Pro vyhledávání dat nebo záznamů v seznamech se používají filtry, které na obrazovce zobrazí pouze záznamy splňující určité podmínky a editor dočasně skryje záznamy, které nesplňují zadané požadavky. Zobrazené záznamy (řádky) lze formátovat, upravovat, tisknout atp.
Mezi nástroje filtrování patří:
Automatický filtr (příkaz Automatický filtr lze použít dvěma způsoby: pomocí nabídky "Data" - "Filtr" - "Automatický filtr" - "rozbalovací seznam příkazů automatického filtru" a pomocí tlačítka "Automatický filtr" na standardním panelu nástrojů)
Pokročilý filtr ("Data" - "Filtr" - "Pokročilý filtr") Automatický filtr je určen pro jednoduché podmínky výběru řádku a rozšířený filtr pro složitější podmínky výběru záznamu. Podmínkou výběru jsou omezení nastavená pro výběr záznamů, které jsou editorem vybrány pro zobrazení na obrazovce.
Použití automatického filtru k vyhledání záznamů
Před použitím příkazu Automatický filtr vyberte buňku v rozsahu seznamu. Dále spusťte příkaz "Data" - "Filtr" - "Automatický filtr", tlačítka se šipkami automatického filtru (rozbalovací seznamy příkazů automatického filtru) se objeví vpravo od záhlaví (popisů) sloupců.
Kliknutím na šipku automatického filtru se zobrazí seznam různých možností filtrování a řazení ve vzestupném a sestupném pořadí. Po provedení filtrování se šipka aktivního automatického filtru zbarví modře.
Seznam příkazů automatického filtru a jejich účel:
Všechno- všechny záznamy se zobrazí na obrazovce
Prvních 10...- otevře se dialogové okno "Výdejní podmínky na seznamu", pokud jsou údaje ve sloupci čísla. V tomto okně můžete rychle zobrazit až deset největších nebo nejmenších čísel ve sloupci.
Stav...- otevře se dialogové okno "Vlastní automatický filtr". V tomto okně můžete třídit záznamy, které splňují jednu nebo dvě podmínky
Jedinečná jména je seznam neopakujících se záznamů v buňkách sloupce. Kliknete-li levým tlačítkem myši na některý z unikátních názvů, editor skryje řádky, které neobsahují vybraná data.Aby se po filtrování zobrazily všechny záznamy, musíte stisknout aktivní tlačítko a vybrat příkaz "Vše" nebo provést "Data" - "Filtr" - "Zobrazit vše" a pro odstranění automatického filtru zrušte zaškrtnutí příkazu "Automatický filtr" v nabídce "Data".
Algoritmus pro vyhledání záznamů, které splňují stejnou podmínku v jednom sloupci
Vyberte buňku v seznamu
Klikněte na jeden z jedinečných názvů, editor okamžitě skryje řádky, které neobsahují vybraná data
V případě potřeby lze filtrovaný seznam podle jednoho sloupce filtrovat podle jiných sloupců.
Algoritmus pro vyhledávání záznamů, které splňují jednu nebo dvě podmínky v jednom sloupci
Pro vyhledávání záznamů podle dvou podmínek se používá "Vlastní automatický filtr":
Vyberte buňku v seznamu
Spusťte příkaz "Data" - "Filtr" - "Automatický filtr"
Klikněte na tlačítko automatického filtru ve sloupci, který používáte k filtrování dat
Klikněte na příkaz "Podmínka", otevře se dialogové okno "Vlastní automatický filtr".
Ve dvou levých rozevíracích seznamech vyberte příslušné operátory a ve dvou pravých rozevíracích seznamech vyberte požadované hodnoty. Poté nastavte přepínač do jedné ze dvou poloh: "a", "nebo"
Klepnutím na tlačítko OK dokončete filtrování. Seznam zobrazí záznamy, které splňují zadaná kritéria, například vyberte následující podmínky výběru: zobrazit v seznamu řádky obsahující produkty, jejichž ceny jsou vyšší nebo rovné 69,80 UAH a nižší než 99,99 UAH.
V dialogovém okně Vlastní filtr lze vybrat následující operátory:
více nebo stejné
menší nebo rovno Kromě toho můžete zadat porovnávací operátory, které se používají při filtrování textu: „začíná na“, „nezačíná na“, „končí na“, „nekončí na“, „obsahuje“ a „nezačíná na neobsahují“.
ne rovné
Obrázek ukazuje filtrovaný seznam podle sloupce "Cena" s vybranými podmínkami výběru.
Filtrujte podle výběru
Filtrování podle výběru je rychlý způsob, jak filtrovat záznamy podle jedné podmínky pomocí tlačítka "Automatický filtr" na standardním panelu nástrojů. 
Algoritmus pro filtrování podle výběru:
Zvýrazněte požadovanou položku v seznamu
Klepnutím na tlačítko Automatický filtr můžete filtrovat podle výběru. Editor povolí "Automatický filtr" a skryje řádky, které neobsahují vybraná data
Filtrování seznamu pomocí pokročilého filtru
Příkaz Rozšířený filtr se používá k filtrování záznamů podle složitějších kritérií než automatický filtr, jako je více kritérií v jednom sloupci, více kritérií ve více sloupcích nebo k filtrování záznamů podle kritérií pomocí vzorce. Před použitím příkazu "Pokročilý filtr" je nutné připravit podmínky výběru, které by měly být zpravidla umístěny nad seznamem. V souvislosti s tímto požadavkem musí mít list se seznamem alespoň tři prázdné řádky umístěné nad seznamem. Kromě toho musí být mezi seznamem a hodnotami podmínek výběru alespoň jeden prázdný řádek.
Vytvoření řady podmínek výběru:
Vyberte záhlaví sloupců seznamu, které chcete filtrovat, a spusťte příkaz "Kopírovat" pomocí kterékoli ze známých metod
Vyberte první řádek pro zadání podmínek výběru a spusťte příkaz "Vložit" pomocí kterékoli ze známých metod
Do řádků umístěných pod nadpisy podmínek zadejte požadovaná kritéria pro výběr záznamů Obrázek ukazuje vzorový rozsah podmínek pro výběr: zobrazit v seznamu řádky obsahující cukrářské výrobky jako sušenky na prvním skladě a nápoje na čtvrtém sklad.
Po vytvoření řady podmínek výběru můžete na seznam použít příkaz "Pokročilý filtr".
Algoritmus filtrování pomocí příkazu "Pokročilý filtr".
Vyberte buňku v seznamu
V nabídce "Data" vyberte příkaz "Filtr" - "Pokročilý filtr"
Nastavte přepínač "Zpracovat" na "Filtrovat seznam na místě", pokud chcete, aby editor zobrazil výsledky filtru v seznamu a skryl řádky, které nesplňují kritéria filtru. Chcete-li zkopírovat filtrované záznamy do jiné oblasti listu, nastavte přepínač "Zpracovat" na "Kopírovat výsledky do jiného umístění" a určete rozsah, do kterého mají být výsledky umístěny.
Zkontrolujte původní rozsah buněk filtrovaného seznamu, rozsah musí obsahovat všechny buňky seznamu s přihlédnutím k buňkám záhlaví sloupců
Zkontrolujte rozsah podmínek výběru, musí obsahovat všechny buňky rozsahu podmínek výběru s přihlédnutím k buňkám záhlaví sloupců
Klepnutím na tlačítko OK dokončete filtrování. Seznam zobrazí záznamy, které splňují zadaná kritéria.
Na obrázku je ukázka "Pokročilého filtru" s vybranými možnostmi filtru.
Obrázek ukazuje vzorový filtrovaný seznam s řadou podmínek nad ním.
V zobrazení datového listu, kde se data zobrazují v řádcích a sloupcích, můžete upravit rozvržení tabulky nastavením požadovaného složení sloupců, změnou umístění a šířky sloupců, výšky řádků, písma dat atd. v tomto režimu lze také odesílat žádosti a formuláře.
S příslušnými přístupovými právy může uživatel opravovat data tabulky v režimu tabulky nebo formuláře přidáváním a mazáním záznamů a také aktualizací hodnot polí
Při prohlížení záznamů v datovém listu nebo formulářovém zobrazení můžete vyhledávat záznamy, třídit záznamy podle jednoho nebo více polí a filtrovat záznamy podle zadaných kritérií.
Vyhledání a nahrazení hodnot v polích
Chcete-li vyhledat hodnoty v aktuálním nebo ve všech polích tabulky, v režimu tabulky nebo formuláře, stiskněte tlačítko na panelu nástrojů Najít nebo použijte příkaz nabídky Upravit | Nalézt.
V zobrazeném dialogovém okně Hledat a nahradit Na kartě Vyhledávání v terénu Vzorek zadejte hodnotu, kterou chcete najít, do polí tabulky. Pokles Hledejte v je vybrána oblast hledání. Pokud v tabulce nejsou vybrány žádné sloupce, tento rozevírací seznam umožňuje vybrat jako oblast hledání pole, kde se nachází kurzor, nebo celou tabulku. Pokud je v tabulce označeno více sloupců, pak je tento seznam neaktivní a vyhledávání se automaticky provádí pouze ve vybraných sloupcích. Pokles Náhoda můžete si vybrat stupeň shody hodnot: Od začátku pole, S jakoukoli částí pole, Celá pole.
Rozbalovací seznam Pohled ve spodní části okna umožňuje vybrat směr vyhledávání, který může nabývat hodnot Vše, nahoru, dolů.
Pokud v dialogovém okně vyberete záložku Nahradit, bude doplněna o rozevírací seznam Nahrazen, což vám umožní zadat novou hodnotu do nalezených polí.
Třídění záznamů
Řazení záznamů podle vzestupných nebo sestupných hodnot jednoho pole (třídicí pole) lze provádět jak v režimu tabulky, tak v režimu formuláře.
K řazení záznamů můžete také použít příkaz nabídky. Příspěvky | Řazení. Chcete-li seřadit položky formuláře podle více polí, musí být formulář otevřen v zobrazení datového listu. Při přepnutí do režimu formulářů se provede prohlížení záznamů formulářů podle provedeného třídění.
Použití filtrů
Filtrování tabulek je k dispozici pro zobrazení a úpravu záznamů databáze, které splňují uživatelsky zadaná kritéria výběru. Filtr je sada podmínek aplikovaných na podmnožinu záznamů z tabulky, formuláře nebo dotazu.
Filtrujte podle výběru
Nejjednodušší způsob, jak nastavit podmínku pro výběr záznamů, je vybrat určitou hodnotu pole nebo její část v tabulce nebo formuláři. Zvažme tuto metodu filtrování pomocí studentské tabulky jako příkladu.
Předpokládejme, že potřebujete najít všechny záznamy o studentech, jejichž příjmení začíná písmenem „B“.
Otevřete tabulku Student v zobrazení datového listu. Vyberte písmeno c v poli celého jména jednoho ze záznamů, kde příjmení začíná tímto písmenem. Vyberte příkaz nabídky Záznamy [ Filtr | Filtrujte podle výběru nebo klepněte na odpovídající tlačítko na panelu nástrojů Tabulka v zobrazení tabulky. V důsledku filtrování se v tabulce zobrazí pouze ty záznamy, ve kterých příjmení studenta začíná písmenem „B“.
V důsledku filtrování se v tabulce zobrazí pouze ty záznamy, ve kterých příjmení studenta začíná písmenem „B“. Ze zjištěných údajů o studentech vybereme ročníky narození 1977.
V poli Datum narození (ddtar) jednoho ze záznamů vyberte hodnotu 77. Po provedení příkazu Filtrujte podle výběru ze všech záznamů v podmnožině zůstanou v tabulce pouze záznamy, ve kterých je hodnota pole 1977.
Ve filtrované tabulce nebo formuláři se řádek navigace záznamu zobrazuje od [počet záznamů] (filtr).
Každý nový výběr hodnoty klade další podmínky na výběr záznamů existujícím filtrem. Tento způsob tedy umožňuje nejen vytvořit nový filtr, ale také jakkoli jinak vytvořený filtr doplnit o nové podmínky výběru.
Chcete-li vybrat záznamy, jejichž pole neobsahují vybranou hodnotu, vyberte po výběru hodnoty příkaz nabídky Příspěvky | Filtr | Vyloučit výběr nebo stiskněte pravé tlačítko myši a vyberte příkaz v kontextové nabídce Vyloučit výběr. Pokud potřebujete pracovat se všemi záznamy tabulky, pak lze akci filtru zrušit pomocí příkazu Příspěvky | Odstraňte filtr nebo kliknutím na příslušné tlačítko na panelu nástrojů. V tomto případě je filtr odstraněn z tabulky, ale uložen a kdykoli jej lze znovu použít pomocí příkazu Příspěvky | Použít filtr.
Vytvořeno při provádění příkazu Filtrujte podle výběru nebo Vyloučit výběr filtr se uloží automaticky při uložení tabulky, dotazu nebo formuláře. Při dalších otevřeních tabulky lze tento filtr znovu použít.
Běžný a pokročilý filtr.
Kromě výběrového filtru můžete použít další dva typy filtrů – běžný filtr a rozšířený filtr.
běžný filtr
běžný filtr volána příkazem Records | Filtr | Změnit filtr nebo příslušné tlačítko na panelu nástrojů. V tomto okně můžete vytvořit nový filtr nebo zobrazit a upravit dříve vytvořený filtr.
Po provedení příkazu v normálním okně filtru Filtr pro aktivní databázový objekt se zobrazí prázdná tabulka nebo formulář. Na kartě Nalézt Hodnoty se zadávají do polí filtru, podle kterých budou záznamy vybírány. Hodnoty lze zadat z klávesnice nebo vybrat ze seznamu, jak je znázorněno pro pole. Zadáním hodnot do několika polí jednoho řádku filtru se určí výběr záznamů, které obsahují všechny zadané hodnoty. V tomto případě jsou specifikované podmínky považovány za kombinované logickou operací "AND".
Chcete-li zadat alternativní možnost výběru záznamů, které mají být zahrnuty do sady výsledků, vyberte kartu Nebo v levém dolním rohu okna filtru. Tím se otevře nové pole filtru pro zadání alternativy. Sada podmínek zadaných do různých polí je propojena logickou operací "NEBO". Další alternativu lze nastavit na další záložce Nebo.
Filtr vybere záznamy obsahující v polích všechny hodnoty zadané na kartě Nalézt a záznamy obsahující v polích všechny hodnoty zadané na kartě Nebo. Chcete-li provést filtrování, klikněte na tlačítko Použití filtru.
Pokročilý filtr
Pokročilý filtr volána příkazem Příspěvky | Filtr | Pokročilý filtr. V tomto případě je seznam aktivních polí tabulky zobrazen v okně rozšířeného filtru v horní části. V dolní části okna se zobrazí poptávkový formulář. V řádku formuláře žádosti Pole pole se přetahují ze seznamu, pomocí kterého je nutné nastavit podmínky pro výběr záznamů. Podmínky výběru se zadávají do příslušného pole okna filtru. Formulář žádosti navíc umožňuje vybrat typ řazení pro jedno nebo více vybraných polí v poli Řazení.
Ukládání filtru
Běžné a pokročilé filtry, stejně jako filtr výběru, se ukládají automaticky při uložení tabulky, dotazu nebo formuláře. Po opětovném otevření objektu je tento uložený filtr aktuální a lze jej použít příkazem Příspěvky | Použití filtru. Pokud je vytvořen nový filtr, nahradí všechny dříve uložené filtry formulářem nebo objektem v zobrazení datového listu. Chcete-li zničit filtr na panelu nástrojů Filtr zmáčknout tlačítko Vymazat formulář a poté tlačítko Použití filtru. Pouze v tomto případě bude filtr uložený s tabulkou zničen.
Ukládání skupiny filtrů
Pro tabulku nebo formulář je vhodné připravit a uložit několik filtrů, které lze později načíst do okna filtru a použít. Pro uložení připraveného filtru spusťte příkaz Příspěvky | Filtr | Vyměňte filtr nebo klikněte na odpovídající tlačítko na panelu nástrojů a vyberte příkaz Soubor | Uložit jako požadavek nebo klikněte na odpovídající tlačítko na panelu nástrojů Filtr. Chcete-li provést příkaz, můžete také vyvolat kontextovou nabídku, když je aktivní okno filtru. V otevřeném dialogovém okně Uložit jako dotaz do pole musíte zadat název uloženého filtru Jméno požadavku.
Později můžete namísto vytváření nového filtru použít stávající filtr. Chcete-li to provést, přepněte do režimu Upravit filtr a použijte příkaz Soubor | Stáhnout z požadavku. V okně Použitý filtr je vybrán požadovaný filtr.
Filtrováním dat v Excelu můžete zobrazit informace o jednom / několika parametrech.
K tomuto účelu slouží dva nástroje: Automatický filtr a Rozšířený filtr. Neodstraňují, ale skrývají data, která nevyhovují podmínce. Autofiltr provádí ty nejjednodušší operace. Pokročilý filtr má mnohem více možností.
Automatický filtr a pokročilý filtr v Excelu
Existuje jednoduchá tabulka, která není formátována a není deklarována jako seznam. Automatický filtr můžete zapnout přes hlavní menu.
Pokud naformátujete rozsah dat jako tabulku nebo jej deklarujete jako seznam, automaticky se přidá automatický filtr.
Použití automatického filtru je jednoduché: musíte vybrat záznam s požadovanou hodnotou. Například zobrazit dodávky do obchodu č. 4. Zaškrtněte příslušnou podmínku filtrování:
Okamžitě vidíme výsledek:
Vlastnosti nástroje:
- Autofiltr funguje pouze v nepřetržitém rozsahu. Různé tabulky na stejném listu nejsou filtrovány. I když mají stejný typ dat.
- Nástroj považuje horní řádek za záhlaví sloupců – tyto hodnoty nejsou zahrnuty ve filtru.
- Můžete použít několik podmínek filtrování najednou. Ale každý předchozí výsledek může skrýt záznamy potřebné pro další filtr.
Rozšířený filtr má mnohem více možností:
- Můžete nastavit tolik podmínek pro filtrování, kolik potřebujete.
- Kritéria výběru dat jsou na očích.
- S pokročilým filtrem může uživatel snadno najít jedinečné hodnoty ve víceřádkovém poli.
Jak vytvořit pokročilý filtr v Excelu
Hotovým příkladem je použití pokročilého filtru v Excelu:
V původní tabulce zůstaly pouze řádky obsahující hodnotu „Moskva“. Chcete-li zrušit filtrování, musíte kliknout na tlačítko "Vymazat" v části "Řadit a filtrovat".
Jak používat rozšířený filtr v Excelu
Zvažte použití pokročilého filtru v Excelu k výběru řádků obsahujících slova „Moskva“ nebo „Rjazaň“. Podmínky pro filtrování musí být ve stejném sloupci. V našem příkladu jeden pod druhým.
Vyplňte nabídku rozšířeného filtru:
Dostaneme tabulku s řádky vybranými podle daného kritéria:
Vyberme řádky, které ve sloupci "Obchod" obsahují hodnotu "č. 1" a ve sloupci nákladů "> 1 000 000 rublů". Kritéria pro filtrování musí být v příslušných sloupcích štítku podmínky. Na jednom řádku.
Vyplňte parametry filtrování. Stiskneme OK.
Ponechme v tabulce pouze ty řádky, které obsahují slovo "Ryazan" ve sloupci "Region" nebo hodnotu "> 10 000 000 rublů" ve sloupci "Náklady". Protože výběrová kritéria odkazují na různé sloupce, umísťujeme je na různé řádky pod odpovídající nadpisy.
Použijte nástroj Rozšířený filtr:
Tento nástroj umí pracovat se vzorci, což uživateli umožňuje řešit téměř jakýkoli úkol při výběru hodnot z polí.
Základní pravidla:
- Výsledkem vzorce je výběrové kritérium.
- Zapsaný vzorec vrací TRUE nebo FALSE.
- Zdrojový rozsah je specifikován pomocí absolutních odkazů a kritérium výběru (ve formě vzorce) je specifikováno pomocí relativních odkazů.
- Pokud je vrácena hodnota TRUE, řádek se zobrazí po použití filtru. NEPRAVDA - ne.
Zobrazme řádky obsahující nadprůměrnou veličinu. Za tímto účelem kromě štítku s kritérii (v buňce I1) zadáme název „Největší číslo“. Níže je vzorec. Používáme funkci AVERAGE.
Vyberte libovolnou buňku ve zdrojovém rozsahu a zavolejte "Pokročilý filtr". Jako výběrové kritérium uvádíme I1:I2 (relativní odkazy!).
V tabulce zůstaly pouze ty řádky, kde jsou hodnoty ve sloupci "Částka" nadprůměrné.
Chcete-li v tabulce ponechat pouze neopakující se řádky, zaškrtněte v okně "Pokročilý filtr" políčko vedle "Pouze jedinečné záznamy".
Klepněte na tlačítko OK. Duplicitní řádky budou skryté. Na listu zůstanou pouze jedinečné záznamy.
Filtr je rychlý a snadný způsob, jak najít a pracovat s podmnožinou dat v seznamu. Filtrovaný seznam zobrazuje pouze řádky, které odpovídají kritériím. Na rozdíl od řazení nemění filtr pořadí položek v seznamu. Filtrování dočasně skryje řádky, které nechcete zobrazit.
Řádky vybrané při filtrování lze upravovat, formátovat, vytvářet na jejich základě diagramy, tisknout beze změny pořadí čar a bez jejich přesouvání.
Při filtrování se vyberou pouze potřebná data a zbytek se skryje. Tímto způsobem se zobrazí pouze to, co chcete vidět, a lze to provést jediným kliknutím.
Filtrováním se data nijak nemění. Po odstranění filtru se všechna data znovu zobrazí tak, jak byla před použitím filtru.
V Excelu jsou k dispozici dva příkazy pro filtrování seznamů:
- Autofiltr, včetně filtrování podle výběru, pro jednoduché podmínky výběru.
- Pokročilý filtr pro obtížnější podmínky výběru.
Autofiltr
Umožnit Autofiltr musíte vybrat libovolnou buňku v tabulce a poté na kartě Data ve skupině Řazení A filtr stiskněte velké tlačítko :
Poté se v záhlaví tabulky vpravo od záhlaví každého sloupce objeví tlačítko se šipkou dolů:
Kliknutím na šipku se otevře nabídka seznamu pro příslušný sloupec. Seznam obsahuje všechny prvky sloupce v abecedním nebo číselném pořadí (v závislosti na typu dat), takže můžete rychle najít požadovaný prvek:
Pokud potřebujeme filtr pouze pro jeden sloupec, nemůžeme zobrazit tlačítka se šipkami pro zbývající sloupce. Chcete-li to provést, před stisknutím tlačítka vyberte několik buněk požadovaného sloupce spolu se záhlavím.
Filtrování podle přesné hodnoty
Zapnout Autofiltr, klikněte na tlačítko se šipkou a vyberte hodnotu z rozevíracího seznamu. Chcete-li rychle vybrat všechny položky ve sloupci nebo zrušit výběr všech položek, klikněte (Vybrat vše) :
V tomto případě jsou všechny řádky, které neobsahují vybranou hodnotu v poli, skryté.
Při provádění laboratorních prací vybereme výsledek filtrace, zkopírujeme na jiné místo na listu a podepíšeme.
Vypnout Autofiltr je třeba znovu stisknout tlačítko .
Chcete-li akci filtru zrušit, aniž byste opustili režim filtrování, klikněte na tlačítko a vyberte položku z rozevíracího seznamu. (Vybrat vše) . Současně se objeví řádky tabulky skryté filtrem.
Vlastnosti filtrování dat
Filtry skryjí data. K tomu jsou určeny. Pokud však o filtrování dat nevíte, můžete mít dojem, že některá data chybí. Můžete například otevřít něčí filtrovaný list nebo dokonce zapomenout, že jste filtr dříve použili. Takže když jsou na listu filtry, lze najít různé vizuální podněty a zprávy.
(nachází se v levé dolní části okna). Počáteční stav:
Ihned po filtrování dat se v levém dolním rohu stavového řádku zobrazí výsledek aplikace filtru. Například, " Nalezeno záznamů: 2 z 11”:
Čísla řádků . Čísla přerušovaných řádků ukazují, že některé řádky jsou skryté, a změněná barva čísel viditelných řádků znamená, že vybrané řádky jsou výsledkem výběru filtru.
Typ šipek . Změna šipky automatického filtru ve filtrovaném sloupci na znamená, že sloupec je filtrován.
”
„“ je další univerzální filtr, který lze použít na sloupce s čísly nebo daty.
„“ je velmi podmíněné jméno. Ve skutečnosti jsou možnosti tohoto filtru mnohem širší. Pomocí tohoto filtru můžete najít buď první prvky, nebo poslední prvky (nejmenší nebo největší čísla nebo data). A na rozdíl od názvu filtru nejsou výsledky omezeny na prvních 10 prvků nebo posledních 10 prvků. Počet zobrazených položek lze zvolit od 1 do 500.
” také umožňuje filtrovat data podle procenta z celkového počtu řádků ve sloupci. Pokud sloupec obsahuje 100 čísel a chcete se podívat na prvních patnáct, zvolte 15 procent.
Filtr lze použít k vyhledání produktů s nejvyšší nebo nejnižší cenou, k určení seznamu naposledy přijatých zaměstnanců nebo k zobrazení seznamu studentů s nejlepšími nebo nejhoršími známkami. Chcete-li použít filtr „“ na sloupec dat ( pouze čísla nebo data!!!), klikněte na šipku ve sloupci a vyberte položku Číselné filtry Dále :
Tím se otevře dialogové okno. překrytí podmínky Podle seznam :
V dialogovém okně vyberte číslo(řádky nebo procenta), největší nebo nejméně, seznam položek nebo % z počtu prvků.
Vytvořte si vlastní filtry
Například chceme zobrazit pouze řádky s pozicemi začínajícími písmenem ‘ D'. Chcete-li to provést, klikněte na šipku automatického filtru v prvním sloupci a vyberte Textové filtry , pak bod začít s… :
Tím se zobrazí dialogové okno. (bez ohledu na to, kterou možnost zvolíte vpravo, bude se stále zobrazovat stejné dialogové okno.):
V terénu Pracovní pozice Vybrat - začít s , vpravo vstupujeme d:
V okně existuje nápověda:
Otazník " ? “ znamená libovolný znak.
Podepsat " * ” označuje sekvenci libovolných znaků.
Zpracování dat v databázi
Rychlé vyhledávání dat
Access umožňuje vyhledávat záznamy, ve kterých hodnoty určitého pole zcela nebo částečně odpovídají určité hodnotě.
Například v databázi „Internet Providers“ chceme najít záznam obsahující informace o poskytovateli MTU, ale nepamatujeme si jeho celé jméno. Můžete zadat pouze část jména a vyhledat záznam.
Rychlé vyhledávání dat v databázi "Poskytovatelé internetu"
2. Zadejte příkaz [Edit-Find...]. Zobrazí se dialogové okno Vyhledávání. V terénu Vzorek: musíte zadat hledaný text a do pole Náhoda: vybrat předmět S jakoukoli částí pole.
 |
3. V důsledku toho bude záznam č. 3 nalezen a označen jako aktivní.
Hledání dat pomocí filtrů
Mnohem více možností pro vyhledávání dat v databázi poskytuje filtry. Filtry umožňují vybrat záznamy, které splňují zadané podmínky. Podmínky výběru záznamů se vytvářejí pomocí operátorů porovnání (=, >,
Jednoduché filtry obsahovat podmínku výběru záznamu pouze pro jedno pole. Komplexní filtry obsahovat více podmínek pro různá pole. V důsledku použití komplexního filtru budou vybrány pouze záznamy, které splňují všechny podmínky současně. Dá se říci, že podmínky ve složitých filtrech jsou vzájemně propojeny operací logického násobení.
Předpokládejme například, že hledáme optimálního poskytovatele, tedy poskytovatele, který si neúčtuje poplatky za připojení, hodinová sazba je poměrně nízká (500) a má vysokorychlostní přístup k internetu (rychlost kanálu > 100 Mbps).
Vytvořme komplexní filtr pro databázi „Poskytovatelé internetu“.
Vyhledání dat pomocí filtru
1. Otevřete tabulku databáze "Poskytovatelé internetu" dvojitým kliknutím na odpovídající ikonu v okně databáze.
2. Zadejte příkaz [Records-Filter-Change filter]. V zobrazeném okně tabulky zadejte do příslušných polí hledané výrazy. Filtr byl vytvořen.
Hledání dat pomocí dotazů
Žádosti vyhledává data v databázi stejným způsobem jako filtry. Rozdíl mezi nimi je v tom, že dotazy jsou nezávislé databázové objekty, zatímco filtry jsou vázány na konkrétní tabulku.
Dotaz je odvozen z tabulky. Výsledkem dotazu je však také tabulka, což znamená, že místo tabulek lze použít dotazy. Například lze vytvořit formulář pro tabulku i dotaz.
Dotazy umožňují vybrat ty záznamy, které splňují dané podmínky. Dotazy, stejně jako filtry, mohou být jednoduché nebo složité. Jednoduchý dotaz obsahuje jednu podmínku, zatímco složitý dotaz obsahuje více podmínek pro různá pole.
V procesu vytváření dotazu můžete vybrat nejen záznamy, ale také pole, která budou v dotazu přítomna.
Vytvořme komplexní dotaz pro identifikaci optimálního poskytovatele v databázi „Internet Providers“.
Vyhledání dat pomocí dotazu
1. V okně vyberte skupinu objektů Žádosti a vyberte položku .
2. Na dialogovém panelu Přidání tabulky Přidat.
3. V okně dotazu v řádku Pole: z rozevíracího seznamu vyberte názvy polí, pro která budou nastaveny podmínky.
V souladu Podmínka výběru: zadejte podmínky pro vybraná pole.
V souladu Výstup na displeji: nastavte pole, která budou uvedena v požadavku.
Praktické úkoly
3.5. Provádějte různé typy vyhledávání v databázích „Poznámkový blok“ a „Katalog knihoven“: rychle, pomocí filtru a pomocí dotazu.
3.6. V databázi „Poskytovatelé internetu“ vyhledejte poskytovatele, kteří si neúčtují poplatek za připojení a účtují nejnižší hodinovou sazbu.
Třídění dat
Databáze mohou obsahovat stovky nebo tisíce záznamů. Často je nutné záznamy uspořádat, to znamená uspořádat je v určitém pořadí. Uspořádání záznamů se nazývá řazení.
Třídění záznamů se provádí na libovolném poli. Hodnoty obsažené v tomto poli jsou v určitém pořadí, které je určeno typem pole:
- abecedně, pokud je pole text;
- hodnotou čísla, pokud je pole číselné;
- podle data, pokud je typ pole Čas schůzky a tak dále.
Záznamy lze třídit buď vzestupně, nebo sestupně podle hodnot polí. V procesu třídění je zachována celistvost záznamů, to znamená, že jsou přenášeny z jednoho místa v tabulce na druhé v celém rozsahu.
Třídění záznamů databáze je jejich řazení podle hodnot jednoho z polí.
Seřaďme v databázi „Poskytovatelé internetu“ například podle pole „Rychlost kanálu (Mbps)“.
Rychlé třídění dat
1. V okně Poskytovatelé internetu: databáze ve skupině objektů tabulky vyberte tabulku „Poskytovatelé internetu“ a klikněte na tlačítko OTEVŘENO.
2. Vyberte pole Rychlost kanálu a zadejte příkaz [Record-si-Sort-Sort vzestupně]. Záznamy v databázi budou seřazeny ve vzestupném pořadí podle rychlosti kanálu.
 |
Lze implementovat vnořené druhy, tedy řazení, která se postupně provádějí na několika polích. Po seřazení podle prvního sloupce se provede řazení podle druhého sloupce a tak dále.
V našem případě v terénu Rychlost kanálu, kterým bylo řazení provedeno, mají dva záznamy (8 a 7) stejnou hodnotu 10 a dva záznamy (3 a 2) stejnou hodnotu 112. Pro seřazení těchto záznamů provedeme vnořené řazení, nejprve podle Pole "Rychlost linky" a poté pole "Počet vstupních řádků".
Access umožňuje provádět vnořené řazení pomocí dotazů.
Třídění vnořených dat pomocí dotazu
1. V okně Poskytovatelé internetu: databáze vyberte skupinu objektů Žádosti a vyberte položku Vytvoření dotazu pomocí konstruktoru.
2. Na dialogovém panelu Přidání tabulky vyberte tabulku "Poskytovatelé Internetu", pro kterou se vytváří dotaz. Klikněte na tlačítko Přidat.
3. V okně dotazu v řádku řazení: z rozevíracího seznamu vyberte názvy polí, ve kterých chcete nastavit typ řazení.
Praktické úkoly
3.7. Proveďte vnořené řazení v databázi "Poskytovatelé internetu" podle polí "Hodinová platba" a "Název poskytovatele".
Tisk dat pomocí zpráv
Pomocí příkazu [File-Print] můžete přímo tisknout tabulky, formuláře a dotazy. Pro krásný tisk dokumentů je však vhodné použít zprávy. Reporty jsou odvozenými objekty databáze a jsou vytvářeny na základě tabulek, formulářů a dotazů.
Vytvořme sestavu, která krásně vytiskne databázi „Poskytovatelů internetu“. Použijme k tomu Průvodce sestavou.
Tisk databáze pomocí sestavy
1. V okně Poskytovatelé internetu: databáze vyberte skupinu objektů Zprávy a vyberte položku Vytvořte sestavu pomocí průvodce.
2. Pomocí řady dialogových panelů nastavte parametry pro vzhled zprávy.
3. V okně Poskytovatelé internetu: databáze klikněte na tlačítko Pohled. Dokument se zobrazí ve formě, ve které jej lze vytisknout.
 |
4. Pokud vám vzhled dokumentu vyhovuje, vytiskněte jej pomocí příkazu [File-Print].
Praktické úkoly
3.8. Vytvořte sestavu Vizitka pro databázi Poznámkový blok a sestavu Karta knihovny pro databázi Katalog knihovny.