За търсене на данни или записи в списъците се използват филтри, които показват на екрана само записи, които отговарят на определени условия, а редакторът временно скрива записите, които не отговарят на зададените изисквания. Показаните записи (редове) могат да бъдат форматирани, редактирани, отпечатани и др.
Инструментите за филтриране включват:
AutoFilter (има два начина за прилагане на командата AutoFilter: чрез менюто "Данни" - "Филтър" - "AutoFilter" - "Падащ списък с команди AutoFilter" и чрез бутона "AutoFilter" на стандартната лента с инструменти)
Разширен филтър ("Данни" - "Филтър" - "Разширен филтър") Автофилтърът е предназначен за прости условия за избор на ред, а разширеният филтър за по-сложни условия за избор на запис. Условието за избор е зададените ограничения за избор на записи, които се избират от редактора за показване на екрана.
Използване на автоматичен филтър за намиране на записи
Преди да приложите командата AutoFilter, изберете клетка в диапазона на списъка. След това изпълнете командата "Данни" - "Филтър" - "Автофилтър", вдясно от заглавията (етикетите) на колоните ще се появят бутони със стрелки за автоматично филтриране (падащи списъци с команди за автоматично филтриране).
Щракването върху стрелката за автоматичен филтър показва списък с различни опции за филтриране и сортиране във възходящ и низходящ ред. Когато се извърши филтриране, стрелката на активния автоматичен филтър става синя.
Списък на командите за автоматично филтриране и тяхното предназначение:
всичко- всички записи ще бъдат показани на екрана
Първите 10...- ако данните в колоната са числа, се отваря диалогов прозорец "Условия за издаване в списъка". С този прозорец можете бързо да видите до десет от най-големите или най-малките числа в колона.
Състояние...- ще се отвори диалоговият прозорец "Персонализиран автоматичен филтър". С този прозорец можете да сортирате записи, които отговарят на едно или две условия
Уникални именае списък с неповтарящи се записи в клетките на колоната. Ако щракнете с левия бутон върху едно от уникалните имена, редакторът ще скрие редовете, които не съдържат избраните данни.За да се покажат всички записи след филтриране, трябва да натиснете активния бутон и да изберете командата "Всички" или да изпълните "Данни" - "Филтър" - "Покажи всички", а за да премахнете AutoFilter, премахнете отметката от командата "AutoFilter" в менюто "Data".
Алгоритъм за намиране на записи, които отговарят на едно и също условие в една колона
Изберете клетка от списъка
Щракнете върху едно от уникалните имена, редакторът моментално ще скрие редовете, които не съдържат избраните данни
Ако е необходимо, филтриран списък по една колона може да бъде филтриран по други колони.
Алгоритъм за намиране на записи, които отговарят на едно или две условия в една колона
За търсене на записи по две условия се използва "Персонализиран автофилтър":
Изберете клетка от списъка
Изпълнете командата "Данни" - "Филтър" - "Автофилтър"
Щракнете върху бутона за автоматично филтриране в колоната, която използвате за филтриране на данните
Щракнете върху командата „Условие“, ще се отвори диалоговият прозорец „Персонализиран автоматичен филтър“.
В двата леви падащи списъка изберете подходящите оператори, а в двата десни падащи списъка изберете необходимите стойности. След това поставете превключвателя на една от двете позиции: "и", "или"
Щракнете върху бутона OK, за да завършите филтрирането. Списъкът ще покаже записи, които отговарят на посочените критерии.Например изберете следните условия за избор: покажете в списъка редовете, съдържащи продукти, чиито цени са по-големи или равни на 69,80 UAH и по-малко от 99,99 UAH.
Следните оператори могат да бъдат избрани в диалоговия прозорец Персонализиран филтър:
повече или равно
по-малко или равно на Освен това можете да зададете оператори за сравнение, които се използват при филтриране на текст: "започва с", "не започва с", "завършва с", "не завършва с", "съдържа" и "прави не съдържат".
не е равно
Фигурата показва филтриран списък по колона "Цена" с избраните условия за избор.
Филтриране по избор
Филтриране по изборе бърз начин за филтриране на записи по едно условие с помощта на бутона "AutoFilter" на стандартната лента с инструменти. 
Алгоритъм за филтриране по избор:
Маркирайте необходимия запис в списъка
Щракнете върху бутона AutoFilter, за да филтрирате по избор. Редакторът ще активира "AutoFilter" и ще скрие редовете, които не съдържат избраните данни
Филтриране на списък с разширен филтър
Командата Разширен филтър се използва за филтриране на записи по по-сложни критерии от AutoFilter, като например множество критерии в една колона, множество критерии в множество колони или за филтриране на записи по критерии с помощта на формула. Преди да използвате командата "Разширен филтър", е необходимо да подготвите условията за избор, които по правило трябва да бъдат поставени над списъка. Във връзка с това изискване работният лист със списъка трябва да има поне три празни реда, разположени над списъка. Освен това трябва да има поне един празен ред между списъка и стойностите на условията за избор.
Създаване на набор от условия за избор:
Изберете заглавията на колоните в списъка, които ще бъдат филтрирани, и изпълнете командата „Копиране“, като използвате някой от известните методи
Изберете първия ред, за да въведете условията за избор и изпълнете командата "Вмъкване", като използвате някой от познатите методи
Въведете необходимите критерии за избор на записи в редовете, разположени под заглавията на условията Фигурата показва примерен набор от условия за избор: покажете в списъка редовете, съдържащи сладкарски продукти като бисквитки в първия склад и напитки в четвъртия склад.
След като създадете набор от условия за избор, можете да приложите командата „Разширен филтър“ към списъка.
Алгоритъм за филтриране с помощта на командата "Разширен филтър".
Изберете клетка от списъка
В менюто "Данни" изберете командата "Филтър" - "Разширен филтър"
Задайте бутона за избор „Обработване“ на „Филтриране на списъка на място“, ако искате редакторът да показва резултатите от филтъра в списъка, скривайки редове, които не отговарят на критериите за филтър. За да копирате филтрираните записи в друга област на работния лист, задайте бутона за избор „Обработване“ на „Копиране на резултатите на друго място“ и посочете диапазона, в който да поставите резултатите.
Проверете оригиналния диапазон от клетки на филтрирания списък, диапазонът трябва да съдържа всички клетки от списъка, като се вземат предвид клетките на заглавията на колоните
Проверете диапазона от условия за избор, той трябва да съдържа всички клетки от диапазона от условия за избор, като вземете предвид клетките на заглавията на колоните
Щракнете върху бутона OK, за да завършите филтрирането. Списъкът ще покаже записи, които отговарят на посочените критерии.
Фигурата показва пример на "Разширен филтър" с избраните опции за филтър.
Фигурата показва примерен филтриран списък с набор от условия над него.
В изглед на лист с данни, където данните се показват в редове и колони, можете да персонализирате оформлението на таблицата, като зададете желания състав на колони, промените разположението и ширината на колоните, височината на реда, шрифта на данните и т.н. в този режим могат да се подават и заявки и формуляри.
С подходящите права за достъп потребителят може да коригира данни от таблица в режим на таблица или формуляр чрез добавяне и изтриване на записи, както и актуализиране на стойностите на полета
Когато преглеждате записи в изглед на лист с данни или формуляр, можете да търсите записи, да сортирате записи по едно или повече полета и да филтрирате записи според зададени от вас критерии.
Намиране и замяна на стойности в полета
За да търсите стойности в текущата или във всички полета на таблицата, в режим на таблица или формуляр, натиснете бутона Намиране на лентата с инструменти или използвайте командата от менюто Редактиране | намирам.
В диалоговия прозорец, който се появява Търсене и замянаВ раздела Търсенев полето пробавъведете стойността, която искате да намерите в полетата на таблицата. Изпускайте Търсене ве избрана зоната за търсене. Ако в таблицата не са избрани колони, този падащ списък ви позволява да изберете полето, където се намира курсорът, или цялата таблица като област за търсене. Ако в таблицата са избрани няколко колони, този списък е неактивен и търсенето се извършва автоматично само в избраните колони. Изпускайте Съвпадениеможете да изберете степента на съвпадение на стойностите: От началото на полето, С всяка част от полето, Цели полета.
Падащ списък Прегледв долната част на прозореца ви позволява да изберете посоката на търсене, която може да приеме стойностите Всички, нагоре, надолу.
Ако изберете раздела Замяна в диалоговия прозорец, той ще бъде допълнен с падащ списък Заменен от, което ви позволява да въведете нова стойност в намерените полета.
Сортиране на записи
Сортирането на записи по възходящи или низходящи стойности на едно поле (поле за сортиране) може да се извърши както в режим на таблица, така и в режим на формуляр.
Можете също да използвате командата от менюто, за да сортирате записи. Вписвания | Сортиране. За да сортирате записи във формуляра по множество полета, формулярът трябва да е отворен в изглед на лист с данни. При превключване в режим на формуляр, прегледът на записите на формуляра ще се извърши в съответствие с извършеното сортиране.
Използване на филтри
Предоставя се филтриране на таблици за преглед и редактиране на записи в база данни, които отговарят на определени от потребителя критерии за избор. Филтъре набор от условия, приложени към подмножество от записи от таблица, формуляр или заявка.
Филтриране по избор
Най-лесният начин да зададете условие за избор на записи е да изберете определена стойност на поле или част от него в таблица или формуляр. Нека разгледаме този метод на филтриране, като използваме таблицата на учениците като пример.
Да предположим, че трябва да намерите всички записи за ученици, чиито фамилни имена започват с буквата "B".
Отворете таблицата Student в изглед на лист с данни. Изберете буквата c в полето за пълно име на един от записите, където фамилното име започва с тази буква. Изберете команда от менюто Записи [ Филтър | Филтриране по изборили щракнете върху съответния бутон в лентата с инструменти на таблицата в табличен изглед.В резултат на филтрирането таблицата ще покаже само онези записи, в които фамилното име на ученика започва с буквата "B".
В резултат на филтрирането таблицата ще покаже само онези записи, в които фамилното име на ученика започва с буквата "B". Сред откритите данни за учениците ще изберем родените през 1977 г.
В полето Дата на раждане (ddtar) на един от записите изберете стойност 77. След изпълнение на командата Филтриране по изборот всички записи в подмножеството само онези записи, в които стойността на полето е 1977, ще останат в таблицата.
Във филтрирана таблица или формуляр редът за навигация на записа се показва от [брой записи] (Филтър).
Всеки нов избор на стойност налага допълнителни условия върху избора на записи от съществуващ филтър. По този начин този метод позволява не само да се създаде нов филтър, но и да се допълни филтърът, създаден по друг начин, с нови условия за избор.
За да изберете записи, чиито полета не съдържат избрана стойност, след като изберете стойността, изберете командата от менюто Вписвания | Филтър | Изключване на избораили натиснете десния бутон на мишката и изберете командата в контекстното меню Изключване на избора. Ако трябва да работите с всички записи на таблицата, действието на филтъра може да бъде отменено с помощта на командата Вписвания | Отстранете филтъраили като щракнете върху съответния бутон в лентата с инструменти. В този случай филтърът се премахва от таблицата, но се запазва и по всяко време може да се приложи отново с командата Вписвания | Прилагане на филтър.
Създава се при изпълнение на команда Филтриране по изборили Изключване на изборафилтърът се записва автоматично, когато запишете таблицата, заявката или формуляра. При следващи отваряния на масата този филтър може да се приложи отново.
Редовен и разширен филтър.
В допълнение към филтъра за избор можете да използвате още два вида филтри - обикновен филтър и разширен филтър.
обикновен филтър
обикновен филтъризвикан с командата Records | Филтър | Промяна на филтъра или съответния бутон на лентата с инструменти. В този прозорец можете да създадете нов филтър или да прегледате и редактирате вече създаден филтър.
След изпълнение на командата в нормалния филтърен прозорец Филтърпоказва се празна таблица или формуляр за активния обект на база данни. В раздела намирамСтойностите се въвеждат в полетата за филтриране, чрез които ще бъдат избрани записи. Стойностите могат да се въвеждат от клавиатурата или да се избират от списък, както е показано за полето. Въвеждането на стойности в няколко полета на една филтърна линия определя избора на записи, които съдържат всички посочени стойности. В този случай посочените условия се считат за комбинирани от логическата операция "И".
За да зададете алтернативна опция за избор на записи, които да бъдат включени в резултатния набор, изберете раздела Илив долния ляв ъгъл на прозореца на филтъра. Това отваря ново филтърно поле за указване на алтернатива. Набор от условия, въведени в различни полета, е свързан с логическата операция "ИЛИ". Следващата алтернатива може да бъде зададена в следващия раздел Или.
Филтърът ще избере записи, съдържащи в полетата всички стойности, посочени в раздела намирам, и записи, съдържащи в полетата всички стойности, посочени в раздела Или. За да извършите филтриране, щракнете върху бутона Прилагане на филтър.
Разширен филтър
Разширен филтъризвикан по команда Вписвания | Филтър | Разширен филтър. В този случай списъкът с активни полета на таблицата се показва в прозореца за разширен филтър в горната част. В долната част на прозореца се показва формуляр за заявка. В реда на формуляра за заявка Полеот списъка се изтеглят полета, чрез които е необходимо да се зададат условията за избор на записи. Условията за избор се въвеждат в съответното поле на филтърния прозорец. В допълнение, формулярът за заявка ви позволява да изберете типа сортиране за едно или повече избрани полета в полето Сортиране.
Запазване на филтър
Стандартните и разширените филтри, както и филтърът за избор, се записват автоматично, когато записвате таблица, заявка или формуляр. Когато обектът се отвори отново, този записан филтър е текущ и може да се използва по команда Вписвания | Прилагане на филтър. Ако се създаде нов филтър, той замества всеки филтър, който преди това е бил записан с формуляр или обект в изглед на лист с данни. За да унищожите филтър на лентата с инструменти ФилтърНатисни бутона Чиста формаи след това бутон Прилагане на филтър. Само в този случай филтърът, записан с таблицата, ще бъде унищожен.
Запазване на филтърна група
Препоръчително е да подготвите и запазите няколко филтъра за таблица или формуляр, които по-късно да бъдат заредени в прозореца на филтъра и приложени. За да запазите подготвения филтър, изпълнете командата Вписвания | Филтър | Сменете филтъраили щракнете върху съответния бутон на лентата с инструменти и изберете командата Файл | Запазване като заявкаили щракнете върху съответния бутон на лентата с инструменти Филтър. За да изпълните команда, можете също да извикате контекстното меню, когато прозорецът на филтъра е активен. В отворения диалогов прозорец Запазете като заявкатрябва да въведете името на запаметения филтър в полето Име на заявката.
По-късно, вместо да създавате нов филтър, можете да използвате съществуващ филтър. За да направите това, превключете в режим Редактиране на филтъра и използвайте командата Файл | Изтегляне от заявка. В прозореца Приложен филтъризбран е желаният филтър.
Можете да показвате информация за един / няколко параметъра чрез филтриране на данни в Excel.
Има два инструмента за тази цел: AutoFilter и Advanced Filter. Те не изтриват, а скриват данни, които не отговарят на условието. Автофилтърът изпълнява най-простите операции. Разширеният филтър има много повече опции.
Автоматичен филтър и разширен филтър в Excel
Има проста таблица, която не е форматирана и не е декларирана като списък. Можете да включите автоматичния филтър през главното меню.
Ако форматирате диапазон от данни като таблица или го декларирате като списък, веднага ще бъде добавен автоматичен филтър.
Използването на автоматичния филтър е просто: трябва да изберете записа с желаната стойност. Например, покажете доставките до магазин #4. Поставете отметка до съответното условие за филтриране:
Веднага виждаме резултата:
Характеристики на инструмента:
- Автофилтърът работи само в непрекъснат диапазон. Различните таблици на един и същи лист не се филтрират. Дори ако имат същия тип данни.
- Инструментът третира горния ред като заглавия на колони - тези стойности не са включени във филтъра.
- Можете да приложите няколко условия за филтриране наведнъж. Но всеки предишен резултат може да скрие записите, необходими за следващия филтър.
Разширеният филтър има много повече опции:
- Можете да зададете толкова условия за филтриране, колкото са ви необходими.
- Критериите за избор на данни са на лице.
- С разширения филтър потребителят може лесно да намери уникални стойности в многоредов масив.
Как да направите разширен филтър в Excel
Готов пример е как да използвате разширен филтър в Excel:
В оригиналната таблица останаха само редове, съдържащи стойността "Москва". За да отмените филтрирането, трябва да кликнете върху бутона "Изчистване" в секцията "Сортиране и филтриране".
Как да използвате разширения филтър в Excel
Помислете дали да не използвате разширен филтър в Excel, за да изберете редове, съдържащи думите „Москва“ или „Рязан“. Условията за филтриране трябва да са в същата колона. В нашия пример един под друг.
Попълнете менюто за разширен филтър:
Получаваме таблица с редове, избрани по зададен критерий:
Нека изберем редовете, които съдържат стойността "№ 1" в колоната "Магазин" и "> 1 000 000 рубли" в колоната за разходи. Критериите за филтриране трябва да са в съответните колони на етикета на условието. На един ред.
Попълнете параметрите за филтриране. Натискаме OK.
Нека оставим в таблицата само онези редове, които съдържат думата "Ryazan" в колоната "Регион" или стойността "> 10 000 000 рубли" в колоната "Цена". Тъй като критериите за избор се отнасят до различни колони, ние ги поставяме на различни редове под съответните заглавия.
Приложете инструмента за разширен филтър:
Този инструмент може да работи с формули, което позволява на потребителя да решава почти всяка задача, когато избира стойности от масиви.
Основни правила:
- Резултатът от формулата е критерият за избор.
- Написаната формула връща TRUE или FALSE.
- Диапазонът на източника се определя с помощта на абсолютни препратки, а критерият за избор (под формата на формула) се определя с помощта на относителни препратки.
- Ако се върне TRUE, редът ще се покаже след прилагане на филтъра. НЕВЯРНО - не.
Нека да покажем редовете, съдържащи количеството над средното. За целта, освен таблото с критериите (в клетка I1), ще въведем името „Най-голямото число“. По-долу е формулата. Използваме функцията AVERAGE.
Изберете която и да е клетка в изходния диапазон и извикайте „Разширен филтър“. Посочваме I1:I2 като критерий за избор (относителни връзки!).
В таблицата останаха само онези редове, където стойностите в колоната "Сума" са над средните.
За да оставите в таблицата само редове, които не се повтарят, в прозореца "Разширен филтър" поставете отметка в квадратчето до "Само уникални записи".
Натиснете OK. Дублиращите се линии ще бъдат скрити. На листа ще останат само уникални записи.
Филтърът е бърз и лесен начин за намиране и работа с подмножество от данни в списък. Филтрираният списък показва само редовете, които отговарят на критериите. За разлика от сортирането, филтърът не променя реда на записите в списъка. Филтрирането временно скрива редовете, които не искате да показвате.
Избраните по време на филтрирането редове могат да се редактират, форматират, да се създават диаграми въз основа на тях, да се отпечатват, без да се променя редът на редовете и без да се преместват.
При филтриране се избират само необходимите данни, а останалите са скрити. По този начин се показва само това, което искате да видите, и това може да стане с едно кликване.
Филтрирането не променя данните по никакъв начин. След като филтърът бъде премахнат, всички данни се появяват отново както са били преди прилагането на филтъра.
Има две налични команди в Excel за филтриране на списъци:
- Автофилтър, включително филтър по избор, за прости условия за избор.
- Разширен филтърза по-трудни условия за избор.
Автофилтър
За да разрешите Автофилтъртрябва да изберете която и да е клетка в таблицата, след това в раздела Данни в група Сортиране И филтър натиснете големия бутон :
След това в заглавката на таблицата вдясно от заглавката на всяка колона ще се появи бутон със стрелка надолу:
Щракването върху стрелка отваря меню със списък за съответната колона. Списъкът съдържа всички елементи на колона в азбучен или цифров ред (в зависимост от типа данни), така че можете бързо да намерите необходимия елемент:
Ако имаме нужда от филтър само за една колона, тогава не можем да показваме бутони със стрелки за останалите колони. За да направите това, преди да натиснете бутона изберете няколко клетки от желаната колона заедно със заглавката.
Филтриране по точна стойност
Включи Автофилтър, щракнете върху бутона със стрелка и изберете стойност от падащия списък. За да изберете бързо всички елементи в колона или да отмените избора на всички елементи, щракнете (Избери всички) :
В този случай всички редове, които не съдържат избраната стойност в полето, са скрити.
При извършване на лабораторна работа избираме резултата от филтрирането, копираме го на друго място на листа и го подписваме.
Да изключа Автофилтъртрябва да натиснете бутона отново .
За да отмените филтърното действие, без да излизате от режима на филтриране, щракнете върху бутона и изберете елемента от падащия списък. (Избери всички) . В същото време се появяват скритите от филтъра редове на таблицата.
Характеристики на филтриране на данни
Филтрите скриват данните. За това са предназначени. Ако обаче не знаете за филтрирането на данни, може да останете с впечатлението, че някои данни липсват. Можете например да отворите нечий друг филтриран лист или дори да забравите, че вие сами сте приложили преди това филтъра. Така че, когато има филтри на лист, могат да бъдат намерени различни визуални знаци и съобщения.
(намира се долу вляво на прозореца). Първоначално състояние:
Веднага след филтриране на данните, резултатът от прилагането на филтъра се показва в долния ляв ъгъл на лентата на състоянието. Например, " Намерени записи: 2 от 11”:
Номерата на редовете . Прекъснатите номера на редовете показват, че някои редове са скрити, а променения цвят на видимите номера на редове показва, че избраните редове са резултат от избор на филтър.
Тип стрели . Промяната на стрелката на AutoFilter във филтрирана колона на показва, че колоната е филтрирана.
”
“” е друг универсален филтър, който може да се приложи към колони с числа или дати.
“” е много условно име. Всъщност възможностите на този филтър са много по-широки. С този филтър можете да намерите или първите елементи, или последните елементи (най-малките или най-големите числа или дати). И, противно на името на филтъра, резултатите не са ограничени до първите 10 елемента или последните 10 елемента. Броят на показаните елементи може да бъде избран от 1 до 500.
” също ви позволява да филтрирате данни по процент от общия брой редове в колоната. Ако колоната съдържа 100 числа и искате да разгледате първите петнадесет, изберете 15 процента.
Филтърът може да се използва за намиране на продуктите с най-високи или най-ниски цени, за определяне на списъка с най-скоро наетите служители или за преглед на списъка на студентите с най-добри или най-лоши оценки. За да приложите филтъра „“ към колона с данни ( само цифри или дати!!!), щракнете върху стрелката в колоната и изберете елемента Числови филтри По-нататък :
Това ще отвори диалогов прозорец. наслагване условия от списък :
В диалоговия прозорец изберете номер(редове или проценти), най-големиятили най-малко, елементи от списъкаили % от броя на елементите.
Създайте свои собствени персонализирани филтри
Например искаме да покажем само редове с позиции, започващи с буквата „ д'. За да направите това, щракнете върху стрелката за автоматичен филтър в първата колона и изберете Текстови филтри , след това точка Започни с… :
Това ще изведе диалогов прозорец. (която и опция да изберете отдясно, същият диалогов прозорец ще се появи.):
В полето Длъжностизбирам - Започни с , отдясно влизаме д:
В прозореца има намек:
Въпросителен знак " ? ” означава всеки един знак.
Знак " * ” обозначава поредица от всякакви знаци.
Обработка на данни в базата данни
Бързо търсене на данни
Access ви позволява да търсите записи, в които стойностите на определено поле напълно или частично съвпадат с определена стойност.
Например в базата данни „Интернет доставчици“ искаме да намерим запис, съдържащ информация за доставчика на MTU, но не помним пълното му име. Можете да въведете само част от името и да потърсите записа.
Бързо търсене на данни в базата данни "Интернет доставчици"
2. Въведете командата [Edit-Find...]. Ще се появи диалогов прозорец Търсене. В полето проба:трябва да въведете текста за търсене и в полето Съвпадение:Избери предмет С всяка част от терена.
 |
3. В резултат на това запис №3 ще бъде намерен и маркиран като активен.
Намиране на данни с помощта на филтри
Предлагат се много повече възможности за търсене на данни в базата данни филтри. Филтрите ви позволяват да избирате записи, които отговарят на определени условия. Условията за избор на запис се създават с помощта на операторите за сравнение (=, >,
Прости филтрисъдържа условие за избор на запис само за едно поле. Комплексни филтрисъдържа множество условия за различни полета. В резултат на прилагането на сложен филтър ще бъдат избрани само тези записи, които отговарят на всички условия едновременно. Можем да кажем, че условията в сложните филтри са свързани помежду си чрез операцията на логическо умножение.
Да предположим, например, че търсим оптимален доставчик, т.е. доставчик, който не начислява такса за връзка, почасовата ставка е доста ниска (500) и има високоскоростен достъп до Интернет (скорост на канала> 100 Mbps).
Нека създадем сложен филтър за базата данни "Интернет доставчици".
Намиране на данни с помощта на филтър
1. Отворете таблицата с база данни "Интернет доставчици", като щракнете двукратно върху съответната икона в прозореца на базата данни.
2. Въведете командата [Records-Filter-Change filter]. В прозореца на таблицата, който се показва, въведете думите за търсене в съответните полета. Филтърът е създаден.
Намиране на данни със заявки
Заявкитърси данни в базата данни по същия начин като филтрите. Разликата между тях е, че заявките са независими обекти на база данни, докато филтрите са обвързани с конкретна таблица.
Заявката се извлича от таблицата. Резултатът от заявка обаче също е таблица, което означава, че заявките могат да се използват вместо таблици. Например, формуляр може да бъде създаден както за таблица, така и за заявка.
Заявките ви позволяват да изберете онези записи, които отговарят на дадените условия. Заявките, подобно на филтрите, могат да бъдат прости или сложни. Простата заявка съдържа едно условие, докато сложната заявка съдържа множество условия за различни полета.
В процеса на създаване на заявка можете да изберете не само записи, но и полета, които ще присъстват в заявката.
Нека създадем сложна заявка за идентифициране на оптималния доставчик в базата данни "Интернет доставчици".
Намиране на данни със заявка
1. В прозореца изберете група от обекти Заявкии изберете елемент .
2. На диалоговия панел Добавяне на таблица Добавете.
3. В прозореца на заявката в ред поле:от падащия списък изберете имената на полетата, за които ще бъдат зададени условията.
В редица Условие за избор:въведете условия за избраните полета.
В редица Изход на дисплея:задайте полетата, които ще бъдат представени в заявката.
Практически задачи
3.5. Извършвайте различни видове търсения в базите данни "Бележник" и "Библиотечен каталог": бързо, чрез филтър и чрез заявка.
3.6. В базата данни "Интернет доставчици" потърсете доставчици, които не начисляват такса за връзка и начисляват най-ниската почасова ставка.
Сортиране на данни
Базите данни могат да съдържат стотици или хиляди записи. Често е необходимо да подредите записи, тоест да ги подредите в определена последователност. Подреждането на записите се нарича сортиране.
Сортирането на записи се извършва във всяко поле. Стойностите, съдържащи се в това поле, са в определен ред, който се определя от типа на полето:
- по азбучен ред, ако полето е текстово;
- по стойността на числото, ако полето е числово;
- по дата, ако типът на полето е Време за срещаи така нататък.
Записите могат да бъдат сортирани във възходящ или низходящ ред на стойностите на полетата. В процеса на сортиране се запазва целостта на записите, тоест те се прехвърлят от едно място в таблицата в друга цялост.
Сортиране на записибази данни е тяхното подреждане по стойностите на едно от полетата.
Нека сортираме в базата данни "Интернет доставчици", например, по полето "Скорост на канала (Mbps)".
Бързо сортиране на данни
1. В прозореца Интернет доставчици: база даннив група обекти масиизберете таблицата "Интернет доставчици" и щракнете върху бутона Отворете.
2. Изберете поле Скорост на каналаи въведете командата [Record-si-Sort-Sort ascending]. Записите в базата данни ще бъдат сортирани във възходящ ред на скоростта на канала.
 |
Може да се приложи вложени сортове, тоест сортиране, което се извършва последователно върху няколко полета. След сортирането по първата колона се извършва сортиране по втората колона и т.н.
В нашия случай на полето Скорост на канала, по който е извършено сортирането, два записа (8 и 7) имат една и съща стойност 10 и два записа (3 и 2) имат една и съща стойност 112. За да сортираме тези записи, ще извършим вложено сортиране, първо по полето "Скорост на връзката", а след това полето "Брой входни редове".
Access ви позволява да извършвате вложени сортировки с помощта на заявки.
Сортиране на вложени данни със заявка
1. В прозореца Интернет доставчици: база данниизберете група от обекти Заявкии изберете елемент Създаване на заявка с помощта на конструктора.
2. На диалоговия панел Добавяне на таблицаизберете таблицата "Интернет доставчици", за която се създава заявката. Кликнете върху бутона Добавете.
3. В прозореца на заявката в ред Сортиране:от падащия списък изберете имената на полетата, в които да зададете вида на сортиране.
Практически задачи
3.7. Извършете вложено сортиране в базата данни "Интернет доставчици" по полетата "Почасово плащане" и "Име на доставчика".
Отпечатване на данни с помощта на отчети
Можете директно да отпечатвате таблици, формуляри и заявки с помощта на командата [File-Print]. Въпреки това, за красив печат на документи е препоръчително да използвате доклади. Отчетите са производни обекти на базата данни и се създават на базата на таблици, формуляри и заявки.
Нека създадем отчет, който красиво ще отпечата базата данни „Интернет доставчици“. Нека използваме за това Съветник за отчети.
Отпечатване на база данни с помощта на отчет
1. В прозореца Интернет доставчици: база данниизберете група от обекти Докладии изберете елемент Създайте отчет с помощта на съветника.
2. Използвайки поредица от диалогови панели, задайте параметрите за изглед на отчета.
3. В прозореца Интернет доставчици: база даннищракнете върху бутона Преглед. Документът ще се появи във формата, в която може да бъде отпечатан.
 |
4. Ако външният вид на документа ви удовлетворява, отпечатайте го с помощта на командата [File-Print].
Практически задачи
3.8. Създайте отчет за визитна картичка за базата данни на Notebook и отчет за библиотечна карта за базата данни на библиотечния каталог.