайдалану жеткілікті болады.
Тағы бір әдіс - байланысты құжаттарды осы құрылымдарға сәйкес деректер файлдарының ішінде сақталған күрделі иерархиялық құрылымды құжаттарға біріктіру. Мұндай құрылымдық құжаттарда құжат ішіндегі құрылымдау және кеңейтілген іздеу мүмкіндіктерінің арқасында қажетті ақпаратты шарлау және табу әлдеқайда ыңғайлы. Сонымен қатар, мұндай құрылымдау сыртқы іздеулерді орындауға және оларға енгізілген мәтіннің фрагменттері негізінде құжаттарды іздеуге мүмкіндік береді. Мысалы, Maple бумасы иерархиялық құрылымды құжаттарды құруға арналған.
WinCatalog стандарты
Әзірлеуші: WinCatalog.com
Тарату мөлшері: 1,62 Мб
Бақылаудағы жұмыс: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
Тарату әдісі: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Бағасы: 200 руб.
WinCatalog Standard – түсінікті орыс тіліндегі интерфейсі бар, қолдануға оңай көп функциялы каталогтауыш (1-сурет). Бума компьютерге қосылуға болатын кез келген сақтау құралдарынан деректерді каталогтауға мүмкіндік береді: иілгіш дискілер, қатты және желілік дискілер, кәдімгі ықшам дискілер мен аудио дискілер, Zip дискілері және т.б. Оның көмегімен сіз орналасқан жеріне қарамастан кез келген қалталар мен файлдарды сұрыптап, реттей аласыз. Каталогқа деректерді қолмен (тікелей виртуалды қалталарға) немесе дискілерді сканерлеу арқылы (сонда орналасқан Zip мұрағаттарын қоса) енгізуге болады - бұл жағдайда бағдарлаудың қарапайымдылығы үшін дискілерден алынған қалталар мен файлдар виртуалды қалталарға сұрыпталғаннан жақсырақ, ол қолдаудың арқасында сүйреп апару операциялары көп уақытты қажет етпейді.
Күріш. 1. WinCatalog стандартты интерфейсі
Жалпы каталогты басқару оңай және ыңғайлы. Деректерді тақырыптық қалталарға бөлу бағдарлауды айтарлықтай жеңілдетеді, ал қалталар мен олардың кірістірілген элементтерін жай сүйреп апару арқылы оңай өзгертуге болады. Кеңейтілген іздеу (аты, түсіндірмесі, өлшемі және өзгерту күні бойынша; 2-сурет), логикалық операцияларды қолдайтын және іздеу үшін белгілі бір қалтаны таңдау мүмкіндігі, сонымен қатар кілт сөздерді ескере отырып (оларды жеке каталог элементтеріне мұқият қосуға болады), қажетті құжатты жылдам табуға мүмкіндік береді , және көшірмелерді табу - коллекциядан қайталанатын элементтерді жою. Құжаттама каталогының барлығын немесе бір бөлігін CVS файлына экспорттау деректерді басқа қолданбадағы (мысалы, MS Excel) өңдеуге мүмкіндік береді, ал HTML файлына экспорттау каталогты басып шығару үшін ыңғайлы.
Күріш. 2. WinCatalog Standard бағдарламасында құжаттарды іздеу
Үйеңкі 6.25
Әзірлеуші: Crystal Office жүйелері
Тарату мөлшері: Maple - 5,3 МБ, Maple Professional - 5,89 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows (барлық нұсқалары)
Тарату әдісі: Shareware (30 күндік демо нұсқасы: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Бағасы: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95
Maple - бұл әр түрлі материалдарды иерархиялық құрылымдарға біріктіруге және ақыр соңында құрылымдық құжаттарды алуға мүмкіндік беретін қолдануға оңай құжат менеджері: бизнес-жоспарлар, есептер, аналитикалық жазбалар, брошюралар және т.б. Мұндай иерархиялық құжат ағаштарында алуан түрлі ақпарат айқынырақ көрсетіледі және кез келген құжатты табу стандартты каталогтаумен салыстырғанда әлдеқайда оңай. Maple бағдарламасында жасалған құжаттарды қарау үшін сізге арнайы қарау құралы, Maple Reader қажет, оны мына жерден тегін жүктеп алуға болады: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 МБ). Пакеттің ыңғайлы интерфейсі бар (3-сурет) және оны үйрену соншалықты оңай, тіпті бағдарламаның орысша локализациясының болмауы да көптеген пайдаланушылар үшін кедергі болмайды, сондықтан бұл шешімді ең кең аудиторияға ұсынуға болады.
Күріш. 3. Maple бағдарламасының интерфейсі
Менеджер екі нұсқада қол жетімді: негізгі Maple және кеңейтілген Maple Professional. Кеңейтілген нұсқаның іргелі айырмашылықтарының арасында құжаттарды іздеу, грамматиканы тексеру, файлдарды шифрлау және иерархиялық құрылымдардың сақтық көшірмесін жасау сияқты қосымша функциялардың болуы болып табылады.
Maple-дегі кез келген құжаттың негізі - түйіндердің иерархиялық ағашы, ішкі түйіндердің ұя салу деңгейі, сондай-ақ олардың саны шексіз. Әрбір түйін тек мәтінді ғана емес (тікелей терілген, алмасу буферінен қойылған немесе RTF, DOC, WRI және HTML пішіміндегі құжаттардан импортталған), сонымен қатар кестелік материалды, графиктерді, қорытынды құжаттың немесе файлдардың негізгі фрагменттеріне сілтемелерді қамтитын жеке құжат болып табылады. , және т.б. Құжаттарды дайындау кезінде мәтінмен жұмыс істеуге арналған функциялардың стандартты жинағын пайдалануға болады: қаріп түрі мен өлшемін өзгерту, тізімдер жасау, абзацтарды пішімдеу, стильдерді пайдалану және т.б. MS Word бағдарламасымен интеграция ендірілген емлені тексеру құралын пайдалануға мүмкіндік береді. Грамматиканы тексеру және тек ағылшын тілінде ғана емес, орыс тілінде де синонимдерді іздеу үшін MS Word. Кірістірілген сақтық көшірме жүйесі иерархиялық құжаттардың қысылған сақтық көшірмелерін жасау мүмкіндігін береді (ZIP және CAB пішімінде). Кірістірілген шифрлау шебері Blowfish криптографиялық алгоритмі арқылы құпия құжаттарды шифрлауға көмектеседі. Ал Finder іздеу модулі аты фрагменті, авторы, түсініктемелері, мазмұны (4-сурет) және т.б. бойынша қажетті құжаттарды жылдам табуға мүмкіндік береді.
Күріш. 4. Құжаттарды мазмұны бойынша іздеу
оларда Maple тіліндегі мәтін
Құжаттарға жылдам қол жеткізу
Құжаттарды компьютерде дайындау технологиясы жасалған құжаттар кейіннен бірнеше рет пайдаланылады деп болжайды. Мысалы, жаңа құжатты әзірлеу кезінде сізге кешегі құжаттан бір немесе екі абзац қажет болуы мүмкін немесе жаңа құжат әдетте ескінің көшірмесі болып табылады, бірақ өзгермелі ақпаратпен және т.б.
Өкінішке орай, пайдаланушы бір күн бұрын жасалған маңызды құжаттың атын әрқашан есіне түсіре алмайды, кейде оны қайдан іздеу керектігі туралы шамалы да ойы болмайды. Әрине, нақты каталогтауды сақтай отырып, құжаттарға мағыналы атаулар беріп, оларды сақтау керек, бірақ, өкінішке орай, бұл асығыс, алаңдататын қоңыраулар және т.б. Нәтижесінде, қажетті құжатты іздеу көп уақытты алуы мүмкін - түптеп келгенде, оны Windows жүйесінде «Бастау» мәзірі арқылы қол жеткізуге болатын соңғы құжаттарға сілтемелер тізімі арқылы аша алатындығыңыз шындық емес. . Бұл тізім мынада:
- 15 құжатпен шектелген - бұл құжаттарды қосу ықтималдығы, мысалы, бір апта бұрын іс жүзінде нөлге тең екенін білдіреді;
- мәтіннің бір бөлігін есте сақтасаңыз, бірақ файл атауын ұмытып қалсаңыз, құжаттың орнын табуға мүмкіндік бермейді;
- аттас, бірақ әртүрлі папкаларда сақталған аттас (бірақ бір уақытта әртүрлі) құжаттарды қамтымайды, бұл, мысалы, оның бірнеше нұсқасын құра отырып, құжатпен бірге жұмыс істегенде маңызды.
Тағы бір мәселе бар - Windows жүйесінде ұсынылған соңғы құжаттар тізімі құпия деректерді тарату арналарының бірі болып табылады, өйткені кез келген пайдаланушы (соның ішінде шабуылдаушы) оны иесінің компьютерлік әрекетінің сипаты туралы білу үшін пайдалана алады. Сондықтан бұл тізімді жүйелі түрде тазалау ұсынылады, мысалы, дискіден «қалаусыз» деректерді жою үшін утилиталарды пайдалану. Нәтижесінде, парадоксальды болып көрінетін жағдай туындайды: егер пайдаланушы қауіпсіздік мақсатында жақында пайдаланылған құжаттар туралы ақпаратты үнемі жойып отырса, онда ол оларға жылдам қол жеткізуден айырылады, ал әйтпесе ол шабуылдаушылардың құрбаны болу қаупі бар. Дегенмен, шығудың жолы бар - сіз соңғы құжаттармен жұмыс істеу тұрғысынан Windows мүмкіндіктерін кеңейтетін мамандандырылған ActualDoc утилитасын пайдалана аласыз.
Қажетті құжат ұзақ уақыт бұрын жасалған болса және сондықтан жақында ашылған құжаттар тізімінде (Windows жүйесінде де, ActualDoc тізімінде де) көрінбесе, онда оны іздеуге жүгінуге тура келеді. Бұл жерде тағы бір мәселе туындайды – әдетте, пайдаланушы құжаттың атын (сонымен қатар оның жасалған күнін) есіне түсірмейді, бірақ ол мәтінде қандай түйінді сөздер пайда болатынын біледі. Бұл құжатты оған енгізілген мәтіннің фрагменттері бойынша іздеу керек дегенді білдіреді - өкінішке орай, бұл тапсырманы Windows-тың кірістірілген құралдарының көмегімен шешуге болады немесе, мысалы, Word, ол өте орташа. Мәселе мынада емес, мұндай іздеу толығымен анық емес және баяу орындалады - кейде сіз мұнымен өмір сүре аласыз. Ең бастысы, барлық файлдар табыла бермейді – іздеу кезінде орыс тілінің морфологиялық ерекшеліктері ескерілмейді, сондықтан ізделетін сөздердің соңы басқа әріппен аяқталатын файлдар табылмай қалады. Сонымен қатар, «Snoop» (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), «Archivarius 3000» және Phoenix Search (http) сияқты мамандандырылған іздеу утилиталары. ://indexlab.net/), орналасқан жеріне қарамастан қажетті құжаттарды жылдам таба алады. Аталмыш шешімдердің ішінде баға/сапа арақатынасы бойынша бізге ең тартымдысы Archivarius 3000 пакеті болып көрінеді.
ActualDoc 3.5
Әзірлеуші: Flexigen бағдарламалық құралы
Тарату мөлшері:Стандартты – 4,1 МБ, Кәсіби – 3,6 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows 2000/XP/2003/Vista
Тарату әдісі:Стандартты - тегін бағдарламалық құрал (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Кәсіби - ортақ бағдарлама (14 күндік демо нұсқасы - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)
Бағасы: Стандартты - тегін, кәсіби - $19,95
ActualDoc — пайдаланылған құжаттарды есте сақтайтын және оларға жылдам және қауіпсіз қол жеткізуді қамтамасыз ететін соңғы құжат менеджері. Бағдарлама қарапайым және интуитивті, орыс тілін қолдайтын ыңғайлы интерфейске ие (5-сурет) және меңгеру үшін іс жүзінде уақытты қажет етпейді, әсіресе ол жан-жақты анықтама жүйесімен бірге болғандықтан, сондықтан таптырмас құрал бола алады. кәсіпқойлар үшін де, үй пайдаланушылары үшін де.
Күріш. 5. ActualDoc бағдарламасының интерфейсі
ActualDoc пайдаланушы белгілеген мерзімде (әдепкі бойынша 60 күн) құжаттардың шектеусіз санын жүктеп алуды қадағалайды, 40-тан астам файл пішімдерін (мәтіндік және графикалық файлдар, MS Office құжаттары және HTML құжаттары, PDF файлдары және т.б.) қолдайды. және олардың кез келгенін жылдам жүктеп алуға мүмкіндік береді. Бағдарлама ортасында қажетті құжатты табу қиын емес. Егер ол жаттап алған құжаттардың шиыршығы салыстырмалы түрде аз болса, құжатты тізімнен тікелей таңдауға болады. Әйтпесе, алдымен ықтимал кандидаттар тізімін сүзгілеу арқылы шектеген дұрысырақ болар еді (уақыт бойынша сүзгілеуге болады). Оаралық, кеңейтім және санат бойынша) немесе құжат атауы бойынша (жалпы) немесе оған енгізілген мәтіннің фрагменті бойынша іздеу (бірақ орыс тіліндегі мәтінді іздеу әрқашан сәтті бола бермейді). Қажетті құжатты жылдам ашудың тағы бір жолы бар - кірістірілген бетбелгілер арқылы (Internet Explorer-дегідей; 6-сурет), оларды жеке жиі қолданылатын құжаттарға тағайындауға және оларға қол жеткізуді айтарлықтай жылдамдатуға болады, өйткені жоқ. іздеу керек. Таңдалған құжат кірістірілген қарау құралында – қарау, іздеу және көшіру үшін, сондай-ақ сыртқы қолданбада – өңдеу үшін қол жетімді және оны толық өңдеу, одан ақпаратты таңдап көшіру немесе құжатты жіберу үшін пайдалануға болады. электрондық пошта. Сонымен қатар, құжаттар тізімінің өзін бейтаныс көздерден жасыруға және құпия сөзбен қорғауға болады - бұл жағдайда жақында пайдаланылған файлдар мәзірде көрсетілмейді. Бастау -> Құжаттар.
Күріш. 6. Құжатты бетбелгі арқылы ашу
ActualDoc ішінде
Пакет екі нұсқада келеді: тегін негізгі стандарт және ақылы кәсіпқой. Тегін нұсқа кірістірілген қарау құралдарында құжаттарды қарауға, іздеу функциясын пайдалануға (нәтижесінде құжаттарды тек көзбен іздеуге, толық немесе сүзілген тізімді қарауға), реттелетін санаттарды жасауға және бетбелгілерді өңдеуге мүмкіндік бермейді.
Archivist 3000 (3,82)
Әзірлеуші: Likasoft
Тарату мөлшері: 3 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Тарату әдісі: Shareware (30 күндік демо нұсқасы - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Бағасы:студенттік лицензия - 195 рубль, жеке лицензия - 295 рубль, коммерциялық лицензия - 900 рубль.
« Archivist 3000 - бұл пайдаланушылардың кең ауқымына бағытталған 18 түрлі тілде (орыс, ағылшын, неміс және француз тілдерін қоса) құжаттарды жылдам іздеуге арналған оңтайлы шешім. Бағдарлама қатты дискіде, желіде және алынбалы дискілерде (CD, DVD, ZIP және т.б.) орналасқан құжаттарға жылдам қол жеткізуді қамтамасыз етеді және барлық танымал құжат түрлерімен (PDF файлдары, MS Office құжаттары, мәтіндік файлдар және т.б.) жұмыс істей алады. ). Ол мұрағаттардан (ZIP, RAR, т.б.), электрондық пошта хабарларында (Outlook, Outlook Express, The Bat!, т.б.) және оларға тіркелген файлдарды іздей алады. Бұған қоса, Lotus Notes және Lotus Domino дерекқорларында және ICQ, Odigo IM және Miranda IM хабар дерекқорларында іздеуге қолдау көрсетіледі.
Кілт сөз немесе кілт сөздер жиынтығы бойынша тұрақты іздеумен қатар, бағдарлама логикалық функцияларды пайдалана отырып кеңейтілген іздеу режимін қолдайды және құжаттарды мазмұны бойынша ғана емес, сонымен қатар файл атауы, өзгерту күні, өлшемі, құжат түрі, кодтау және т.б. бойынша іздей алады. ( 7-сурет). Юникодтың толық қолдауының арқасында іздеулер тек бір тілдегі құжаттарда ғана емес, сонымен қатар көптілді (мысалы, орыс және неміс тілдеріндегі мәтінмен қатар) дұрыс орындалады. Кез келген интернет браузері, мысалы, Internet Explorer арқылы табылған құжаттарға қол жеткізу арқылы Интернет арқылы құжаттарды қашықтан іздеуге болады. Іздеу нәтижелерін таңдаулы құжаттардың ең маңызды (сәйкес) фрагменттері табылған сөздерді бөлектеумен көрсетілген үзінді режимінде және құжаттар туралы қысқаша ақпарат көрсетілген кесте режимінде (8-сурет) көрсетуге болады. оларды сұрыптауға болады.
Күріш. 7. Archivist 3000 ортасында құжаттарды іздеу
Күріш. 8. Іздеу нәтижелерін көрсету опциялары
«Archivarius 3000» ішінде
Стандартты құжаттарды толтыру
Стандартты құжаттарды дайындау өз міндеттерінің бөлігі ретінде сақтандыру компанияларында, банктерде, нотариалдық кеңселерде, әртүрлі қызмет түрлерін ұсынатын компанияларда және т. Әдетте, мұндай құжаттар Word мәтіндік редакторында бастапқы әзірленген негізгі құжаттар негізінде жасалады, онда кейбір ауыспалы ақпарат жай ғана ауыстырылады. Бұл жерде күрделі ештеңе жоқ, бірақ үлкен көлемдегі құжаттамада қателер сөзсіз - сіз, мысалы, деректерді кездейсоқ дұрыс емес жерге енгізе аласыз немесе құжаттың бірнеше сөзін өшіре аласыз және т.б. Сондықтан деректерді енгізу қажет өрістер ғана енгізу үшін ашық, ал қалған барлық мәтін блокталғаны жөн. Әзірлеушілер Word бағдарламасында мұндай құжаттарды жасау мүмкіндігін берді. Тұрақты деректерді өзгертуге тыйым салу үшін ұйымда қолданылатын барлық стандартты құжаттар үшін шаблондар сериясын әзірлеу жеткілікті (команда Құралдар -> Қорғауды орнату -> Пішін өрістеріне деректерді енгізуден басқа кез келген өзгерістерге тыйым салыңыз) және пайдаланушыларды үлгілерді пайдаланып құжаттарды жасауға үйрету. Ауыспалы ақпарат салыстырмалы түрде аз болатын стандартты құжаттар үшін мұндай үлгілер құжаттарды дайындау процесін айтарлықтай жеделдету және қателер қаупін азайту үшін жеткілікті болады.
Дегенмен, тәжірибеде айнымалы ақпарат көлемінің жартысына дейін алатын көптеген стандартты құжаттар қолданылады, ал кейбір айнымалы деректер бір немесе басқа формада бірнеше рет қайталанады (9-сурет) - мысалы, толық аты. әр түрлі жағдайларда енгізілген күндерге немесе сомаларға арналған сөздер және т.б. Бұл жағдайда Word үлгілерін пайдалану көп көмектеспейді, өйткені үлгілерді пайдаланып құжаттарды толтыру көп уақытты алады, өйткені барлық айнымалы деректерді қолмен енгізу керек болады.
Күріш. 9. Көлемі үлкен құжаттың мысалы
айнымалы ақпарат
Стандартты құжаттарды дайындаудың тағы бір ерекшелігі бар – көбінесе бір құжатты емес, бірден бірнеше құжатты дайындау қажет (мысалы, депозитарий ашу туралы банктік шартты ресімдеу үшін үш-төрт шарт түрі қажет. қолы). Осылайша, бірдей ақпаратты әртүрлі құжаттарға енгізуге тура келеді, бұл да көп уақытты алады және сәйкесінше қате жіберу ықтималдығы артады. AutoDoc немесе Blitz Document сияқты стандартты құжаттарды дайындау процесін автоматтандыруға арналған арнайы қолданбаларды пайдаланып, мұндай құжаттарды әлдеқайда жылдам дайындауға болады. Бұл қолданбалар сонымен қатар қарапайым Word үлгілерінен айырмашылығы, бұл үшін берілген өрістерге деректерді енгізуге мүмкіндік беріп қана қоймайды (ол үшін пайдаланушы деректермен пішіндер жинағын толтыруы керек) үлгілерді пайдалануға негізделген. сонымен қатар енгізілген деректерді бағдарламаланған түрде түрлендіруге қабілетті, мысалы, сөздердегі сандарды алмастыра алады, сөздер мен сөз тіркестерінің грамматикалық жағдайларға сәйкес септелуі және т.б. Нәтижесінде қажетті құжаттар тез толтырылады және жіберілетін қателер Word бағдарламасында дәстүрлі түрде дайындалған кездегіден әлдеқайда аз. Сонымен қатар, мамандандырылған шешімдер арқылы стандартты құжаттарды жасау да тартымды, өйткені барлық жасалған құжаттар автоматты түрде каталогталады және болашақта олардың кез келгенін табу қиындық тудырмайды және пайдаланушыдан құжаттарды дайындаудың қыр-сырын білу талап етілмейді, өйткені барлық заңды нюанстар үлгілерде ескерілген.
AutoDoc 1.2
Әзірлеуші: EleWise
Тарату мөлшері: 6 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows 2000/XP/2003
Тарату әдісі:ортақ бағдарламалық қамтамасыз ету (функционалдық шектеулі демо нұсқасы - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Бағасы:«AvtoDoc-Personal» - 1980 рубль, «AvtoDoc-Сервер» - 2980 рубль, «AvtoDoc-Client» - 1490 рубль.
«AutoDoc» – MS Word бағдарламасының көмегімен жасалған үлгілерді пайдаланып стандартты құжаттарды толтыру процесін автоматтандыруға және жылдамдатуға және осы үлгілер арқылы жасалған құжаттар мен жазбалардың мұрағатын жүргізуге мүмкіндік беретін бағдарлама. Ондағы жаңа құжаттарды жасау процесі өте автоматтандырылған – сценарийлердің жалпы тізімінен қалаған бизнес-сценарийді таңдап алу жеткілікті (бизнес-сценарий теңшелген үлгіні білдіреді) және енгізу формасын қажетті деректермен толтырыңыз (Cурет 10). Құрылған құжатты қарауға, сақтауға, басып шығаруға немесе одан әрі өңдеу үшін Word бағдарламасында ашуға болады.
Күріш. 10. «AutoDoc» сценарийін қолданып құжат құру
Кірістірілген сценарийлердің саны аз (11-сурет), бірақ жасау процесі анықтамада егжей-тегжейлі және анық көрсетілген және шебердің толық бақылауында болатын теңшелетін сценарийлермен кеңейтілуі мүмкін, сондықтан қол жетімді пайдаланушылардың көпшілігі. Жаңа сценарийді әзірлеу бес қадамды орындауды қамтиды: сценарий атын енгізу, үлгі жасау, айнымалы мәндерді анықтау, сценарийді орнату және сынау және одан әрі өңдеу үшін сақтау (Cурет 12). Бір қарағанда, үлгіні дайындау кейбір қиындықтарды тудыруы мүмкін, өйткені оны Word бағдарламасында қолмен жасау керек және бұл сценарий тілін білуді талап етеді. Бірақ іс жүзінде бәрі әлдеқайда қарапайым - айнымалы жақшалар ішінде енгізілетінін түсіну жеткілікті, ал олардың алдында $ белгісі қойылған барлық басқа мәтін әдеттегідей басып шығарылады (13-сурет). Жаңа үлгілерді тек нөлден ғана емес, сондай-ақ бар үлгілерге немесе дайын құжаттарға негіздеуге болады - бірінші жағдайда сценарий параметрлерін өзгерту және оны өзгертілген параметрлермен тексеру қажет, ал екіншісінде дайын құжат, өзгеретін ақпаратты айнымалылармен ауыстырыңыз және оны үлгі ретінде бағдарламаны көрсетіңіз. Айнымалылар бірнеше типті болуы мүмкін, соның ішінде:
- деректерді бірден бірнеше өріске енгізіңіз: толық аты-жөні, төлқұжат деректері, ұйым реквизиттері және т.б.;
- мәндер жиынынан айнымалы мәнді таңдау;
- әртүрлі операциялар мен түрлендірулерді орындау: санның немесе соманың ҚҚС пайызын есептеу, санды жолға айналдыру, ағымдағы күнді енгізу және т.б.;
- белгілі бір жағдайда сөзді немесе сөз тіркесін көрсету және т.б.
AutoDoc бизнес-сценарийлері бойынша жасалған құжаттар анық құрылымдалған жазбалар түрінде сақталады, сондықтан кез келген уақытта сүзу немесе іздеу арқылы қажетті құжатты табуға, оны қарауға, басып шығаруға, қайта құруға немесе жоюға болады.
Күріш. 11. Кірістірілген топтардың тізімі бар «AutoDoc» терезесі
іскерлік сценарийлер
Күріш. 12. AutoDoc-та жаңа сценарийді әзірлеу
Күріш. 13. «AutoDoc» бағдарламасындағы үлгі мәтінінің мысалы,
онда төрт айнымалы пайда болады: «сан»,
«ай», «ұйым» және «толық аты»
Бағдарлама екі нұсқада жеткізіледі: бір пайдаланушылық – «AvtoDoc-Personal» және екі модульмен ұсынылған көп пайдаланушы (желі) – «AvtoDoc-Server» және «AvtoDoc-Client». Бір қолданушы нұсқасында жүйенің барлық құрамдас бөліктері жергілікті компьютерде орналасады, ал көп қолданушы нұсқасында серверде сценарийлердің, шаблондардың және жазбалардың деректер базасы орнатылады, ал пайдаланушы компьютерлерінде тек клиент бөлігі ғана болады. серверде сақталған барлық AutoDoc материалдарын пайдалануға мүмкіндік беретін орнатылған.
Блиц-құжат 3.4.1
Әзірлеуші: BlitzSoft
Тарату мөлшері: 991 КБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Тарату әдісі: Shareware (функционалдық шектеулі демо нұсқасы - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Бағасы: 500 руб.
Blitz Document – сценарий үлгілерін пайдаланып стандартты құжаттарды автоматты түрде жасауға арналған шағын бағдарлама. Ол ендірілген үлгілер негізінде құжаттарды жылдам құруға мүмкіндік береді, олардың саны 30-дан астам (14-сурет) немесе кірістірілген үлгілер немесе бос макеттер негізінде әзірленетін теңшелетін сценарийлер. Дайын сценарийді пайдаланып құжатты жасау өте қарапайым - тек сценарий түрін таңдап, пайдаланушыны құжатты дайындаудың барлық кезеңдерінде адалдықпен басқаратын шебердің нұсқауларын орындаңыз (Cурет 15). Дайын құжатты кірістірілген мәтіндік редакторда көруге, басып шығаруға, өңдеуге (айнымалы да, тұрақты деректерді де түзетуге болады) немесе Word бағдарламасында өңдеу үшін ашуға болады.
Күріш. 14. Кірістірілген Blitz Document сценарийлерінің тізімі
Күріш. 15. Сценарийленген құжатты құру
Блиц-құжат
Жасалған үлгілерді әзірлеу біршама күрделірек, бірақ сонымен бірге көптеген пайдаланушылардың мүмкіндіктеріне сәйкес келеді. Рас, бұл мүмкіндікті меңгеру біраз уақытты қажет етеді, өйткені, өкінішке орай, бағдарламаға енгізілген анықтамалық ақпарат жеткілікті түрде дайындалған пайдаланушыларға арналған (ол өте сирек және ешқандай иллюстрациялар мен мысалдарды қамтымайды). Техникалық тұрғыдан алғанда, жаңа үлгіні жасау екі кезеңнен тұрады: негізінде жаңа үлгі әзірленетін кірістірілген үлгіні немесе макетті таңдау және оған енгізілген тұрақты және айнымалы деректерді ретімен реттеу (16-сурет). Тұрақты мәліметтер нақты түрінде енгізіледі, бірақ мәтінге тікелей емес, диалогтық терезелер арқылы енгізіледі. Айнымалылар туралы ақпарат диалог кезінде де реттеледі және енді тікелей енгізілмейді, бірақ бағдарламада қолданылатын сценарий тілін ескере отырып жасалған қойылмалы таңбалары бар айнымалылармен ауыстырылады. Сценарийлер құжатты құру кезінде енгізілген мәтінді бейнелеп қана қоймай, сонымен қатар оны деректерді ауыстыру немесе түрлендіру командалары жүйесі арқылы өзгерте алады. Мысалы, ол қарастырылған:
Күріш. 16. Макет негізінде жаңа шаблонды әзірлеу
Блиц құжатында
- Сөздер мен сөз тіркестерінің грамматикалық жағдайларына қарай септелуі;
- сандарды жолдарға түрлендіру;
- күнтізбелік күндерді жолдарға түрлендіру;
- құқықтық және шаруашылық құжаттарда қолданылатын кез келген есептеулерді жүргізу;
- енгізілген деректердің мәніне байланысты мәтінді өзгерту және т.б.
Blitz Document көмегімен жасалған құжаттар құрылымдық журналдарда сақталады - бұл құжаттамада жылдам шарлауға және қажетті материалдарға, мысалы, оларды басып шығару үшін дерлік қол жеткізуге мүмкіндік береді. Сонымен қатар, құжаттарды виртуалды файлдарға топтастыруға болады, бұл дерекқорда пайда болатын белгілі бір тақырыпқа немесе объектке қатысты материалдарға жылдам қол жеткізуге ыңғайлы.
Сканерленген құжаттардағы OCR мәтіні
Қағаз құжаттарды (кітаптың, газеттің, журналдың немесе факстың беттерін) электронды өңделетін пішімге жиі түрлендіруге тура келетін пайдаланушылар таңбаларды тану жүйесінсіз немесе қағаз құжаттарынан мәтінді автоматты түрде енгізуге арналған OCR (символдарды оптикалық тану) жүйесінсіз жасай алмайды. компьютерге. Теориялық тұрғыдан сіз ABBYY фирмасының FineReader бағдарламасын немесе Cognitive Technologies компаниясының CuneiForm бағдарламасын пайдалана аласыз - екеуі де сенімді жұмыс істейді және тану дәлдігі жоғары. Бірақ FineReader пакетінде үй пайдаланушылары үшін жеңілдетілген және қолжетімді нұсқасы бар, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, бұл оны кеңірек аудитория үшін тартымды етеді.
ABBYY FineReader 8.0
Әзірлеуші: ABBYY бағдарламалық құралы
Тарату мөлшері: 40,5 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP
Тарату әдісі:ортақ бағдарламалық құрал (FineReader Home Edition демо-нұсқасы жоқ, FineReader Professional Edition функционалдық шектеулі демо-нұсқасы - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Бағасы: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.
ABBYY FineReader – кестелерді, суреттерді және мәтінді бағандарға бөлуді дәл беруді қамтамасыз ететін мәтін ғана емес, дизайны да танылатын құжаттарды тану үшін тамаша шешім (Cурет 17). Бағдарламаны пайдалану оңай, көптілді (179 тілге қолдау көрсетіледі) және көп бетті құжаттарды тани алады. Бүкіл құжатты немесе оның жеке беттерін тануға болады. Нәтижені жалпы пішімдердің бірінде сақтауға болады: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT немесе PDF. Қателерді жою үшін тану нәтижелерін қадам бойынша сақтауға болады. Тану нәтижелерін тікелей Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect және Adobe Acrobat бағдарламаларына экспорттау жүзеге асырылды. Кірістірілген емлені тексеру құралы (36 тілге арналған) нәтижені тексеруді жылдамдатуға көмектеседі, ал Microsoft Word бағдарламасымен біріктіру мәтінмен жұмыс істеуге алаңдамай, бағдарламаны Word бағдарламасынан тікелей шақыруға мүмкіндік береді.
Күріш. 17. Құжатты тану нәтижесі
ABBYY FineReader Home Edition нұсқасында
Бағдарлама екі нұсқада ұсынылған: жаңадан бастаушыларға арналған FineReader Home Edition және кәсіпқойларға арналған FineReader Professional Edition. Кәсіби нұсқа тану параметрлерін басқаруға мүмкіндік береді (режимді өзгерту, тануды жаттығу арқылы орындау) және тану функцияларының неғұрлым бай жиынтығына ие (PDF файлдарын, сандық камерамен түсірілген мәтіндерді және т.б. тану). Сонымен қатар, Кәсіби шығарылым әртүрлі сақтау пішімдерін қамтамасыз етеді, штрих-кодтарды тану және Screenshot Reader утилитасының көмегімен скриншоттарды жылдам тану мүмкіндігін қосты.
Құжаттарды PDF форматынан түрлендіру
Бүгінгі күні барлық техникалық құжаттама PDF форматында жеткізіледі, онда құжаттарды қарау үшін тегін Adobe Acrobat Reader утилитасы пайдаланылады. Бірақ өз құжаттарыңызды дайындау немесе PDF форматындағы материалдарды өңдеу кезінде (мысалы, мақала, келісімшарт, есеп және т.б.) PDF файлдарының фрагменттерін жиі пайдалану қажеттілігі туындайды. Бірінші жағдайда PDF файлдарынан мәтіннің және/немесе кескіндердің фрагменттерін шығарып алу қажет болады (теориялық тұрғыдан мұны Acrobat Reader бағдарламасының кірістірілген құралдары арқылы жасауға болады, бірақ өте орташа нәтижелермен). Екінші жағдайда, түпнұсқа құжаттың дизайнын сақтай отырып, PDF құжаттарын өңделетін пішімге (мысалы, Word пішіміне) түрлендіруге тура келеді, бұл тіпті Acrobat Reader бағдарламасында қарастырылмаған. Мұндай жағдайларда арнайы утилиталар көмекке келеді, олардың ішіндегі ең тартымды пакеттері ABBYY PDF Transformer және PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Біз олардың біріншісін қарастырамыз - қымбатырақ болса да, оның орыс тіліндегі интерфейсі бар және PDF файлдарын бірнеше өңделетін пішімдерге түрлендіруге мүмкіндік береді және тек ағылшын тілін ғана емес, орыс тіліндегі мәтінді де дұрыс тани алады.
ABBYY PDF Transformer 2.0
Әзірлеуші: ABBYY бағдарламалық құралы
Тарату мөлшері: 52 МБ
Бақылаудағы жұмыс: Windows 2000 (SP2 немесе одан жоғары)/XP/Server 2003
Тарату әдісі: Shareware (15 күндік демо нұсқасы - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Бағасы: 1490 руб.
ABBYY PDF Transformer – PDF құжаттарын Microsoft Word құжат пішімдеріне (Cурет 18), Excel, сондай-ақ HTML және TXT файлдарына түрлендіруге арналған қызметтік бағдарлама. Пакеттің интуитивті интерфейсі бар және оны пайдалану өте оңай, сондықтан оны тіпті жаңадан бастаған пайдаланушылар да меңгере алады.
ABBYY PDF Transformer кез келген PDF файлдарын, соның ішінде мәтіндік қабаты жоқ файлдарды түрлендіре алады (мұндай файлдар көбінесе сканерленген құжаттардан алынады және мәтіннің суретін көрсетеді) және қолдау көрсетілетін тілдердің кез келген тіркесімін қамтитын PDF файлдарын дұрыс өңдей алады (орыс және орыс тілдерін қоса). ағылшын). Утилита бастапқы құжаттың дизайнын (суреттер, кестелер, бағандардың орналасуы, сілтемелер) дәл сақтайды және түрлендіру және сақтау опцияларын басқаруға мүмкіндік береді. Мысалы, бағдарлама мәтін немесе сурет ретінде қабылдауы керек аймақтарды нақты анықтай аласыз (бұл күрделі дизайны бар PDF файлдары үшін маңызды), дайын құжатты түпнұсқадағыдай дизайнмен немесе баған ретінде сақтай аласыз. мәтіннің (суреті бар немесе суретсіз – міндетті емес) т.б. Қажет болса, жеке беттерді немесе тіпті олардың фрагменттерін таңдап түрлендіруге болады. Сонымен қатар, ABBYY PDF Transformer кері түрлендіруді орындай алады, бұл сізге Microsoft Word құжаттарынан, Excel кестелерінен, PowerPoint презентацияларынан, Visio диаграммаларынан және HTML файлдарынан, сондай-ақ құжатты басып шығаруды қолдайтын кез келген дерлік қолданбадан PDF файлдарын жасауға мүмкіндік береді (бұл ABBYY PDF Transformer 2.0 үшін PDF-XChange виртуалды принтері арқылы жүзеге асырылады).
Журналдардың әртүрлі формалары бар. Көбінесе бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету көп терезелі интерфейсті ұсынады, бұл бағдарламаны бастауды қиындатады.
Мұндай корреспонденциялар журналымен жұмыс істеу пайдаланушыны белгілі бір әрекетті орындау үшін қажетті мәзір элементтерін үнемі іздеуге мәжбүр етеді және бағдарламаның функционалдығы шашыраңқы жаңа терезелерді мезгіл-мезгіл ашып, жабуға мәжбүр етеді.
Кіріс және шығыс құжаттар журналының үлгісі - біздің веб-сайтта ұсынылған электронды журналдың бірқатар артықшылықтары бар. Бағдарламаға тән атау кездейсоқ таңдалмаған. Ыңғайлы ЖУРНАЛөте ыңғайлы: журналды жүргізуге арналған барлық дерлік әрекеттер екі терезеде - негізгі терезеде және әріпті өңдеу терезесінде орындалады.
IN Қолайлы ЖУРНАЛТіпті қатысты дерекқор кестелеріне жаңа жазбаларды қосу үшін жаңа терезені ашудың қажеті жоқ, бірақ бұл да мүмкін.
Хаттарды өңдеу терезесінің құрылымы белгілі бір мекеменің құжат айналымының ерекшеліктерін көрсетеді. Біздің веб-сайтта сіз бухгалтерлік бағдарламаны ұсынылған пішінде жүктей аласыз. Бірақ бағдарлама да болуы мүмкін ұйымыңыздың талаптарына сәйкес ішінара немесе толығымен қайта жасалған.
Құжаттарды тіркеу бағдарламасы
Ыңғайлы XP журналы
Негізгі терезе
Кіріс және шығыс құжаттардың электрондық журналының негізгі терезесі хаттар бойынша ең маңызды ақпаратты қамтитын кесте болып табылады.
Журналдың әрбір жолы белгілі бір әріптің толық суретін алуға мүмкіндік береді.Таңдалған әріппен орындалуы тиіс әрекеттер құралдар тақтасында тікелей қол жетімді және контекстік мәзірде қайталанады. Әріп туралы ақпарат бар жолда тінтуірдің сол жақ батырмасын екі рет басу осы әріпті өңдеуге арналған терезені ашады.
-
Әріпті редакциялау терезесінде бағдарламамен жұмыс істеуді бастағанда сәйкес диалогта таңдалған реляциялық мәліметтер базасының кестелерінің өрістерімен жұмыс істеуге арналған барлық құралдар бар.
Ағымдағы терезеден шықпай-ақ қатысты дерекқор кестелеріне жаңа мәндерді енгізуге болады.
-
Бағдарламаны іске қосқан кезде сізге жұмыс кезінде пайдаланылатын мәліметтер базасын таңдау мүмкіндігі беріледі. Microsoft SQL Server Compact Edition 4 нұсқасы файл пішімімен немесе тікелей Microsoft SQL серверімен жұмыс істей аласыз.
Әдепкі бойынша Microsoft SQL Server Compact Edition файлы таңдалады, ол Convenient Journal бағдарламасымен бірге жеткізіледі және UZh.exe орындалатын файлымен бір қалтада орналасқан. Осылайша, бағдарламамен жұмыс істеуді бастау үшін осы диалогтық терезедегі «Ашу» түймесін басу жеткілікті.
Сондай-ақ бағдарлама жарлығында деректер қоры файлына жолды көрсетуге болады. Мысалы, кілтті пайдаланған кезде -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf"сәйкес жол бағдарламаны іске қосқан кезде дерекқор файлын таңдау өрісінде көрсетіледі.
Басып шығару терезесі
Әріптер журналы бағдарламаның негізгі терезесінен басып шығарылады.
Бухгалтерлік журналды басып шығарған кезде, басып шығару үшін жазбаларды таңдап, кестені парақтың ортасына қоюға болады.Негізгі терезе – Меню
Бағдарламаның негізгі терезесінің құралдар тақтасындағы командалар контекстік мәзірде қайталанады.
Тінтуірдің оң жақ түймешігін басқан кезде курсордың астындағы жолды таңдайсыз.
Негізгі терезе - әріп нөмірі бойынша іздеу
Негізгі терезеде кіріс нөмірі бойынша электрондық пошталарды іздеу және сүзу мүмкіндігі бар.
Кесте сандары іздеу өрісіне енгізілген сандарды қамтитын барлық әріптерді көрсетеді.
Негізгі терезе - контрагент бойынша іздеу
Кіріс нөмірі бойынша іздеуден басқа, енгізілген сөздің бірінші әріптерін пайдаланып іздеу жолын автоматты толтыру арқылы клиент аты бойынша әріпті іздеуге болады.
Іздеу оңтайландырылған және сәйкес дерекқор кестесіндегі барлық бар клиенттер үшін емес, тек нақты әріптермен байланыстырылған клиенттер үшін жүзеге асырылады.
Қарсы тараптар
Дерекқор кестелеріне жаңа жазбаны енгізу мүмкіндігі «Әріпті өңдеу» терезесінің өзінде бар: ашылмалы тізім өрісіне қажетті мәнді енгізу жеткілікті.
Енгізілген мән дерекқорда болмаса, сақтау туралы нұсқау беріледі және расталса, жаңа қор дерекқорда пайда болады және ашылмалы тізімнің мазмұны сәйкесінше жаңартылады.Әріптерді өңдеу терезесі - Өрістер
Өңдеу кезінде өзгертілген өрістер арнайы белгішемен белгіленеді.
Енгізілген өзгерістерді визуалды бақылау әріпті өңдеу формасымен жұмыс істеуді айтарлықтай жеңілдетеді.
Әріпті өңдеу терезесі - Автотолтыру
«Хатты өңдеу» терезесінде шығыс нөмірді автоматты түрде толтыру жүзеге асырылады.
Бұл ретте шығыс нөмір ұйымда қабылданған нөмірлерді беру ережелерін ескере отырып, кіріс нөміріне негізделеді.
Анықтамалар
Дерекқор кестесінің жазбаларын өңдеуге мүмкіндік беретін терезе «Әріпті өңдеу» терезесінен әрбір ашылмалы тізім өрісінің оң жағында орналасқан түймені басу арқылы шақырылады. SQL Server CE дерекқор файлымен жұмыс істегенде, жазбаларды шектеусіз жоюға болады. SQL Express бағдарламасымен жұмыс істегенде тек сыртқы кілтпен байланыспаған жазбаларды жоюға болады.
Негізгі терезе – Экспорттау
Бағдарлама бүкіл журналды немесе тек таңдалған жазбаларды Excel бағдарламасына экспорттауды қамтамасыз етеді. Басып шығару кезінде бір немесе бірнеше жазбаларды таңдауға болады.
Ұйымның кіріс және шығыс хат-хабарлары мен ішкі құжаттарын тіркеуге арналған бағдарлама.
Бағдарламалық құрал өнімін ұйымыңыздың қажеттіліктеріне сәйкес реттеуге болады.
Сіздің компанияңыздың барлық хат-хабарлары туралы ақпарат, сонымен қатар ішкі құжаттар (бұйрықтар, нұсқаулар және т.
Әрбір кіріс, шығыс немесе ішкі құжат туралы барлық ақпарат тиісті құжаттың Карточкасында анық көрсетілген
Құжат нөмірі пішімін кеңсе жұмысында әдеттегідей теңшей аласыз
Күнделікті қарбалас жұмыста орындалмаған құжаттың мерзімін ұмытпайсыз! Сондай-ақ, мұндай құжаттарды іздеу үшін көптеген қағаздарды сұрыптаудың қажеті жоқ - бағдарлама сізді еске салады.
Ескертулерді тек уәкілетті лауазымды тұлғалар алады: ескертулер әрбір пайдаланушы үшін конфигурацияланады. Сондай-ақ еске салғыштарды күнтізбе түрінде қарау мүмкіндігі бар!
Бағдарламамен жұмыс істеуді бастау үшін өткен жылдардағы құжаттарды қолмен енгізудің қажеті жоқ - оларды Excel файлынан автоматты түрде жүктеп алуға болады.
Құжаттар бойынша ыңғайлы топтық жұмыс желі жұмысын қолдаумен және құқықтарды саралау мүмкіндігімен қамтамасыз етілген. «Ұйымдастырушылық құжаттарды тіркеу 4.8» бағдарламасына қол жеткізу және онымен жұмыс істеу қатаң түрде реттеледі: пайдаланушыға рұқсат етілген функцияларға байланысты қол жеткізудің үш деңгейі жүзеге асырылады - әкімшілік, пайдаланушы және тек қарау үшін (өзгертулер енгізу құқығынсыз). Оған қоса, әрбір қатынас деңгейі үшін журналдарға қол жеткізуді дәл реттеуге болады.
Сканермен жұмыс істеуге арналған қолдау түпнұсқалық құжаттардың сканерленген көшірмелерін бағдарламаға оңай жүктеуге мүмкіндік береді, парақты автоматты түрде беруді қолдайтын сканерді пайдаланған кезде ағынмен сканерлеуге болады;
Құжаттардың орындалуына жауапты лауазымды тұлғаларға жаңа тапсырмалардың түсуі туралы уақтылы хабарланады - бағдарламада файлдарды байланыстыру, хабарламаларды сақтау және оларды іздеу мүмкіндігі бар электрондық пошта арқылы хабарламалар жіберу функциялары бар.
Бір бағдарламада кез келген компаниялардың құжаттарын жүргізу: құжаттар бойынша барлық ақпарат бір жерде, ол қолжетімді және ыңғайлы түрде ұсынылады.
«Тек өз құжаттарыңызды көру» функциясы басқа адамдардың құжаттарын қарау және түзету мүмкіндігін болдырмай, орындаушылар арасында құжаттарды бөлуге мүмкіндік береді.
Уақыт өте келе бағдарламалардың файл нұсқаларын автоматты түрде мұрағаттау үшін тегін Автоматты файлдарды мұрағаттау утилитасын пайдалануға болады.
Бағдарламаның тегін нұсқасын орнату үшін:
*Өнімге қолдау онлайн режимінде көрсетіледі.
Бағдарламаның стандартты (SQL емес) нұсқасының 1 жұмыс орнына лицензия шектеусіз тегін беріледі.
Қосымша желілік жұмыс станцияларын сатып алу үшін бізге осы электрондық пошта мекенжайы спам-боттардан қорғалған. Оны көру үшін сізге JavaScript қосулы болуы керек. , онда компанияңыздың атын, өнім атауын («Ұйымдастырушылық құжаттарды тіркеу 4.8») және қосымша жұмыс орындарының санын көрсетіңіз, біз сізге келісім-шарт пен шот-фактураны жібереміз.
Шотты өзіңізге ыңғайлы кез келген жолмен төлеңіз.
Төлегеннен кейін мына электрондық пошта мекенжайына жіберіңіз. Бұл электрондық пошта спам-боттардан қорғалған. Оны көру үшін сізге JavaScript қосулы болуы керек. төлемді растау (көшірме немесе төлем тапсырмасының нөмірі, төлем күні мен сомасы), біз сізге тіркеу кодын және белсендіру кодын жібереміз.
«Ұйымдастырушылық құжаттарды ресімдеу 4.8» бағдарламасының бағасы
Негізгі нұсқа- 1 жұмыс орны - тегін
2-ден 5-ке дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 4000 рубль
6-дан 10-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 3000 рубль
11-ден 20-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 2000 рубль
21 және одан да көп - 1 жұмыс орнына 1000 рубль
Баға калькуляторы
0+1*4000=4000 руб.
0+4*4000+1*3000=19000 руб.
0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 руб.
*Бағаға 1 жылдық телефон және онлайн техникалық қолдау кіреді.
* Диспетчерлік режим бөлек лицензияланған, 1 жылға лицензия құны 4000 рубльді құрайды. «Диспетчер» режимін қосқанда
Деректерді сақтаудың жоғары сенімділігін және қол жеткізу қауіпсіздігін талап ететін ұйымдар үшінақпаратқа, деректерге рұқсатсыз қол жеткізуді жабу, ықтимал кірістірілген деректерді шифрлау, құжаттарды қарау үшін веб-клиентті және құжаттарды қабылдау туралы орындаушыларды хабардар ету және құжаттардың орындалуын бақылау үшін Android қосымшаларын пайдалану мүмкіндігі бар. бағдарламасының нұсқалары Microsoft SQL Server және PostgreSQL үшін ұйымдық құжаттарды тіркеу.
«Ұйымдастырушылық құжаттарды ресімдеу"
SQL нұсқасы:
1. Бағдарламаның демонстрациялық нұсқасын жүктеп алыңыз (MS SQL Server және PostgreSQL үшін орнату файлы) және бағдарламаны орнатыңыз.
2. Бізге сұрау жіберіңіз Бұл электрондық пошта мекенжайы спам-боттардан қорғалған. Оны көру үшін сізге JavaScript қосулы болуы керек. , онда компанияңыздың атын, өнім атауын көрсетіңіз («Ұйымдастырушылық құжаттарды тіркеу 4.8 MS SQL нұсқасы» немесе «4.8 PostgreSQL нұсқасының ұйымдық құжаттарын тіркеу») және жұмыс орындарының санын көрсетіңіз, біз сізге келісім-шарт пен шот-фактураны жібереміз.
3. Шотты өзіңізге ыңғайлы кез келген жолмен төлеңіз.
4. Төлегеннен кейін осы электрондық пошта мекенжайы спам-боттардан қорғалған. Оны көру үшін сізге JavaScript қосулы болуы керек. төлемді растау (көшірме немесе төлем тапсырмасының нөмірі, төлем күні мен сомасы), біз сізге тіркеу кодын және белсендіру кодын жібереміз.
Құжаттардың түпнұсқасы (келісім-шарт, пайдалану құқығын қабылдау-тапсыру актісі, шот-фактура, шот-фактура, лицензиялық шарт) төлегеннен кейін пошта арқылы жіберіледі.
«4.8 MS SQL нұсқасының ұйымдық құжаттарды тіркеу» бағдарламасының бағасы
Негізгі нұсқа- 1 жұмыс орны - 9000 рубль
Қосымша жұмыс станциялары (желілік ынтымақтастық үшін):
2-ден 5-ке дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 6000 рубль
6-дан 10-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 5000 рубль
11-ден 20-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 4000 рубль
21 және одан да көп - 1 жұмыс орнына 3000 рубль
Лицензиялардың құнын есептеу үшін сіз пайдалана аласыз Баға калькуляторы
2 жұмыстың құнын есептеу мысалы:
9000+1*6000=15000 руб.
6 жұмыс үшін шығындарды есептеу мысалы:
9000+4*6000
+1*5000
=38 000 руб.
25 жұмыс орнының құнын есептеу мысалы:
9000
+4*6000
+5*5000+10*4000+5*3000=113000 руб.
Кепілдіктің ұзартылған нұсқасын таңдаған кезде, қосымша қолдау жылының құны лицензия құнының 20% құрайды.
* Лицензия мерзімі шектелмейді.
«Бақылау бөлмесі» 1 ай тегін беріледі, шектеусіз уақыт лицензиясының құны 12 000 рубльді құрайды.
PostgreSQLкоммерциялық Microsoft SQL серверіне лайықты балама болып табылатын еркін таратылатын SQL сервері болып табылады.
«Ұйымдық құжаттарды тіркеу PostgreSQL 4.8 нұсқасы» бағдарламасының бағасы
Негізгі нұсқа- 1 жұмыс орны - 10 000 рубль
Қосымша жұмыс станциялары (желілік ынтымақтастық үшін):
2-ден 5-ке дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 7000 рубль
6-дан 10-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 6000 рубль
11-ден 20-ға дейін қоса алғанда - 1 жұмыс орнына 5000 рубль
21 және одан да көп - 1 жұмыс орнына 4000 рубль
Лицензиялардың құнын есептеу үшін сіз пайдалана аласыз Баға калькуляторы
2 жұмыстың құнын есептеу мысалы:
10000+1*7000=17000 руб.
6 жұмыс үшін шығындарды есептеу мысалы:
10000+4*7000
+1*6000
=44000 руб.
25 жұмыс орнының құнын есептеу мысалы:
10000
+4*7000
+5*6000+10*5000+5*4000=138000 руб.
*Бағаға 1 жылдық телефон және онлайн техникалық қолдау кіреді. Кепілдіктің ұзартылған нұсқасын таңдаған кезде, қосымша қолдау жылының құны лицензия құнының 20% құрайды.
* Лицензия мерзімі шектелмейді.
* Диспетчерлік режим бөлек лицензияланған, 1 жылға лицензия құны 4000 рубльді құрайды. Режимді қосқанда «Бақылау бөлмесі» 1 ай тегін беріледі, шектеусіз уақыт лицензиясының құны 12 000 рубльді құрайды.
Бағдарламаны пайдаланушылар арасында Мәскеу қаласының «Бірегей объектілерді қайта құру және дамыту басқармасы» мемлекеттік унитарлық кәсіпорны, «Ресей Траст банкі» АҚБ, «КБ Финанс Бизнес Банкі» ЖШҚ, «РБА» коммерциялық банкі, «Көп профильді өңдеу компаниясы» ЖШҚ, АҚ «Центромашпроект», «Красногорск зауыты» АҚ «Электродвигатель», Махачкала қаласының «Бірыңғай мемлекеттік тапсырыс беруші-әзірлеуші дирекциясы» Дағыстан Республикасының мемлекеттік коммуналдық мемлекеттік мекемесі және тағы басқалар.
Жалқаулық прогресстің қозғалтқышы деп бекер айтпаған. Өз басым бұл мені күнделікті өмірді жеңілдетудің кейбір жолдарын үнемі іздеуге итермелейді. Бұл маған жаңа ақпаратты қабылдауға бейімделген ішкі радарым көмектеседі. Мені қызықтыратын саладағы жаңалық туралы естіген бойда оның маған пайдалы болатынын бірден тексеруге тырысамын.
Кейде мен саналы түрде ақпаратты ұйымдастырудың шешімдерін іздеймін, олардың ағыны мені күнделікті және сағат сайын басып алады. Содан кейін мен көбірек қазып алуға тырысамын, ең жақсы нұсқаларды таңдап, ең қолайлысына тоқталып, оны ұзақ уақыт пайдалану үшін оларды іс жүзінде сынап көремін.
Ең таңғаларлық нәрсе, бұл бағдарламалар көбінесе өте жақын, сізге тек басқа адам, бос уақыт немесе жеке өзіңіз үшін «Американы ашу» үшін нақты тапсырма қажет. Мен үнемі қолымда бар және тіпті ақшаны да қажет етпейтін ақпаратты ұйымдастыру құралдарына достарымның көзін ашуға тура келетіндіктен, бүгін мен олардың ең күшті үшеуі туралы сөйлескім келеді (менің субъективті пікірім бойынша). Мүмкін олардың кейбіреулері сізге де пайдалы болады.
1. MS OneNoteбұл шынымен де көрінбейтін бағдарлама және алтын олжа. Ол MS Office 2003 бастап Windows кеңсе жиынтығында тұрады, бірақ менің достарымның көпшілігі бұл туралы ештеңе естіген жоқ. Бұл жазу кітапшаларын, бөлімдерді, беттерді және ішкі беттерді жасауға мүмкіндік беретін иерархияның бірнеше деңгейлері бар блокнот бағдарламасы.
Әдетте жұмыс үстелінде және «Менің құжаттарым» ішінде ілінетін кез келген ақпаратты жүйелеу және сақтау үшін қолайлы, ең жақсы жағдайда қалталарға - мәтінге, суреттерге, сілтемелермен, аудио және бейне файлдармен тікелей Интернеттен бүкіл беттерге ұйымдастырылған. Мысалы, сіз оған сақтай аласыз:
- кейінірек таңдау үшін белгілі бір тақырып бойынша ақпарат - егер сіз шаңсорғышты, телефонды, автокөлікті немесе уақытты басқару курстарын таңдасаңыз
- сатып алулар туралы ақпарат - оларды қайдан және қаншаға сатып алғаныңыз, кепілдік мерзімдері
- құжаттар туралы ақпарат, әсіресе кейбір деректерді электронды түрде толтыру қажет болса
- сіздің клиенттеріңіз, студенттеріңіз туралы ақпарат
- рецепттер
- жоспарлары
- кез келген тізімдер:
- тілектер тізімі,
- достарыңыз қуанатын сыйлықтар,
- сіз оқыған немесе оқығыңыз келетін кітаптар
- көргіңіз келетін фильмдер мен алған әсерлеріңіз
- саяхат туралы ақпарат, туристік орау тізімдері
- күнделігіңіз, жадыңызда сақтағыңыз келетін негізгі оқиғалар, саяхаттағы жазбалар
- оқылған кітаптардың жазбалары, курс конспектілері, өз мақалаларыңыз, нобайлар мен эскиздер
- қолөнер идеялары
- файлдарды сырғытыңыз
- сызбалар мен жазбалар
Бағдарламаның мүмкіндіктері шексіз. Сіз «фон» түрін таңдай аласыз, мәтінді барлық мүмкін түрде өңдей аласыз, құсбелгілері бар тізімдер (белгі қою үшін) және қолмен салынған жазбалар жасай аласыз. Сіз тегтерді - кілт сөздерді пайдалана аласыз немесе тек іздеуді пайдалана аласыз.
Android, iOS және OSX үшін нұсқалары бар. Apple әуесқойлары үшін ақылы Outline бағдарламасы да бар: iOS үшін - толық нұсқасы, MacOS үшін тек дайын жазбаларды оқуға арналған нұсқасы әзірге қолжетімді. Оның артықшылығы - ноутбуктерді тек компьютерде сақтауға болады.
Менің ойымша, OneNote бағдарламасының жалғыз лайықты бәсекелесі Evernote. Сіз телефонда немесе планшетте жасыл пілді көрген болуыңыз мүмкін - бұл ол. Бағдарламаның мәні де осындай. Жазбалар сәл басқа форматта берілген. Бастапқыда Интернет арқылы мобильді құрылғылармен синхрондауға бағытталған. Оның тегін есептік жазбасын пайдалануға шектеулері бар. Бірақ бұл бағдарламаны Apple платформаларында да, Android жүйесінің ескі нұсқаларында да пайдалануға болады.
Linux пайдаланушылары әрекет ете алады Негізгі баяндама(Apple ұсынған презентация бағдарламасымен шатастырмау керек) - ыңғайлы, бірақ менің ойымша, оқымаған пайдаланушы үшін алғашқы екеуі сияқты қолайлы емес.
2. Мен жадты картаға түсіру бағдарламаларын екінші маңызды ыңғайлылық деп санаймын - ақыл-ой карталары. Көптеген жылдар бойы мен әртүрлі ақпаратты графикалық түрде көрсету үшін әртүрлі бағдарламаларды қолдандым. Сондай-ақ:
Мақала жоспарлары үшін
кітап конспектілері, лекциялар, емтихан сұрақтарын дайындау үшін
мақсаттарға жету үшін егжей-тегжейлі жоспарлау
іс-шараны жоспарлау
шешімдерді іздеу
Менің ойымша, мұндай бағдарламалардың сөзсіз көшбасшысы Ми менеджері- Бұл ең ыңғайлы бағдарлама, бірақ сонымен бірге ең қымбат. Неғұрлым арзан опция - Xmind. Оның тегін нұсқасы бар - сіз өзіңіздің пайдалануыңыз үшін карталар жасай аласыз, бірақ бағдарламасы орнатылмаған досыңызға көрсету үшін pdf файлына экспорттай алмайсыз.
Ең қолжетімді нұсқа Freemind— бұл тегін, интуитивті және кез келген платформаға жарамды.
3. Мен өте ұзақ уақыт бойы өзіме ыңғайлы біреуін іздедім. жоспарлаушы. Мен өте ұтымды адам болмағандықтан және жоспар бойынша нақты әрекет ете алмайтындықтан, маған тым қарабайыр болмай, орындалмаған нәрселердің зиратына айналмайтын икемді жоспарлау бағдарламасы қажет болды. Бұл жағдайда телефонмен немесе планшетпен синхрондау бірдей маңызды болар еді, осылайша сіз оны жолда қарап шыға аласыз немесе жаңа нәрсе жаза аласыз.
Қазіргі уақытта әр түрлі күрделіліктегі жоспарлаушылардың үлкен саны бар. Бәлкім, менің таңдауым барлық жоспарларын бір жерде бір құрылымда құруды қалайтындар немесе көптеген уақытқа негізделген тапсырмалары бар адамдар үшін жаман шешім болуы мүмкін. Мен қағазда күнделікті жоспарлауды жақсы көремін, сондықтан жоспарлаушы бағдарламасы маған ең алдымен барлық жоспарланған тапсырмаларды шолу ретінде қызмет етеді (шын мәнінде бұл мен үшін Автофокус жүйесінің электрондық нұсқасы).
Сонымен, менің жеңімпазымның есімі Wunderlist. Басында бағдарлама маған өте қарапайым болып көрінді, мен оның қосымша тапсырмалары мен қосымша ақпарат алу үшін кеңістігі бар екенін анықтағанша. Яғни, егер «Тапсырыс» тақырыбында менде «Қажет емес заттарды беріңіз» деген тармақ болса, онда мен заттардың тізімін, сондай-ақ бұл үшін баруға болатын орындардың тізімін жасай аламын.
Бағдарламаның ақылы нұсқасында сіз тіпті файлдарды тіркеп, басқа адамдарға тапсырмалар жібере аласыз. Көптеген адамдар үшін тегін болса да жеткілікті. Бағдарлама тіркелуді сұраса да, сіз бағдарламаның дербес нұсқасын шексіз пайдалана аласыз және компьютер мен телефондағы ақпаратты синхрондауды шешкен кезде ғана тіркеле аласыз.
Wunderlist маңызды оқиғаларды бөлектеуге, мерзімдер мен еске салғыштарды, соның ішінде қайталанатын оқиғаларды белгілеуге мүмкіндік береді.
Бағдарлама Windows, барлық Apple платформалары, Android және веб-қосымша ретінде қол жетімді.
Міне, үздік үштік. Өміріңізді жеңілдету үшін қандай бағдарламаларды қолданасыз?Түсініктемелерде жазыңыз, мен жаңа нәрсені білуге қуанышты боламын.
Құжаттардың мұрағатын жүргізуге арналған бағдарлама. Электрондық құжат айналымы жүйесі. Құжаттардың электронды мұрағаты. Құжаттарды басқару бағдарламасы. құжаттарды есепке алу жүйесі. Ұйымдық құжаттарды ресімдеу.
|
Қағаз және электронды құжат айналымын қамтамасыз ету |
Ұйымдағы құжаттамалық есеп бизнес процесінің маңызды құрамдас бөлігі болып табылады. Электрондық құжат айналымы бағдарламасы ұйымның құжаттарын сақтауды есепке алуды автоматтандыруға және оңтайландыруға ғана емес, сонымен қатар бәсекелестерге қарағанда артықшылықтарға ие болуға мүмкіндік береді, өйткені электрондық құжат мұрағаты арқылы қажетті файлды, келісімді немесе хатты табу өте қарапайым және жылдам болады. Мұрағаттағы құжаттарды жылдам талдасаңыз, ұқсас операцияларды жасау кезінде қателер санын азайтуға болады. Әрбір жаңа құжат үшін бірегей нөмір автоматты түрде жасалады - ұйымның құжаттары осылай тіркеледі.
Құжаттарды есепке алу бағдарламасы әртүрлі критерийлер бойынша ақпаратты лезде іздеу мүмкіндігімен деректер қорында жазбалар түріндегі электрондық құжаттарды сенімді сақтауды қамтамасыз етеді. Құжаттар мұрағаты МЕМСТ, SNIP және ұқсас ережелер мен стандарттар жиынтығымен жұмыс істейтін ұйымдарда абсолютті дәлдік пен міндетті стандарттарға сәйкестік талап етілетін таптырмас бағдарлама болып табылады. Құжаттарды электронды түрде тіркеу сізге көптеген жылдар бұрын олармен жұмыс істеген болсаңыз да, сұраныс бойынша түпнұсқа құжаттарды жылдам беруге мүмкіндік береді - құжат айналымы бағдарламасы бұған көмектеседі. Құжаттарды есепке алу жүйесі мен электронды мұрағат жүйесі қызметтің әртүрлі салаларында таптырмас көмекшілерге айналуда, ал құжаттардың электрондық мұрағатын жасау арнайы бағдарламаны қолдана отырып, тәртіпті қалпына келтіруге шешім қабылдаған компаниялар үшін өте қарапайым міндет болып табылады.
Электрондық құжат айналымы бағдарламасы. Құжаттарды есепке алу бағдарламасының негізгі формасы. Электрондық құжат айналымы барлық қажетті параметрлерді сипаттайтын және құжаттың немесе файлдардың сканерленген көшірмесін қосатын құжат жазбасын жасау арқылы жүзеге асырылады. Бағдарлама құжатты беру журналын, басқа құжаттарды, түсініктемелерді, кескіндер мен сканерлеулерді, физикалық файлдарды (word, excel, pdf және кез келген басқа) құжатпен байланыстыруға мүмкіндік береді.
Бағдарлама толығымен толық шешім емес екенін түсіну маңызды. Бұл мүмкін болатын конфигурацияның мысалы ғана. Барлық ұйымдардың бизнес жүргізудің өзіндік ерекшеліктері бар және қажет емес функцияларды жою және жетіспейтіндерін қосу арқылы бағдарламаны нақты ұйымның қажеттіліктеріне сәйкес өзгертуге болады. Кестелер мен карточка пішіндерінің түрлерін өзгертуге, жаңа каталогтар мен кестелерді қосуға, үлгілер негізінде басып шығарылған пішіндерді жасауға және т.б.
Бағдарламаның скриншоттары
Құжат картасы. Құжаттарды есепке алу бағдарламасы файлдарды тікелей деректер қорында сақтауға мүмкіндік береді 
Суреттерді (фотосуреттер, құжаттарды сканерлеу) тікелей дерекқорда сақтау мүмкіндігі 
Жобалар құжаттарды топқа біріктіруге және құжаттарды бастапқы қабылдау, құжаттарды жылжыту және құжаттарды түпкілікті шығару сияқты кезеңдерді бақылауға мүмкіндік береді. 
Қызметкерлер анықтамалығы 
Мердігерлер мен компаниялардың анықтамалығы. Сіз көптеген құжаттарды контрагентпен байланыстыра аласыз. 
Алғашқы 60 іске қосу үшін бағдарлама ешқандай шектеусіз демонстрациялық режимде жұмыс істейді. 60 рет іске қосылғаннан кейін бағдарлама тегін нұсқа режиміне ауысады. Тегін нұсқаны уақыт шектеусіз пайдалануға болады.
Бағдарламаны сатып алу үшін лицензия түрін таңдау керек. Бір уақыттағы пайдаланушы сеанстарының максималды санына шектеуге байланысты лицензиялар бірнеше түрге бөлінеді - яғни. деректер қорымен бір уақытта жұмыс істейтін қызметкерлер саны. «Пайдаланушылар» каталогындағы пайдаланушылар саны да шектеулі.
| Лицензия | Шектеулер | Бағасы |
| Тегін | Деректер қорымен бір уақытта 1 пайдаланушы жұмыс істей алады. «Пайдаланушылар» каталогында 1 жазба. Кестелерде жаңа бағандар жасай алмайсыз немесе барлардың атын өзгерте алмайсыз. | Тегін |
| Қарапайым | Дерекқормен бір уақытта 3 пайдаланушы жұмыс істей алады. «Пайдаланушылар» каталогында 3 жазба. | 8 000 руб. |
| Ұзартылған | Дерекқормен бір уақытта 6 пайдаланушы жұмыс істей алады. «Пайдаланушылар» каталогында 6 жазба. | 12 000 руб. |
| Кәсіби | Дерекқормен бір уақытта 9 пайдаланушы жұмыс істей алады. «Пайдаланушылар» каталогында 9 жазба. | 16 000 руб. |
| Премиум | Дерекқормен бір уақытта 12 пайдаланушы жұмыс істей алады. «Пайдаланушылар» каталогындағы 12 жазба. | 20 000 руб. |
| Шексіз | шектеусіз. | 30 000 руб. |
Лицензия тек бір рет төленеді. Лицензия белгілі бір компьютерге байланысты емес. Лицензияның қолданылу мерзімі шектеусіз.