Tietojen tai tietueiden etsimiseen luetteloista käytetään suodattimia, jotka näyttävät näytöllä vain tietyt ehdot täyttävät tietueet, ja editori piilottaa tilapäisesti tietueet, jotka eivät täytä määritettyjä vaatimuksia. Näytettäviä tietueita (merkkijonoja) voidaan muotoilla, muokata, tulostaa jne.
Suodatuskeinoja ovat:
Automaattinen suodatus (AutoFilter-komentoa voi käyttää kahdella tavalla: käyttämällä "Data" - "Filter" - "AutoFilter" - "pudotusvalikkoa automaattisesta suodattimesta" ja käyttämällä "AutoFilter" -painiketta vakiotyökalurivillä)
Edistynyt suodatin ("Data" - "Filter" - "Advanced filter") Automaattinen suodatin on tarkoitettu yksinkertaisiin rivien valintaehtoihin ja edistynyt suodatin monimutkaisempiin tietueiden valintaehtoihin. Valintaehto on tietueiden valinnalle asetetut rajoitukset, jotka editori valitsee näytettäväksi näytöllä.
Automaattisen suodattimen käyttäminen viestien etsimiseen
Ennen kuin käytät AutoFilter-komentoa, valitse solu luetteloalueelta. Suorita seuraavaksi komento "Data" - "Filter" - "Automaattinen suodatin". Automaattisen suodattimen nuolilla varustetut painikkeet (automaattisen suodattimen komentojen avattavat luettelot) tulevat näkyviin sarakeotsikoiden (tarrojen) oikealle puolelle.
Automaattisen suodattimen nuolen napsauttaminen näyttää luettelon eri suodatusvaihtoehdoista ja lajittelusta nousevassa ja laskevassa järjestyksessä. Kun suodatus suoritetaan, aktiivisen automaattisen suodattimen nuoli muuttuu siniseksi.
Luettelo automaattisen suodattimen komennoista ja niiden tarkoituksesta:
Kaikki- kaikki merkinnät näkyvät näytöllä
Ensimmäiset 10...- "Ehdon asettaminen luettelolle" -valintaikkuna avautuu, jos sarakkeen tiedot ovat numeroita. Tämän ikkunan avulla voit nopeasti tarkastella sarakkeen kymmentä suurinta tai pienintä numeroa.
Kunto...- "Mukautettu automaattinen suodatin" -valintaikkuna avautuu. Tämän ikkunan avulla voit lajitella tietueita, jotka täyttävät yhden tai kaksi ehtoa
Ainutlaatuisia nimiä on luettelo ei-toistuvista merkinnöistä sarakkeen soluissa. Jos napsautat jotakin yksilöllisistä nimistä hiiren vasemmalla painikkeella, editori piilottaa rivit, jotka eivät sisällä valittuja tietoja. Jotta kaikki tietueet näkyvät suodatuksen jälkeen, sinun on napsautettava aktiivista painiketta ja valittava "Kaikki"-komento tai. suorita "Data" - "Filter" - komento "Näytä kaikki" ja poista automaattinen suodatin poistamalla valinta "Automaattinen suodatin" -komennosta "Data"-valikosta.
Algoritmi yhden ehdon täyttävien tietueiden etsimiseen yhdessä sarakkeessa
Valitse solu luettelosta
Napsauta yhtä yksilöllisistä nimistä, editori piilottaa välittömästi rivit, jotka eivät sisällä valittuja tietoja. Kuvassa on suodatettu luettelo "Categories"-sarakkeesta, jossa on valittuna valintaehto "Kuluttajatuotteet".
Tarvittaessa yhdellä sarakkeella suodatettu luettelo voidaan suodattaa muiden sarakkeiden mukaan.
Algoritmi, jolla etsitään tietueita, jotka täyttävät yhden tai kaksi ehtoa yhdessä sarakkeessa
Voit etsiä tietueita kahden ehdon perusteella käyttämällä "Mukautettua automaattista suodatinta":
Valitse solu luettelosta
Suorita komento "Data" - "Filter" - "Autofilter"
Napsauta AutoFilter-painiketta sarakkeessa, jota käytät tietojen suodattamiseen
Napsauta "Ehto"-komentoa, "Custom AutoFilter" -valintaikkuna avautuu.
Valitse kahdesta vasemmasta avattavasta luettelosta sopivat operaattorit ja kahdesta oikeanpuoleisesta avattavasta luettelosta haluamasi arvot. Aseta sitten kytkin johonkin kahdesta asennosta: "ja", "tai"
Suorita suodatus napsauttamalla OK-painiketta. Listassa näkyvät tietueet, jotka täyttävät määritetyt kriteerit. Valitsemme esimerkiksi seuraavat valintaehdot: näytä luetteloriveillä tuotteita, joiden hinnat ovat suurempia tai yhtä suuria kuin 69,80 UAH ja alle 99,99 UAH.
Mukautettu suodatin -valintaikkunassa voit valita seuraavat operaattorit:
enemmän tai yhtä paljon
pienempi tai yhtä suuri kuin Lisäksi voit määrittää vertailuoperaattoreita, joita käytetään tekstin suodatuksessa: "alkaa", "ei ala", "päättyy", "ei pääty", "sisältää" ja "ei ala" ei sisällä".
ei tasa-arvoinen
Kuvassa on suodatettu lista "Hinta" -sarakkeen mukaan valituissa valintaehdoissa.
Suodata valinnan mukaan
Suodata valinnan mukaan on nopea tapa suodattaa tietueita yhden ehdon mukaan käyttämällä "AutoFilter" -painiketta vakiotyökalurivillä. 
Valinnan perusteella suodatuksen algoritmi:
Valitse haluamasi kohta luettelosta
Napsauta AutoFilter-painiketta suodattaaksesi valinnan mukaan. Editori ottaa automaattisen suodattimen käyttöön ja piilottaa rivit, jotka eivät sisällä valittuja tietoja
Suodata luettelo käyttämällä lisäsuodatinta
Advanced Filter -komentoa käytetään suodattamaan monimutkaisemmilla tietueiden valintakriteereillä kuin automaattisella suodattimella, esimerkiksi useiden valintaehtojen mukaan yhdessä sarakkeessa, useiden valintaehtojen mukaan useissa sarakkeissa tai tietueiden valitsemiseen valintaehtojen mukaan kaavan avulla. Ennen kuin käytät "Advanced Filter" -komentoa, sinun on valmisteltava valintaehdot, jotka on yleensä sijoitettava luettelon yläpuolelle. Tämän vaatimuksen vuoksi luettelolaskentataulukossa on oltava vähintään kolme tyhjää riviä luettelon yläpuolella. Lisäksi luettelon ja valintaehtojen arvojen välissä on oltava vähintään yksi tyhjä rivi.
Erilaisten valintaehtojen luominen:
Valitse suodatettujen luettelosarakkeiden otsikot ja suorita "Kopioi"-komento millä tahansa tunnetuista menetelmistä
Valitse ensimmäinen rivi syöttääksesi valintaehdot ja suorita "Lisää"-komento millä tahansa tunnetuista menetelmistä
Syötä vaaditut kriteerit tietueiden valintaan ehtojen otsikoiden alla oleville riveille. Kuvassa on esimerkki valikoiman valintaehtoja: näytä luettelossa rivejä, jotka sisältävät makeistuotteita, kuten keksejä ensimmäisessä varastossa ja juomia neljännessä varastossa.
Kun olet luonut valikoiman valintaehtoja, voit käyttää luettelossa Advanced Filter -komentoa.
Suodatusalgoritmi "Advanced Filter" -komennolla
Valitse solu luettelosta
Valitse "Data"-valikosta "Suodatin" - "Lisäsuodatin" -komento
Aseta Käsittely-kytkin asentoon Suodatinluettelo, jos haluat editorin näyttävän suodatintulokset luettelossa piilottaen rivit, jotka eivät täytä valintaehtoja. Jos haluat kopioida suodatetut tietueet laskentataulukon toiselle alueelle, aseta Käsittely-kytkin kohtaan Kopioi tulokset toiseen paikkaan ja määritä tulosten sijoitusalue.
Tarkista suodatettujen luettelosolujen lähdealue, alueen tulee sisältää kaikki luettelon solut, mukaan lukien sarakkeen otsikkosolut
Tarkista valintaehtojen alue, sen tulee sisältää kaikki valintaehtoalueen solut ottaen huomioon sarakeotsikoiden solut
Suorita suodatus napsauttamalla OK-painiketta. Luettelossa näkyvät tietueet, jotka täyttävät määritetyt kriteerit
Kuvassa on esimerkki "Lisäsuodattimesta" valituilla suodatusparametreilla.
Kuvassa on näytesuodatettu luettelo, jonka yläpuolella on useita ehtoja.
Taulukkotilassa, jossa tiedot näytetään rivi- ja sarakemuodossa, voit mukauttaa taulukon asettelua asettamalla haluamasi sarakkeiden kokoonpanon, muuttamalla sarakkeiden sijoittelua ja leveyttä, rivin korkeutta, tietofonttia jne. kyselyitä ja lomakkeita voidaan myös esittää tässä tilassa.
Asianmukaisilla käyttöoikeuksilla käyttäjä voi muokata taulukkotietoja taulukko- tai lomaketilassa lisäämällä ja poistamalla tietueita sekä päivittämällä kenttäarvoja
Kun tarkastelet tietueita taulukko- tai lomakenäkymässä, voit etsiä tietueita, lajitella tietueita yhden tai useamman kentän mukaan ja suodattaa tietueita määritettyjen valintaehtojen mukaan.
Arvojen etsiminen ja korvaaminen kentistä
Jos haluat etsiä arvoja taulukon nykyisistä tai kaikista kentistä, taulukko- tai lomaketilassa, napsauta Etsi työkalupalkin painiketta tai käytä valikkokomentoa Muokkaa | löytö.
Näyttöön tulevassa valintaikkunassa Etsi ja vaihda Välilehdellä Hae kentällä Näyte Syötä arvo, jonka haluat löytää taulukon kenttiin. avattavassa luettelossa Etsi hakualue on valittuna. Jos taulukosta ei ole valittu yhtään saraketta, voit valita tämän avattavan luettelon hakualueeksi kentän, johon kohdistin on sijoitettu, tai koko taulukon. Jos taulukosta on valittu useita sarakkeita, tämä luettelo ei ole aktiivinen ja haku suoritetaan automaattisesti vain valituista sarakkeista. avattavassa luettelossa Yhteensattuma voit valita arvojen yhteensopivuusasteen: Kentän alusta, millä tahansa kentän osalla, Koko kentät.
Pudotusvalikosta Näytä ikkunan alareunassa voit valita hakusuunnan, joka voi ottaa arvoja Kaikki, ylös, alas.
Jos valitset valintaikkunassa Korvaa-välilehden, sitä täydentää avattava luettelo Korvattu, jonka avulla voit syöttää uuden arvon löydettyihin kenttiin.
Merkintöjen lajittelu
Tietueiden lajittelu yhden kentän (lajittelukenttä) nousevien tai laskevien arvojen mukaan voidaan tehdä sekä taulukko- että lomaketilassa.
Voit myös käyttää valikkokomentoa tietueiden lajitteluun Viestit | Lajittelu. Lomakkeen merkintöjen lajittelemiseksi useiden kenttien mukaan lomakkeen on oltava auki taulukkonäkymässä. Kun vaihdat lomaketilaan, lomaketietueita tarkastellaan suoritetun lajittelun mukaisesti.
Suodattimien käyttö
Voit tarkastella ja korjata tietokantatietueita, jotka täyttävät käyttäjän määrittämät valintaehdot, taulukkosuodatuksen avulla. Suodattaa on joukko ehtoja, joita sovelletaan taulukon, lomakkeen tai kyselyn tietueiden osajoukkoon.
Suodata valinnan mukaan
Yksinkertaisin tapa asettaa tietueiden valinnan ehdot on korostaa tietty kentän arvo tai osa siitä taulukossa tai lomakkeessa. Tarkastellaan tätä suodatusmenetelmää esimerkkinä opiskelijataulukosta.
Oletetaan, että sinun on löydettävä kaikki tietueet opiskelijoista, joiden sukunimet alkavat kirjaimella "B".
Avataan opiskelijataulukko taulukkotilassa. Korostetaan c-kirjain yhden tietueen Koko nimi -kentässä, jossa sukunimi alkaa tällä kirjaimella. Valitse valikon komento Viestit [Suodatin | Suodata valinnan mukaan tai napsauta vastaavaa painiketta Taulukko-työkalupalkissa taulukkonäkymässä. Suodatuksen seurauksena taulukossa näkyvät vain ne tietueet, joissa opiskelijan sukunimi alkaa kirjaimella "B".
Suodatuksen seurauksena taulukossa näkyvät vain ne tietueet, joissa opiskelijan sukunimi alkaa kirjaimella "B". Opiskelijoista löydetyistä tiedoista valitaan vuonna 1977 syntyneet.
Valitse jonkin tietueen Syntymäpäivä (ddtar) -kenttään arvo 77 komennon suorittamisen jälkeen Suodata valinnan mukaan Kaikista osajoukon tietueista taulukkoon jäävät vain ne, joiden kentän arvo on 1977.
Taulukossa tai lomakkeessa, johon käytetään suodatinta, tietueen navigointirivi osoittaa alkaen [tietueiden määrä] (suodatin).
Jokainen uusi arvon valinta asettaa lisäehtoja olemassa olevan suodattimen tietueiden valinnalle. Näin ollen tällä menetelmällä ei vain luoda uutta suodatinta, vaan myös täydentää millä tahansa muulla menetelmällä luotua suodatinta uusilla valintaehdoilla.
Jos haluat valita tietueita, joiden kentät eivät sisällä valittua arvoa, valitse arvon valinnan jälkeen valikkokomento Viestit | Suodatin | Sulje pois valinta tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento pikavalikosta Sulje pois valinta. Jos sinun on työskenneltävä kaikkien taulukon tietueiden kanssa, suodatustoiminto voidaan peruuttaa komennolla Viestit | Poista suodatin tai napsauttamalla vastaavaa painiketta työkalupalkissa. Tässä tapauksessa suodatin poistetaan taulukosta, mutta tallennetaan, ja se voidaan milloin tahansa ottaa uudelleen käyttöön komennolla Viestit | Käytä suodatinta.
Luotu komennon suorittamalla Suodata valinnan mukaan tai Sulje pois valinta suodatin tallennetaan automaattisesti, kun tallennat taulukon, kyselyn tai lomakkeen. Tätä suodatinta voidaan käyttää uudelleen taulukon myöhemmissä avauksissa.
Tavallinen ja edistynyt suodatin.
Valintasuodattimen lisäksi voit käyttää kahta muuta suodatinta - tavallista ja edistynyttä suodatinta.
Tavallinen suodatin
Tavallinen suodatin kutsui Write | Suodatin | Vaihda suodatin tai vastaava työkalurivin painike. Tässä ikkunassa voit luoda uuden suodattimen tai tarkastella ja muokata aiemmin luotua suodatinta.
Suoritettuasi komennon tavallisessa suodatinikkunassa Suodattaa Näyttää tyhjän taulukon tai lomakkeen aktiiviselle tietokantaobjektille. Välilehdellä löytö Arvot, joilla tietueita valitaan, syötetään suodatinkenttiin. Arvot voidaan syöttää näppäimistöltä tai valita luettelosta kentän osoittamalla tavalla. Arvojen syöttäminen yhden suodatinrivin useisiin kenttiin määrittää tietueiden valinnan, jotka sisältävät kaikki määritetyt arvot. Tässä tapauksessa määritellyt ehdot katsotaan yhdistettyinä loogiseen operaatioon "AND".
Jos haluat määrittää vaihtoehtoisen vaihtoehdon tulosjoukkoon sisältyvien tietueiden valitsemiseksi, valitse välilehti Tai suodatinikkunan vasemmassa alakulmassa. Tämä avaa uuden suodatinkentän vaihtoehtoisen vaihtoehdon määrittämistä varten. Eri kenttiin syötetyt ehdot yhdistetään loogisella TAI-operaatiolla. Seuraava vaihtoehto voidaan asettaa seuraavalla välilehdellä Tai.
Suodatin valitsee tietueet, jotka sisältävät kenttiin kaikki välilehdellä määritetyt arvot löytö, ja tietueet, jotka sisältävät kenttiin kaikki välilehdellä määritetyt arvot Tai. Suodata suodatus napsauttamalla -painiketta Suodattimen käyttö.
Edistynyt suodatin
Edistynyt suodatin komennon kutsuma Viestit | Suodatin | Edistynyt suodatin. Tässä tapauksessa aktiivisen taulukon kenttien luettelo näkyy lisäsuodattimen ikkunan yläosassa. Se näkyy ikkunan alareunassa Pyyntölomake. Pyyntölomakkeen riville Ala Listasta vedetään hiirellä kentät, joihin sinun on asetettava tietueiden valinnan ehdot. Valintaehdot syötetään suodatinikkunan vastaavaan kenttään. Lisäksi pyyntölomakkeella voit valita lajittelutyypin yhdelle tai useammalle valitulle kentälle Lajittelu.
Suodattimen tallentaminen
Tavalliset ja lisäsuodattimet sekä valintasuodatin tallennetaan automaattisesti, kun tallennat taulukon, kyselyn tai lomakkeen. Kun objekti avataan uudelleen, tämä tallennettu suodatin on nykyinen ja sitä voidaan käyttää komennolla Viestit | Suodattimen käyttö. Jos uusi suodatin luodaan, se korvaa minkä tahansa aiemmin tallennetun suodattimen lomakkeella tai objektilla taulukkonäkymässä. Työkalupalkin suodattimen tuhoaminen Suodattaa napsauta painiketta Selkeä muoto ja sitten painike Suodattimen käyttö. Vain tässä tapauksessa taulukon mukana tallennettu suodatin tuhoutuu.
Tallennetaan suodatinryhmää
Taulukkoon tai lomakkeeseen kannattaa valmistaa ja tallentaa useita suodattimia, jotka voidaan myöhemmin ladata suodatinikkunaan ja ottaa käyttöön. Tallenna valmis suodatin suorittamalla komento Viestit | Suodatin | Vaihda suodatin tai napsauta vastaavaa työkalupalkin painiketta ja valitse komento Tiedosto | Tallenna pyynnöstä tai napsauta vastaavaa työkalupalkin painiketta Suodattaa. Voit suorittaa komennon myös kutsumalla kontekstivalikon, kun suodatinikkuna on aktiivinen. Avautuvassa valintaikkunassa Tallennetaan kyselynä sinun on syötettävä kenttään tallennetun suodattimen nimi Pyydä nimi.
Jatkossa voit käyttää olemassa olevaa suodatinta uuden suodattimen luomisen sijaan. Voit tehdä tämän siirtymällä Vaihda suodatintilaan ja käyttämällä komentoa Tiedosto | Lataa pyynnöstä. Ikkunassa Suodatin käytetty haluttu suodatin on valittuna.
Voit näyttää tietoja yhdestä tai useasta parametrista käyttämällä Excelin tietojen suodatusta.
Tätä tarkoitusta varten on kaksi työkalua: AutoFilter ja Advanced Filter. He eivät poista, vaan piilottavat tietoja, jotka eivät täytä ehtoja. Automaattinen suodatin suorittaa yksinkertaisimmat toiminnot. Edistyneessä suodattimessa on paljon enemmän vaihtoehtoja.
AutoFilter ja Advanced Filter Excelissä
Minulla on yksinkertainen taulukko, jota ei ole muotoiltu tai ilmoitettu luetteloksi. Voit ottaa automaattisen suodattimen käyttöön päävalikon kautta.
Jos muotoilet tietoalueen taulukoksi tai määrität sen luetteloksi, automaattinen suodatin lisätään välittömästi.
Automaattisen suodattimen käyttö on yksinkertaista: sinun on valittava merkintä halutulla arvolla. Esittele esimerkiksi toimitukset myymälään nro 4. Aseta valintamerkki vastaavan suodatusehdon viereen:
Näemme heti tuloksen:
Työkalun ominaisuudet:
- Automaattisuodatin toimii vain rikkoutumattomalla alueella. Saman arkin eri taulukoita ei suodateta. Vaikka heillä olisi samantyyppisiä tietoja.
- Työkalu käsittelee yläriviä sarakeotsikoina - nämä arvot eivät sisälly suodattimeen.
- On sallittua käyttää useita suodatusehtoja kerralla. Jokainen edellinen tulos voi kuitenkin piilottaa seuraavan suodattimen tarvittavat tietueet.
Edistyneessä suodattimessa on paljon enemmän ominaisuuksia:
- Voit asettaa niin monta suodatusehtoa kuin tarvitset.
- Tietojen valintakriteerit ovat näkyvissä.
- Edistyneen suodattimen avulla käyttäjä voi helposti löytää ainutlaatuisia arvoja monirivisessä taulukossa.
Kuinka tehdä edistynyt suodatin Excelissä
Valmis esimerkki - kuinka käyttää edistynyttä suodatinta Excelissä:
Alkuperäiseen taulukkoon jäivät vain rivit, jotka sisältävät arvon "Moskova". Jos haluat peruuttaa suodatuksen, sinun on napsautettava "Tyhjennä" -painiketta "Lajittele ja suodata" -osiossa.
Kuinka käyttää edistynyttä suodatinta Excelissä
Harkitsemme Excelin edistyneen suodattimen käyttöä valitaksesi rivit, jotka sisältävät sanat "Moskova" tai "Ryazan". Suodatusehtojen on oltava samassa sarakkeessa. Esimerkissämme - toistensa alapuolella.
Tarkennetun suodattimen valikon täyttäminen:
Saamme taulukon, jossa rivit on valittu tietyn kriteerin mukaan:
Valitaan rivit, jotka sisältävät arvon "No 1" "Store"-sarakkeessa ja ">1 000 000 ruplaa" kustannussarakkeessa. Suodatuskriteerien on oltava ehtotaulukon asianmukaisissa sarakkeissa. Yhdellä rivillä.
Täytä suodatusparametrit. Napsauta OK.
Jätetään taulukkoon vain ne rivit, jotka sisältävät sanan "Ryazan" sarakkeessa "Alue" tai arvon ">10 000 000 ruplaa" sarakkeessa "Kulut". Koska valintakriteerit kuuluvat eri sarakkeisiin, sijoitamme ne eri riveille vastaavien otsikoiden alle.
Käytetään "Advanced Filter" -työkalua:
Tämä työkalu voi toimia kaavojen kanssa, minkä ansiosta käyttäjä voi ratkaista melkein minkä tahansa ongelman valitessaan arvoja taulukoista.
Perussäännöt:
- Kaavan tulos on valintakriteeri.
- Kirjoitettu kaava palauttaa TOSI tai EPÄTOSI.
- Alkualue määritetään absoluuttisilla viittauksilla ja valintakriteeri (kaavan muodossa) määritetään suhteellisilla viittauksilla.
- Jos TOSI palautetaan, rivi näytetään suodattimen käytön jälkeen. EPÄTOSI - ei.
Näytetään rivit, jotka sisältävät keskimääräistä suurempia määriä. Tätä varten kirjoita kriteerien lisäksi (soluun I1) nimi "Suurin määrä". Alla on kaava. Käytämme AVERAGE-funktiota.
Valitse mikä tahansa solu lähdealueella ja kutsu "Advanced Filter". Merkitsemme valintakriteeriksi I1:I2 (suhteelliset linkit!).
Vain ne rivit, joissa "Määrä"-sarakkeen arvot ovat keskiarvon yläpuolella, jäävät taulukkoon.
Jos haluat jättää taulukkoon vain ei-toistuvia rivejä, valitse "Lisäsuodatin" -ikkunassa "Vain yksilölliset tietueet" -kohdan vieressä oleva valintaruutu.
Napsauta OK. Päällekkäiset rivit piilotetaan. Arkille jäävät vain yksilölliset merkinnät.
Suodatin on nopea ja helppo tapa löytää tietojen osajoukko ja käsitellä sitä luettelossa. Suodatettu luettelo näyttää vain kriteerit täyttävät rivit. Toisin kuin lajittelu, suodatin ei muuta merkintöjen järjestystä luettelossa. Suodatus piilottaa tilapäisesti rivit, joita et halua näyttää.
Suodattamalla valittuja rivejä voidaan muokata, muotoilla, luoda kaavioiksi ja tulostaa muuttamatta rivijärjestystä tai siirtämättä niitä.
Suodatus valitsee vain tarvittavat tiedot ja piilottaa loput tiedot. Tällä tavalla näytetään vain se, mitä haluat nähdä, ja se voidaan tehdä yhdellä napsautuksella.
Suodatettaessa tiedot eivät muutu millään tavalla. Kun suodatin on poistettu, kaikki tiedot näkyvät jälleen samassa muodossa kuin ennen suodattimen käyttöä.
Excelissä on kaksi komentoa luetteloiden suodattamiseen:
- Automaattinen suodatin, mukaan lukien valintasuodatin yksinkertaisia valintaehtoja varten.
- Edistynyt suodatin monimutkaisempiin valintaolosuhteisiin.
Automaattinen suodatin
Mahdollistaa Automaattinen suodatin sinun on valittava mikä tahansa solu taulukosta ja sitten välilehdestä Data ryhmässä Lajittelu Ja suodattaa paina isoa nappia :
Tämän jälkeen taulukon otsikossa jokaisen sarakeotsikon oikealle puolelle ilmestyy alanuolipainike:
Nuolen napsauttaminen avaa vastaavan sarakkeen luettelovalikon. Lista sisältää kaikki sarakkeen elementit aakkos- tai numerojärjestyksessä (tietotyypistä riippuen), joten löydät nopeasti tarvitsemasi elementin:
Jos tarvitsemme suodattimen vain yhdelle sarakkeelle, meidän ei tarvitse näyttää nuolipainikkeita muille sarakkeille. Voit tehdä tämän ennen painikkeen painamista valitse useita soluja halutusta sarakkeesta otsikon kanssa.
Suodata tarkan arvon mukaan
Kiihottua Automaattinen suodatin, napsauta nuolipainiketta ja valitse arvo avattavasta luettelosta. Valitse nopeasti sarakkeen kaikki elementit tai poista kaikkien elementtien valinnat napsauttamalla kohdetta (Valitse kaikki) :
Tässä tapauksessa kaikki rivit, joiden kenttä ei sisällä valittua arvoa, piilotetaan.
Laboratoriotöitä tehdessäsi valitse suodatustulos, kopioi se arkin toiseen paikkaan ja allekirjoita.
Sammuttaa Automaattinen suodatin sinun on painettava painiketta uudelleen .
Jos haluat peruuttaa suodatustoiminnon poistumatta suodatustilasta, napsauta painiketta ja valitse kohde avattavasta luettelosta (Valitse kaikki) . Tässä tapauksessa suodattimen piilottamat taulukon rivit tulevat näkyviin.
Merkkejä tietojen suodatuksesta
Suodattimet piilottavat tiedot. Juuri tätä varten ne on suunniteltu. Jos tietojen suodatusta ei kuitenkaan tunneta, saattaa näyttää siltä, että joitain tietoja puuttuu. Saatat esimerkiksi avata jonkun muun suodatetun taulukon tai jopa unohtaa, että olet aiemmin käyttänyt suodatinta. Joten kun taulukossa on suodattimia, voit löytää erilaisia visuaalisia vihjeitä ja viestejä.
(sijaitsee ikkunan vasemmassa alakulmassa). Alkutila:
Välittömästi tietojen suodattamisen jälkeen suodattimen käyttöönoton tulos näkyy tilapalkin vasemmassa alakulmassa. Esimerkiksi, " Löydetyt tietueet: 2/11”:
Rivien numerot . Jaksottaiset rivinumerot osoittavat, että jotkut rivit ovat piilossa, kun taas näkyvät rivinumerot, jotka vaihtavat väriä, osoittavat, että korostetut rivit ovat seurausta suodattimen valinnasta.
Nuolen tyyppi . Kun suodatetun sarakkeen automaattisen suodattimen nuoli muuttuu muotoon, se osoittaa, että sarake on suodatettu.
”
"" on toinen yleinen suodatin, jota voidaan käyttää sarakkeissa, joissa on numeroita tai päivämääriä.
"" on hyvin tavanomainen nimi. Itse asiassa tämän suodattimen ominaisuudet ovat paljon laajemmat. Tällä suodattimella voit etsiä joko ensimmäiset tai viimeiset elementit (pienimmän tai suurimman numeron tai päivämäärän). Ja toisin kuin suodattimen nimi, saadut tulokset eivät rajoitu ensimmäisiin 10 elementtiin tai 10 viimeiseen elementtiin. Näytettävien kohteiden määrä voidaan valita välillä 1 - 500.
” mahdollistaa myös tietojen suodattamisen prosentteina sarakkeen rivien kokonaismäärästä. Jos sarake sisältää 100 numeroa ja haluat nähdä viisitoista suurinta, valitse 15 prosenttia.
Suodattimen avulla voit etsiä tuotteita, joilla on korkein tai alhaisin hinta, määrittää viimeksi palkattujen työntekijöiden luettelon tai tarkastella luetteloa opiskelijoista, joilla on parhaat tai huonoimmat arvosanat. ""-suodattimen käyttäminen tietosarakkeessa ( vain numerot tai päivämäärät!!!), napsauta sarakkeen nuolta ja valitse kohde Numeeriset suodattimet Edelleen :
Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna Peittokuva ehdot Tekijä: lista :
Valitse valintaikkunassa määrä(rivit tai prosentit), suurin tai pienin, luettelon elementtejä tai % elementtien lukumäärästä.
Luo omat mukautetut suodattimet
Meidän on esimerkiksi tulostettava vain rivit, joiden paikat alkavat kirjaimella " D'. Voit tehdä tämän napsauttamalla automaattisen suodattimen nuolta ensimmäisessä sarakkeessa ja valitsemalla Tekstisuodattimet , sitten osoita aloita… :
Näyttöön tulee valintaikkuna (Valitsetpa minkä tahansa kohteen oikealta, sama valintaikkuna tulee silti näkyviin.):
Kentällä Työnimike valita - alkaa , oikealla astumme sisään d:
Ikkunassa siinä on vihje:
Kysymysmerkki " ? ” tarkoittaa mitä tahansa merkkiä.
allekirjoittaa " * ” tarkoittaa minkä tahansa merkkijonoa.
Tietokannan tietojen käsittely
Nopea tiedonhaku
Accessin avulla voit etsiä tietueita, joissa tietyn kentän arvot vastaavat täysin tai osittain tiettyä arvoa.
Esimerkiksi Internet Providers -tietokannasta haluamme löytää tietueen, joka sisältää tietoja MTU-palveluntarjoajasta, mutta emme muista sen koko nimeä. Voit kirjoittaa vain osan nimestä ja etsiä merkintää.
Nopea tiedonhaku Internet-palveluntarjoajien tietokannasta
2. Anna komento [Edit-Find...]. Näyttöön tulee valintaikkuna Hae. Kentällä Näyte: sinun on syötettävä hakuteksti ja -kenttään Yhteensattuma: Valitse tavara Millä tahansa kentän osalla.
 |
3. Tämän seurauksena tietue nro 3 löydetään ja merkitään aktiiviseksi.
Tietojen etsiminen suodattimien avulla
Tarjotaan paljon enemmän mahdollisuuksia tiedonhakuun tietokannasta suodattimet. Suodattimien avulla voit valita tietueita, jotka täyttävät tietyt ehdot. Edellytykset tietueiden valinnalle luodaan käyttämällä vertailuoperaattoreita (=, >,
Yksinkertaiset suodattimet sisältää ehdon vain yhden kentän tietueiden valitsemiseksi. Monimutkaiset suodattimet sisältää useita ehtoja eri kentille. Monimutkaisen suodattimen käytön seurauksena valitaan vain ne tietueet, jotka täyttävät kaikki ehdot samanaikaisesti. Voidaan sanoa, että monimutkaisten suodattimien ehdot liittyvät toisiinsa loogisen kertolaskutoiminnon avulla.
Etsitään esimerkiksi optimaalinen palveluntarjoaja, eli palveluntarjoaja, joka ei veloita yhteysmaksua, tuntihinta on melko alhainen (500) ja jolla on nopea Internet-yhteys (kanavan nopeus >100 Mbit/ s).
Luodaan monimutkainen suodatin Internet Providers -tietokantaan.
Tietojen etsiminen suodattimen avulla
1. Avaa "Internet Providers" -tietokantataulukko kaksoisnapsauttamalla vastaavaa kuvaketta tietokantaikkunassa.
2. Anna komento [Records-Filter-Change Filter]. Kirjoita näkyviin tulevassa taulukkoikkunassa hakutermit asianmukaisiin kenttiin. Suodatin on luotu.
Tietojen etsiminen kyselyiden avulla
Pyynnöt etsiä tietoja tietokannasta samalla tavalla kuin suodattimet. Niiden välinen ero on se, että kyselyt ovat itsenäisiä tietokantaobjekteja, kun taas suodattimet on sidottu tiettyyn taulukkoon.
Kysely on johdettu taulukon objekti. Kyselyn tulos on kuitenkin myös taulukko, eli kyselyitä voidaan käyttää taulukoiden sijasta. Esimerkiksi lomake voidaan luoda sekä taulukolle että kyselylle.
Kyselyillä voit valita tietueita, jotka täyttävät tietyt ehdot. Kyselyt, kuten suodattimet, voivat olla yksinkertaisia tai monimutkaisia. Yksinkertainen kysely sisältää yhden ehdon, kun taas monimutkainen kysely sisältää useita ehtoja eri kentille.
Kun luot kyselyä, voit valita tietueiden lisäksi myös kenttiä, jotka ovat kyselyssä.
Luodaan monimutkainen kysely optimaalisen palveluntarjoajan tunnistamiseksi Internet Providers -tietokannasta.
Tietojen etsiminen kyselyn avulla
1. Ikkunassa valitse objektiryhmä Pyynnöt ja valitse kohde .
2. Valintaikkunassa Taulukon lisääminen Lisätä.
3. Pyyntöikkunassa rivillä Ala: Valitse avattavasta luettelosta niiden kenttien nimet, joille ehdot asetetaan.
Linjassa Valintaehto: syötä ehdot valittuihin kenttiin.
Linjassa Lähtö näytöllä: aseta kentät, jotka esitetään pyynnössä.
Käytännön tehtäviä
3.5. Tee erilaisia hakuja “Muistikirja” ja “Kirjastoluettelo”-tietokannoista: nopeasti, suodattimen ja kyselyn avulla.
3.6. Etsi Internet Providers -tietokannasta palveluntarjoajia, jotka eivät veloita liittymismaksuja ja veloittavat alhaisimmat tuntihinnat.
Tietojen lajittelu
Tietokannat voivat sisältää satoja tai tuhansia tietueita. Usein on tarpeen järjestää tietueet, toisin sanoen järjestää ne tiettyyn järjestykseen. Tietueiden järjestystä kutsutaan lajitteluksi.
Tietueet lajitellaan jonkin kentän mukaan. Tämän kentän sisältämät arvot on järjestetty tiettyyn järjestykseen, joka määräytyy kentän tyypin mukaan:
- aakkosjärjestyksessä, jos kenttä on tekstiä;
- numerokoon mukaan, jos kenttä on numeerinen;
- päivämäärän mukaan, jos kentän tyyppi on Treffiaika ja niin edelleen.
Tietueet voidaan lajitella joko nousevaan tai laskevaan kenttäarvojen järjestykseen. Lajitteluprosessin aikana tietueiden eheys säilyy, eli ne siirretään taulukon paikasta toiseen kokonaan.
Merkintöjen lajittelu tietokannat on järjestetty jonkin kentän arvojen mukaan.
Lajittelemme "Internet Providers" -tietokannassa esimerkiksi "Kanavan nopeus (Mbit/s)" -kentän mukaan.
Nopea tietojen lajittelu
1. Ikkunassa Internet-palveluntarjoajat: Tietokanta esineiden ryhmässä Taulukot valitse "Internet-palveluntarjoajat" -taulukko ja napsauta painiketta Avata.
2. Valitse kenttä Kanavan nopeus ja anna komento [Records-Sort-Sort Ascending]. Tietokannan tietueet lajitellaan kanavan nopeuden mukaan nousevaan järjestykseen.
 |
Voidaan toteuttaa sisäkkäisiä lajikkeita, eli lajittelut, jotka suoritetaan peräkkäin useille kentille. Ensimmäisen sarakkeen mukaan lajittelun jälkeen suoritetaan lajittelu toisen sarakkeen mukaan ja niin edelleen.
Meidän tapauksessamme kentällä Kanavan nopeus, jolla lajittelu suoritettiin, kahdella tietueella (8 ja 7) on sama arvo 10 ja kahdella tietueella (3 ja 2) on sama arvo 112. Lajitellaksesi nämä tietueet, teemme sisäkkäisen lajittelun ensin "kanavan" mukaan. Nopeus" -kenttään ja sitten "Syöttelivien määrä" -kenttään.
Accessin avulla voit sisäkkäisiä lajikkeita kyselyiden avulla.
Sisäkkäisten tietojen lajittelu kyselyn avulla
1. Ikkunassa Internet-palveluntarjoajat: Tietokanta valitse objektiryhmä Pyynnöt ja valitse kohde Kyselyn luominen suunnittelijalla.
2. Valintaikkunassa Taulukon lisääminen valitse "Internet-palveluntarjoajat" -taulukko, jolle kyselyä luodaan. Napsauta painiketta Lisätä.
3. Pyyntöikkunassa rivillä Lajittelu: Valitse avattavasta luettelosta niiden kenttien nimet, joissa lajittelutyyppi asetetaan.
Käytännön tehtäviä
3.7. Suorita sisäkkäinen lajittelu "Internet-palveluntarjoajat" -tietokannassa kenttien "Tunttihinta" ja "Toimittajan nimi" mukaan.
Tietojen tulostaminen raporttien avulla
Voit tulostaa taulukoita, lomakkeita ja kyselyitä suoraan [Tiedosto-Tulosta]-komennolla. Kuitenkin kauniin asiakirjatulostuksen saavuttamiseksi on suositeltavaa käyttää raportteja. Raportit ovat johdettuja tietokantaobjekteja, ja ne luodaan taulukoiden, lomakkeiden ja kyselyiden perusteella.
Luodaan raportti, joka tulostaa kauniisti Internet Providers -tietokannan. Käytetään sitä tähän Ohjattu ilmoitustoiminto.
Tietokannan tulostaminen raportin avulla
1. Ikkunassa Internet-palveluntarjoajat: Tietokanta valitse objektiryhmä Raportit ja valitse kohde Luo raportti ohjatun toiminnon avulla.
2. Aseta raportin ulkoasuparametrit useiden valintapaneelien avulla.
3. Ikkunassa Internet-palveluntarjoajat: Tietokanta napsauta painiketta Näytä. Asiakirja näkyy muodossa, jossa se voidaan tulostaa.
 |
4. Jos olet tyytyväinen asiakirjan ulkonäköön, tulosta se [Tiedosto-Tulosta]-komennolla.
Käytännön tehtäviä
3.8. Luo käyntikorttiraportti Notebook-tietokantaan ja kirjastokorttiraportti kirjastoluettelotietokantaan.