Filtar je brz i jednostavan način za pronalaženje podskupa podataka i rad s njima na popisu. Filtrirani popis prikazuje samo retke koji zadovoljavaju kriterije. Za razliku od sortiranja, filtar ne mijenja redoslijed unosa na popisu. Filtriranje privremeno skriva retke koje ne želite prikazati.
Reci odabrani filtriranjem mogu se uređivati, formatirati, stvarati u grafikone i ispisivati bez mijenjanja redoslijeda redaka ili njihovog premještanja.
Filtriranje odabire samo potrebne podatke i skriva preostale podatke. Na ovaj način se prikazuje samo ono što želite vidjeti, a to možete učiniti jednim klikom.
Prilikom filtriranja podaci se ni na koji način ne mijenjaju. Nakon što se filtar ukloni, svi se podaci ponovno pojavljuju u istom obliku u kojem su bili prije primjene filtra.
Excel ima dvije naredbe za filtriranje popisa:
- Autofilter, uključujući filtar prema odabiru, za jednostavne uvjete odabira.
- Napredni filter za složenije selekcijske uvjete.
Autofilter
Kako bi se omogućilo Autofilter morate odabrati bilo koju ćeliju u tablici, a zatim na kartici Podaci u grupi Sortiranje I filtar pritisnite veliki gumb :
Nakon toga, gumb sa strelicom prema dolje pojavit će se u zaglavlju tablice desno od naslova svakog stupca:
Klikom na strelicu otvara se izbornik popisa za odgovarajući stupac. Popis sadrži sve elemente stupca abecednim ili numeričkim redom (ovisno o vrsti podataka), tako da možete brzo pronaći element koji vam je potreban:
Ako trebamo filtar samo za jedan stupac, tada ne moramo prikazati gumbe sa strelicama za preostale stupce. Da biste to učinili, prije nego što pritisnete gumb odaberite nekoliko ćelija željenog stupca zajedno s naslovom.
Filtrirajte po točnoj vrijednosti
Upaliti Autofilter, kliknite gumb sa strelicom i odaberite vrijednost s padajućeg popisa. Da biste brzo odabrali sve elemente stupca ili poništili odabir svih elemenata, kliknite na stavku (Odaberi sve) :
U tom slučaju su skriveni svi redovi čije polje ne sadrži odabranu vrijednost.
Prilikom izvođenja laboratorijskih radova odaberite rezultat filtriranja, kopirajte ga na drugo mjesto na listu i potpišite.
Isključiti Autofilter morate ponovno pritisnuti tipku .
Za poništavanje radnje filtriranja bez napuštanja načina filtriranja kliknite na gumb i odaberite stavku s padajućeg popisa (Odaberi sve) . U tom slučaju pojavljuju se retci tablice skriveni filtrom.
Znakovi filtriranja podataka
Filtri skrivaju podatke. To je upravo ono za što su dizajnirani. Međutim, ako filtriranje podataka nije poznato, može se činiti da neki podaci nedostaju. Možete, na primjer, otvoriti tuđi filtrirani list ili čak zaboraviti da ste sami prethodno primijenili filtar. Dakle, kada imate filtre na listu, možete pronaći različite vizualne znakove i poruke.
(nalazi se u donjem lijevom kutu prozora). Početno stanje:
Odmah nakon filtriranja podataka, u donjem lijevom kutu statusne trake prikazuje se rezultat primjene filtera. Na primjer, " Pronađeni zapisi: 2 od 11”:
Brojevi redaka . Isprekidani brojevi redaka pokazuju da su neki redovi skriveni, dok vidljivi brojevi redaka koji mijenjaju boju pokazuju da su istaknuti redovi rezultat odabira filtra.
Vrsta strelice . Kada se strelica AutoFilter u filtriranom stupcu promijeni u, to znači da je stupac filtriran.
”
“” je još jedan univerzalni filtar koji se može primijeniti na stupce s brojevima ili datumima.
“” je vrlo konvencionalno ime. Zapravo, mogućnosti ovog filtra mnogo su šire. Pomoću ovog filtra možete pronaći ili prve elemente ili posljednje elemente (najmanje ili najveće brojeve ili datume). I, suprotno nazivu filtra, dobiveni rezultati nisu ograničeni na prvih 10 elemenata ili zadnjih 10 elemenata. Broj prikazanih stavki može se odabrati od 1 do 500.
” također vam omogućuje filtriranje podataka prema postotku ukupnog broja redaka u stupcu. Ako stupac sadrži 100 brojeva i želite vidjeti najvećih petnaest, odaberite 15 posto.
Filtar možete koristiti za pronalaženje proizvoda s najvišim ili najnižim cijenama, za određivanje popisa zaposlenika koji su nedavno zaposleni ili za pregled popisa studenata s najboljim ili najlošijim ocjenama. Za primjenu filtra “” na podatkovni stupac ( samo brojevi ili datumi!!!), kliknite strelicu u stupcu i odaberite stavku Numerički filteri Unaprijediti :
Nakon toga otvorit će se dijaloški okvir Prekrivanje Uvjeti Po popis :
U dijaloškom okviru odaberite broj(redovi ili postoci), najveći ili najmanji, elementi popisa ili % od broja elemenata.
Izradite vlastite prilagođene filtre
Na primjer, trebamo ispisati samo retke s pozicijama koje počinju slovom ' D’. Da biste to učinili, kliknite na strelicu automatskog filtra u prvom stupcu i odaberite Filtri teksta , zatim točka poceti sa… :
Pojavit će se dijaloški okvir (Koju god stavku s desne strane odabrali, pojavit će se isti dijaloški okvir.):
U polju Naziv radnog mjesta izabrati – poceti sa , desno ulazimo d:
U prozoru postoji savjet:
Upitnik " ? ” znači bilo koji znak.
znak " * ” označava niz bilo kojih znakova.
Potrebne podatke s popisa možete odabrati pomoću filtriranja, odnosno skrivanjem svih redaka popisa osim onih koji zadovoljavaju navedene kriterije. Da biste koristili funkciju filtriranja, trebate postaviti kursor tablice na jednu od ćelija zaglavlja popisa (u našoj tablici to je raspon A1:U11) i pozvati naredbu Podaci/Filtar/Autofiltar. Nakon aktivacije, u donjem desnom kutu svake ćelije zaglavlja pojavit će se mali kvadrat s padajućom strelicom.
Pogledajmo kako raditi s autofilterom koristeći sljedeći primjer. Odredimo koliko predstavnika jačeg spola radi u poduzeću. Pritisnite gumb filtra koji se nalazi u ćeliji s naslovom Spol i odaberite slovo M (muški) s popisa koji se otvori. Na statusnoj traci pojavit će se poruka Filter: odabir (Slika 4.20). Svi retci koji ne zadovoljavaju navedene kriterije bit će skriveni. Strelica na gumbu popisa postat će plava, što znači da je AutoFilter omogućen za to polje.
Riža. 4.20. Korištenje automatskog filtra za odabir zapisa na temelju "M" (muški)
Ako želite razjasniti koliko je od ovih ljudi šefova, također kliknite gumb za automatsko filtriranje u ćeliji Pozicija i odaberite riječ Šef na odgovarajućem popisu. Na statusnoj traci pojavit će se poruka koja pokazuje koliko redaka zadovoljava navedeni kriterij: Pronađeni zapisi: 2 od 10 (odnosno, odgovor će biti dan odmah). Rezultat je prikazan na sl. 4.21.
Za poništavanje filtriranja na određenom stupcu samo otvorite popis AutoFilter u tom stupcu i odaberite Sve. Međutim, ako je funkcija filtriranja postavljena na više stupaca, morat ćete ponoviti ovu operaciju nekoliko puta. U ovom slučaju bolje je koristiti naredbu Podaci/Filtriraj/Prikaži sve.
Riža. 4.21. Radni list nakon filtriranja popisa zaposlenika prema kriteriju "muški šef"
Funkcija filtriranja radit će ispravno ako budete pažljivi pri unosu podataka. Konkretno, morate osigurati da nema dodatnih razmaka na početku i kraju tekstualnih podataka. Nisu vidljivi na ekranu, ali mogu dovesti do pogrešnih rezultata, a potrebno je puno vremena za njihovo identificiranje.
Filtriranje odabire podatke koji točno zadovoljavaju zadani kriterij. Stoga, ako se umjesto riječi "Head" u stupcu pojavi riječ "Head_", odnosno s razmakom na kraju, Excel te vrijednosti tretira kao različite. Da biste se riješili nedosljednosti ove vrste, kopirajte ćeliju s riječju "Boss" u međuspremnik, aktivirajte filtar za odabir prema "Boss_" i zamijenite netočne vrijednosti sadržajem međuspremnika.
Što učiniti ako iz velike količine informacija trebate pronaći potrebne podatke vezane uz određenu osobu ili datum? I onda ga, na primjer, kopirati na poseban list? Autofilter je najlakše izraditi u Excelu. Posebnost filtra je sakriti količinu informacija koje ne zadovoljavaju vaše zahtjeve i ostaviti samo podatke koje filtar traži. Nizovi koje ispisuje filtar mogu se formatirati, ispisivati, uređivati itd.
Također, jeste li ikada koristili napredni filtar? Vrlo zgodan alat!
Dakle, kako napraviti autofilter u Excelu (odaberite samo potrebne ćelije)?
Željene ćelije s određenom vrijednošću možete odabrati bojom ili uvjetom na dva jednostavna načina:
1. Prateći putanju na vrpci "Podaci" - "Razvrstavanje i filtriranje" - "Automatski filter" ( pogledajte sliku na početku članka)
2. Desnim klikom nakon odabira tablice u izborniku koji se otvori filtrirajte - “Filter”
Osnovni uvjeti za korištenje autofiltera:
- Mogućnost rada samo s kompletnom listom. Oni. ako postoje dva popisa, tada se filtar ne može primijeniti.
- Možete filtrirati prema dva stupca. Ali prvo morate filtrirati jedan, a zatim drugi.
- Također možete filtrirati podatke prema boji ili prema sadržaju nekog dijela fraze.
- Možete raditi vrlo širok raspon zadataka s numeričkim vrijednostima
Napredni filter. Kako filtrirati prema stanju u ćeliji
Napredni filtar koristi se za složenije uvjete odabira. Koristite ga ako
— trebate postaviti veliki broj uvjeta odjednom
- morate pristigli popis prikazati na posebnom mjestu.
Bit naprednog filtera je da u susjednoj tablici (t2) označite sve uvjete filtriranja (t1) i prikažete ih u novoj tablici t3.
Prije rada s naprednim autofilterom morat ćete pripremiti tablicu. Oni. premjestiti naslove u postojećoj tablici na zasebno mjesto iu poseban stupac
Da biste ga pronašli, otvorite karticu "Podaci", odjeljak "Razvrstavanje i filtriranje", kliknite gumb "Napredno" i u prozoru koji se otvori ispunite izvorni raspon (ako je potrebno).
Raspon uvjeta također mora biti popunjen (t2). Ako trebate kopirati na drugo mjesto, odaberite odgovarajući potvrdni okvir. Druga tablica je upravo tablica 2 - tablica uvjeta, treća je ono što se događa.
Filtriranje podataka na listi je odabir podataka prema zadanom kriteriju, tj. Ovo je operacija koja vam omogućuje odabir potrebnih podataka među dostupnima.
Pomoću filtara možete prikazati i vidjeti samo podatke koji zadovoljavaju određene uvjete. Excel vam omogućuje brz i praktičan pregled potrebnih podataka s popisa pomoću jednostavne naredbe - "Automatsko filtriranje". Složeniji upiti baze podataka mogu se implementirati pomoću naredbe Advanced Filter.
Automatsko filtriranje
Kako biste izvršili automatsko filtriranje, prvo morate kopirati izvornu bazu podataka s lista "Izračun podataka pomoću formula" na novi list "Automatsko filtriranje". Zatim postavite kursor u područje popisa i izvršite naredbu “Podaci” - “Filter” - “Autofilter”. Ova naredba uzrokuje da Excel postavlja padajuće popise izravno u nazive stupaca popisa. Klikom na strelicu možete vidjeti popis mogućih kriterija odabira. Ako je gumb korišten za dodjeljivanje filtra, strelica postaje plava. Dostupne su sljedeće opcije popisa kriterija:
· “Sve” - odabrani su svi zapisi;
· “Top 10” - u dijaloškom okviru “Nametanje uvjeta popisu” odaberite određeni broj najmanjih ili najvećih elemenata popisa koje želite prikazati;
· “Vrijednosti” - bit će odabrani samo oni zapisi koji stvaraju navedenu vrijednost u ovom stupcu;
· “Uvjet” - zapisi se odabiru na temelju uvjeta koje je generirao korisnik u dijaloškom okviru “Prilagođeni automatski filtar”;
· “Prazno” - prikazani su retci koji ne sadrže podatke u stupcu;
· “Non-empty” - prikazani su samo oni zapisi koji sadrže neprazne retke u stupcu.
U ovom slučaju potrebno je stvoriti sljedeće uvjete za operaciju “Automatsko filtriranje”: za polje “Benefits” potrebno je postaviti vrijednost “Veteran or Disabled”, a za polje “Broj članova obitelji” morate postaviti uvjet - "Veće ili jednako 3." Sukladno činjenici da su filtri instalirani u dva stupca istovremeno, filtriranje zapisa će se vršiti prema dva uvjeta istovremeno, odnosno kao rezultat će se birati braniteljske i invalidske naknade, broj članova obitelji od kojih je veći ili jednak 3. Kao rezultat toga, pronađeni su najmoprimci koji zadovoljavaju gore navedene uvjete. Ovaj rezultat prikazan je na slici Tablica 4 “Automatsko filtriranje”.
Napredni filter
Filtriranje pomoću naprednog filtra provodi se pomoću naredbe: "Podaci" - "Filter" - "Napredni filtar".
Da biste koristili naredbu "Napredni filtar", prvo morate stvoriti tablicu kriterija, koju ćemo zatim postaviti na isti radni list "Napredni filtar" kao izvornu tablicu "Izračun podataka po formulama", ali tako da ne sakrijete list tijekom filtriranje.
U “Naprednom filteru”, kao iu “Autofilteru”, postoji nekoliko opcija za tipove kriterija, kao što su:
Kriterij usporedbe uključuje sljedeće vrste operacija:
· točna vrijednost;
· vrijednosti formirane pomoću relacijskih operatora;
· obrazac vrijednosti uključujući znakove ili
Višestruki kriterij - kriterij formiran u nekoliko stupaca.
· Ako su kriteriji navedeni u svakom stupcu u jednom retku, tada se smatra da su vezani uvjetom I.
· Ako su kriteriji napisani u više redaka, smatra se da su povezani uvjetom ILI.
Izračunati kriterij - je formula napisana u retku u području uvjeta koja vraća logičku vrijednost "TRUE" ili "FALSE".
Filtriranje (uzorkovanje) podataka u tablici omogućuje prikaz samo onih redaka čiji sadržaj ćelije ispunjava određeni uvjet ili nekoliko uvjeta. Pomoću filtara korisnik može prikazati ili izbrisati (sakrij) unose popisa u prikladnom obliku.
Za razliku od sortiranja, filtriranje ne mijenja redoslijed podataka, već samo skriva one zapise koji ne zadovoljavaju navedene kriterije odabira.
Odabrani zapisi mogu se formatirati ili izbrisati, kopirati u zasebno područje tablice, ispisati ili koristiti za naknadne izračune ili grafikone.
Filtriranje podataka u proračunskim tablicama može se izvršiti na dva načina: pomoću autofilter ili napredni filter.
Filtriranje podataka pomoću autofiltera. Za izvođenje ove operacije potrebno vam je:
1) postavite kursor unutar tablice;
2) unesite naredbu izbornika DATAÞFilterÞAutofilter;
3) klikom na gumb sa strelicom proširite popis stupaca po kojima će se izvršiti odabir;
4) odredite potrebne vrijednosti ili odaberite liniju "stanje" i postavite kriterije odabira u dijaloškom okviru Prilagođeni automatski filtar.
Uvjeti za odabir zapisa u određenom stupcu mogu se sastojati od dva neovisna dijela, povezana logičkom vezom I/ILI.
Svaki dio uvjeta može uključivati:
· vrijednost koja se može odabrati s popisa ili sadržavati zamjenske znakove. Koriste li se zamjenski znakovi kao zvjezdica * - za označavanje proizvoljnog broja znakova ili kao upitnik? - zamijeniti jedan znak;
· operator relacije (usporedbe). Prilikom određivanja kriterija odabira mogu se koristiti sljedeći operatori usporedbe:
Jednako<>Nejednak
< Меньше < = Меньше или равно
> Veće od > = Veće ili jednako
Za oporavak sve retke izvorne tablice, potrebno je kliknuti na gumb sa strelicom (plavo) i odabrati red u padajućem popisu "Svi" ili pokrenite naredbu PODACIÞFilteriÞPrikaži sve.
Za otkazivanja način rada filtera, trebate postaviti pokazivač unutar tablice i ponovno unijeti naredbu izbornika PODACIÞFilterÞ Autofilter(uklonite prekidač).
Filtrirajte podatke pomoću naprednog filtera. Napredni filtar omogućuje vam stvaranje više kriterija odabire i provodi složenije filtriranje podataka proračunske tablice određivanjem skupa uvjeta odabira za nekoliko stupaca.
Za filtriranje unosa popisa, napredni filtar omogućuje upotrebu dvije vrste kriterija:
· kriteriji usporedbe;
· izračunati kriteriji.
Filtriranje zapisa pomoću naprednog filtra vrši se pomoću naredbe izbornika PODACIÞFilterÞNapredni filtar.
Važna značajka ovog načina je da je prije izvršenja same naredbe filtriranja potrebno kreirati posebno područje za postavljanje uvjeta filtriranja podataka - niz uvjeta odabira(interval kriterija).
Raspon uvjeta mora sadržavati redak s naslovima stupaca i nekoliko redaka za specificiranje uvjeta odabira. Obično, da biste stvorili raspon uvjeta, prvo kopirate redak sa zaglavljima stupaca na zasebno mjesto (na drugi ili na isti radni list - obično iznad originalne tablice), zatim unesete kriterije odabira za pojedinačne stupce u retke ispod.
Mora postojati najmanje jedan prazan red između vrijednosti uvjeta odabira i tablice.
Ako su kriteriji odabira (uvjeti filtriranja) uneseni u jednom retku za različite stupce, tada se smatraju povezanim uvjetom “I”. Ako su kriteriji odabira napisani u različitim redovima, smatra se da su povezani uvjetom “ILI”.
Nakon generiranja niza uvjeta s kriterijima za odabir zapisa, postavite kursor unutar tablice i unesite naredbu PODACIÞFilterÞNapredni filtar i u dijaloškom okviru Napredni filter označavaju raspon ćelija tablice i adresu ili naziv prethodno generiranog raspona uvjeta.
Unosi se mogu filtrirati na stranici ili istodobno s filtriranjem kopirati na navedeno područje na trenutnom radnom listu.
Da biste kopirali filtrirane retke u drugo područje radnog lista, odaberite prekidač Kopiraj rezultate na drugo mjesto, idi na teren Stavite rezultat u raspon i označite gornju lijevu ćeliju područja u koje će biti umetnuti odabrani podaci.