للبحث عن البيانات أو السجلات في القوائم ، يتم استخدام عوامل التصفية التي تعرض فقط السجلات التي تفي بشروط معينة على الشاشة ، ويقوم المحرر بإخفاء السجلات التي لا تفي بالمتطلبات المحددة مؤقتًا. يمكن تنسيق السجلات (الخطوط) المعروضة وتحريرها وطباعتها وما إلى ذلك.
تشمل أدوات التصفية ما يلي:
التصفية التلقائية (هناك طريقتان لتطبيق أمر التصفية التلقائية: استخدام القائمة "البيانات" - "التصفية" - "التصفية التلقائية" - "القائمة المنسدلة لأمر التصفية التلقائية" واستخدام زر "التصفية التلقائية" على شريط الأدوات القياسي)
مرشح متقدم ("البيانات" - "عامل التصفية" - "مرشح متقدم") تم تصميم الفلتر التلقائي لظروف اختيار الصف البسيطة ، والمرشح المتقدم لشروط اختيار السجل الأكثر تعقيدًا. شرط التحديد هو القيود التي تم تعيينها لاختيار السجلات التي تم تحديدها بواسطة المحرر لعرضها على الشاشة.
استخدام عامل التصفية التلقائي للبحث عن السجلات
قبل تطبيق أمر AutoFilter ، حدد خلية في نطاق القائمة. بعد ذلك ، قم بتنفيذ الأمر "البيانات" - "التصفية" - "التصفية التلقائية" ، ستظهر الأزرار ذات أسهم التصفية التلقائية (قوائم منسدلة لأوامر التصفية التلقائية) على يمين عناوين (تسميات) الأعمدة.
يؤدي النقر فوق سهم التصفية التلقائية إلى عرض قائمة بخيارات التصفية والفرز المختلفة بترتيب تصاعدي وتنازلي. عند إجراء التصفية ، يتحول سهم عامل التصفية التلقائي النشط إلى اللون الأزرق.
قائمة أوامر التصفية التلقائية والغرض منها:
الجميع- سيتم عرض جميع السجلات على الشاشة
أول 10 ...- سيتم فتح مربع الحوار "إصدار شروط في القائمة" إذا كانت البيانات الموجودة في العمود عبارة عن أرقام. باستخدام هذه النافذة ، يمكنك عرض ما يصل إلى عشرة من أكبر أو أصغر الأرقام في عمود بسرعة.
حالة...- سيتم فتح مربع الحوار "تصفية تلقائية مخصصة". باستخدام هذه النافذة ، يمكنك فرز السجلات التي تفي بشرط أو شرطين
أسماء فريدةهي قائمة إدخالات غير متكررة في خلايا العمود. إذا نقرت بزر الماوس الأيسر على أحد الأسماء الفريدة ، فسيقوم المحرر بإخفاء الصفوف التي لا تحتوي على البيانات المحددة. لعرض كافة السجلات بعد التصفية ، يجب الضغط على الزر النشط وتحديد الأمر "الكل" أو التنفيذ "البيانات" - "التصفية" - "إظهار الكل" ، ولإزالة التصفية التلقائية ، قم بإلغاء تحديد أمر "التصفية التلقائية" في قائمة "البيانات".
خوارزمية للبحث عن السجلات التي تلبي نفس الشرط في عمود واحد
حدد خلية في القائمة
انقر فوق أحد الأسماء الفريدة ، سيقوم المحرر على الفور بإخفاء الصفوف التي لا تحتوي على البيانات المحددة
إذا لزم الأمر ، يمكن تصفية قائمة تمت تصفيتها حسب عمود واحد بواسطة أعمدة أخرى.
خوارزمية للبحث عن السجلات التي تفي بشرط أو شرطين في عمود واحد
للبحث عن السجلات حسب شرطين ، يتم استخدام "التصفية التلقائية المخصصة":
حدد خلية في القائمة
قم بتشغيل الأمر "البيانات" - "عامل التصفية" - "التصفية التلقائية"
انقر فوق زر التصفية التلقائية في العمود الذي تستخدمه لتصفية البيانات
انقر فوق أمر "الشرط" ، سيتم فتح مربع الحوار "تصفية تلقائية مخصصة"
في القائمتين المنسدلتين على اليسار ، حدد عوامل التشغيل المناسبة ، وفي القائمتين المنسدلتين اليمنى ، حدد القيم المطلوبة. ثم اضبط المفتاح على أحد الموضعين: "و" ، "أو"
انقر فوق الزر "موافق" لإكمال التصفية. ستعرض القائمة السجلات التي تفي بالمعايير المحددة. على سبيل المثال ، حدد شروط الاختيار التالية: اعرض في القائمة الأسطر التي تحتوي على المنتجات التي تزيد أسعارها عن أو تساوي 69.80 UAH وأقل من 99.99 UAH.
يمكن تحديد العوامل التالية في مربع الحوار Custom Filter:
أكثر أو يساوي
أقل من أو يساوي بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحديد عوامل المقارنة المستخدمة عند تصفية النص: "يبدأ بـ" ، "لا يبدأ بـ" ، "ينتهي بـ" ، "لا ينتهي بـ" ، "يحتوي على" و "لا لا تحتوي".
غير متساوي
يوضح الشكل قائمة تمت تصفيتها حسب عمود "السعر" بشروط الاختيار المحددة.
تصفية بالاختيار
التصفية بالاختيارهي طريقة سريعة لتصفية السجلات حسب شرط واحد باستخدام زر "التصفية التلقائية" على شريط الأدوات القياسي. 
خوارزمية للتصفية بالاختيار:
قم بتمييز الإدخال المطلوب في القائمة
انقر فوق الزر AutoFilter للتصفية حسب التحديد. سيقوم المحرر بتمكين "التصفية التلقائية" وإخفاء الصفوف التي لا تحتوي على البيانات المحددة
تصفية قائمة مع مرشح متقدم
يتم استخدام أمر التصفية المتقدمة لتصفية السجلات حسب معايير أكثر تعقيدًا من التصفية التلقائية ، مثل معايير متعددة في عمود واحد ، أو معايير متعددة في أعمدة متعددة ، أو لتصفية السجلات حسب المعايير باستخدام صيغة. قبل استخدام أمر "مرشح متقدم" ، من الضروري إعداد شروط الاختيار ، والتي ، كقاعدة عامة ، يجب وضعها فوق القائمة. فيما يتعلق بهذا المطلب ، يجب أن تحتوي ورقة العمل مع القائمة على ثلاثة أسطر فارغة على الأقل تقع أعلى القائمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون هناك سطر فارغ واحد على الأقل بين القائمة وقيم شروط الاختيار.
إنشاء مجموعة من شروط الاختيار:
حدد عناوين أعمدة القائمة لتتم تصفيتها وتنفيذ أمر "نسخ" باستخدام أي من الطرق المعروفة
حدد السطر الأول لإدخال شروط التحديد وتنفيذ أمر "إدراج" باستخدام أي من الطرق المعروفة
أدخل المعايير المطلوبة لاختيار السجلات في السطور الموجودة تحت عناوين الشروط. يوضح الشكل مجموعة عينة من شروط الاختيار: اعرض في القائمة الأسطر التي تحتوي على منتجات الحلويات مثل ملفات تعريف الارتباط في المستودع الأول والمشروبات في المستودع الرابع مستودع.
بعد إنشاء مجموعة من شروط التحديد ، يمكنك تطبيق أمر "مرشح متقدم" على القائمة.
تصفية الخوارزمية باستخدام أمر "مرشح متقدم"
حدد خلية في القائمة
في قائمة "البيانات" ، حدد الأمر "تصفية" - "تصفية متقدمة"
عيّن زر الاختيار "معالجة" على "تصفية القائمة في مكانها" إذا كنت تريد أن يعرض المحرر نتائج عامل التصفية في القائمة ، مع إخفاء الصفوف التي لا تفي بمعايير التصفية. لنسخ السجلات التي تمت تصفيتها إلى منطقة أخرى من ورقة العمل ، اضبط زر الاختيار "معالجة" على "نسخ النتائج إلى موقع آخر" وحدد النطاق الذي تريد وضع النتائج فيه.
تحقق من النطاق الأصلي للخلايا في القائمة المصفاة ، يجب أن يحتوي النطاق على جميع خلايا القائمة ، مع مراعاة خلايا عناوين الأعمدة
تحقق من نطاق شروط التحديد ، يجب أن يحتوي على جميع خلايا نطاق شروط التحديد ، مع مراعاة خلايا عناوين الأعمدة
انقر فوق الزر "موافق" لإكمال التصفية. ستعرض القائمة السجلات التي تفي بالمعايير المحددة.
يوضح الشكل عينة من "عامل التصفية المتقدم" مع خيارات التصفية المحددة.
يوضح الشكل عينة قائمة تمت تصفيتها مع مجموعة من الشروط أعلاه.
في طريقة عرض ورقة البيانات ، حيث يتم عرض البيانات في صفوف وأعمدة ، يمكنك تخصيص تخطيط الجدول عن طريق تعيين التكوين المطلوب للأعمدة ، وتغيير موضع الأعمدة وعرضها ، وارتفاع الصف ، وخط البيانات ، وما إلى ذلك. يمكن أيضًا إرسال الطلبات والنماذج في هذا الوضع.
مع حقوق الوصول المناسبة ، يمكن للمستخدم تصحيح بيانات الجدول في الجدول أو وضع النموذج عن طريق إضافة السجلات وحذفها ، وكذلك تحديث قيم الحقل
عند عرض السجلات في ورقة البيانات أو طريقة عرض النموذج ، يمكنك البحث عن السجلات وفرز السجلات حسب حقل واحد أو أكثر وتصفية السجلات وفقًا للمعايير التي تحددها.
إيجاد واستبدال القيم في الحقول
للبحث عن القيم في الجدول الحالي أو في جميع حقول الجدول ، في الجدول أو وضع النموذج ، اضغط على زر شريط أدوات البحث أو استخدم أمر القائمة تحرير | يجد.
في مربع الحوار الذي يظهر بحث واستبدالفي علامة التبويب يبحثفي الميدان عينةأدخل القيمة التي تريد البحث عنها في حقول الجدول. يسقط بحث فيتم تحديد منطقة البحث. إذا لم يتم تحديد أعمدة في الجدول ، فإن هذه القائمة المنسدلة تسمح لك بتحديد الحقل الذي يوجد به المؤشر أو الجدول بأكمله كمنطقة بحث. إذا تم تحديد عدة أعمدة في الجدول ، فستكون هذه القائمة غير نشطة ويتم إجراء البحث تلقائيًا في الأعمدة المحددة فقط. يسقط صدفةيمكنك اختيار درجة مصادفة القيم: من بداية الحقل ، مع أي جزء من الحقل ، الحقول بأكملها.
قائمة منسدلة منظرفي الجزء السفلي من النافذة يسمح لك بتحديد اتجاه البحث ، والذي يمكن أن يأخذ القيم الكل ، فوق ، أسفل.
إذا حددت علامة التبويب "استبدال" في مربع الحوار ، فسيتم استكمالها بقائمة منسدلة وحل محله، مما يسمح لك بإدخال قيمة جديدة في الحقول الموجودة.
فرز السجلات
يمكن إجراء فرز السجلات حسب القيم التصاعدية أو التنازلية لحقل واحد (حقل الفرز) في وضع الجدول وفي وضع النموذج.
يمكنك أيضًا استخدام أمر القائمة لفرز السجلات. إدخالات | فرز. لفرز إدخالات النموذج حسب الحقول المتعددة ، يجب أن يكون النموذج مفتوحًا في طريقة عرض ورقة البيانات. عند التبديل إلى وضع النموذج ، سيتم عرض سجلات النموذج وفقًا للترتيب الذي تم إجراؤه.
استخدام المرشحات
يتم توفير تصفية الجدول لعرض وتحرير سجلات قاعدة البيانات التي تفي بمعايير الاختيار المحددة من قبل المستخدم. منقيهي مجموعة من الشروط المطبقة على مجموعة فرعية من السجلات من جدول أو نموذج أو استعلام.
تصفية بالاختيار
إن أبسط طريقة لتعيين شرط لتحديد السجلات هي تحديد قيمة حقل معينة أو جزء منها في جدول أو نموذج. ضع في اعتبارك طريقة التصفية هذه باستخدام جدول الطالب كمثال.
لنفترض أنك بحاجة إلى العثور على جميع السجلات الخاصة بالطلاب الذين تبدأ أسماؤهم بالحرف "B".
افتح جدول الطالب في طريقة عرض ورقة البيانات. حدد الحرف c في حقل الاسم الكامل لأحد السجلات حيث يبدأ الاسم الأخير بهذا الحرف. حدد أمر القائمة إدخالات [تصفية | تصفية بالاختيارأو انقر فوق الزر المقابل في شريط أدوات الجدول في عرض الجدول.نتيجة للتصفية ، سيعرض الجدول فقط تلك السجلات التي يبدأ فيها الاسم الأخير للطالب بالحرف "B".
نتيجة للتصفية ، سيعرض الجدول فقط تلك السجلات التي يبدأ فيها الاسم الأخير للطالب بالحرف "B". من بين البيانات التي تم العثور عليها عن الطلاب ، سنختار مواليد 1977.
حدد القيمة 77 في الحقل تاريخ الميلاد (ddtar) لأحد السجلات بعد تنفيذ الأمر تصفية بالاختيارمن بين جميع السجلات في المجموعة الفرعية ، ستبقى فقط تلك السجلات التي تكون فيها قيمة الحقل 1977 في الجدول.
في جدول أو نموذج تمت تصفيته ، يظهر صف التنقل بين السجلات من [عدد السجلات] (تصفية).
يفرض كل تحديد جديد لقيمة ما شروطاً إضافية على اختيار السجلات بواسطة عامل تصفية موجود. وبالتالي ، لا تسمح هذه الطريقة بإنشاء مرشح جديد فحسب ، بل تتيح أيضًا استكمال الفلتر الذي تم إنشاؤه بأي طريقة أخرى بشروط تحديد جديدة.
لتحديد السجلات التي لا تحتوي حقولها على قيمة محددة ، بعد تحديد القيمة ، حدد أمر القائمة إدخالات | عامل التصفية | استبعاد التحديدأو اضغط على زر الماوس الأيمن وحدد الأمر في قائمة السياق استبعاد التحديد. إذا كنت بحاجة إلى العمل مع جميع سجلات الجدول ، فيمكن إلغاء إجراء المرشح باستخدام الأمر إدخالات | قم بإزالة الفلترأو عن طريق النقر فوق الزر المقابل على شريط الأدوات. في هذه الحالة ، تتم إزالة الفلتر من الجدول ، ولكن يتم حفظه ، وفي أي وقت يمكن إعادة تطبيقه باستخدام الأمر إدخالات | تطبيق مرشح.
تم إنشاؤه عند تنفيذ الأمر تصفية بالاختيارأو استبعاد التحديديتم حفظ عامل التصفية تلقائيًا عند حفظ الجدول أو الاستعلام أو النموذج. في الفتحات اللاحقة للجدول ، يمكن تطبيق هذا المرشح مرة أخرى.
مرشح منتظم ومتقدم.
بالإضافة إلى مرشح التحديد ، يمكنك استخدام نوعين آخرين من المرشحات - مرشح عادي ومرشح متقدم.
مرشح عادي
مرشح عاديتم استدعاؤه بواسطة الأمر السجلات | عامل التصفية | قم بتغيير عامل التصفية أو الزر المقابل على شريط الأدوات. في هذه النافذة ، يمكنك إنشاء فلتر جديد أو عرض وتعديل عامل تصفية تم إنشاؤه مسبقًا.
بعد تنفيذ الأمر في نافذة التصفية العادية منقييتم عرض جدول أو نموذج فارغ لكائن قاعدة البيانات النشط. في علامة التبويب يجديتم إدخال القيم في حقول التصفية التي سيتم من خلالها تحديد السجلات. يمكن إدخال القيم من لوحة المفاتيح أو تحديدها من قائمة ، كما هو موضح في الحقل. يؤدي إدخال قيم في عدة حقول بسطر تصفية واحد إلى تحديد السجلات التي تحتوي على جميع القيم المحددة. في هذه الحالة ، يتم اعتبار الشروط المحددة مجمعة بواسطة العملية المنطقية "AND".
لتحديد خيار بديل لتحديد السجلات التي سيتم تضمينها في مجموعة النتائج ، حدد علامة التبويب أوفي الزاوية اليسرى السفلية من نافذة المرشح. هذا يفتح حقل مرشح جديد لتحديد بديل. يتم ربط مجموعة من الشروط التي تم إدخالها في حقول مختلفة من خلال العملية المنطقية "OR". يمكن تعيين البديل التالي في علامة التبويب التالية أو.
سيحدد عامل التصفية السجلات التي تحتوي في الحقول على جميع القيم المحددة في علامة التبويب يجد، والسجلات التي تحتوي في الحقول على جميع القيم المحددة في علامة التبويب أو. لإجراء التصفية ، انقر فوق الزر تطبيق مرشح.
تصفية متقدم
تصفية متقدمدعا الأمر إدخالات | عامل التصفية | تصفية متقدم. في هذه الحالة ، يتم عرض قائمة حقول الجدول النشطة في نافذة التصفية المتقدمة في الجزء العلوي. يتم عرض في الجزء السفلي من النافذة نموذج طلب. في سطر نموذج الطلب مجاليتم سحب الحقول من القائمة ، ومن الضروري تحديد شروط اختيار السجلات. يتم إدخال شروط الاختيار في الحقل المناسب لنافذة التصفية. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك نموذج الطلب تحديد نوع الفرز لواحد أو أكثر من الحقول المحددة في الحقل فرز.
حفظ مرشح
يتم حفظ عوامل التصفية العادية والمتقدمة ، بالإضافة إلى عامل تصفية التحديد ، تلقائيًا عند حفظ جدول أو استعلام أو نموذج. عند إعادة فتح الكائن ، يكون هذا المرشح المحفوظ حاليًا ويمكن استخدامه بواسطة الأمر إدخالات | تطبيق مرشح. إذا تم إنشاء عامل تصفية جديد ، فإنه يستبدل أي عامل تصفية تم حفظه مسبقًا بنموذج أو كائن في طريقة عرض ورقة البيانات. لتدمير عامل تصفية على شريط الأدوات منقياضغط الزر شكل واضحثم زر تطبيق مرشح. فقط في هذه الحالة سيتم إتلاف الفلتر المحفوظ مع الجدول.
حفظ مجموعة التصفية
يُنصح بإعداد العديد من المرشحات وحفظها لجدول أو نموذج ، والتي يمكن تحميلها لاحقًا في نافذة المرشح وتطبيقها. لحفظ المرشح المعد ، قم بتشغيل الأمر إدخالات | عامل التصفية | تغيير عامل التصفيةأو انقر فوق زر شريط الأدوات المقابل وحدد الأمر ملف | حفظ حسب الطلب، أو انقر فوق زر شريط الأدوات المقابل منقي. لتنفيذ أمر ما ، يمكنك أيضًا استدعاء قائمة السياق عندما تكون نافذة المرشح نشطة. في مربع الحوار المفتوح حفظ كاستعلاميجب عليك إدخال اسم المرشح المحفوظ في الحقل اسم الطلب.
لاحقًا ، بدلاً من إنشاء مرشح جديد ، يمكنك استخدام عامل تصفية موجود. للقيام بذلك ، قم بالتبديل إلى وضع تحرير عامل التصفية واستخدم الأمر ملف | تنزيل من الطلب. فى الشباك مرشح مطبقيتم تحديد المرشح المطلوب.
يمكنك عرض المعلومات على معلمة واحدة / عدة معلمات عن طريق تصفية البيانات في Excel.
توجد أداتان لهذا الغرض: التصفية التلقائية والتصفية المتقدمة. لا يحذفون ، لكن يخفون البيانات التي لا تتناسب مع الشرط. يقوم المرشح التلقائي بأبسط العمليات. يحتوي المرشح المتقدم على الكثير من الخيارات.
التصفية التلقائية والتصفية المتقدمة في Excel
يوجد جدول بسيط ، غير منسق وغير مصرح به كقائمة. يمكنك تشغيل الفلتر التلقائي من خلال القائمة الرئيسية.
إذا قمت بتنسيق نطاق بيانات كجدول أو قمت بتعريفه كقائمة ، فسيتم إضافة عامل تصفية تلقائي على الفور.
يعد استخدام الفلتر التلقائي أمرًا بسيطًا: تحتاج إلى تحديد الإدخال بالقيمة المطلوبة. على سبيل المثال ، اعرض عمليات التسليم إلى المتجر رقم 4. ضع علامة اختيار بجوار شرط التصفية المقابل:
نرى النتيجة على الفور:
ميزات الأداة:
- يعمل الفلتر التلقائي فقط في نطاق غير قابل للكسر. لا يتم تصفية الجداول المختلفة على نفس الورقة. حتى لو كان لديهم نفس النوع من البيانات.
- تعامل الأداة الصف العلوي كعناوين أعمدة - لا يتم تضمين هذه القيم في عامل التصفية.
- يمكنك تطبيق عدة شروط تصفية مرة واحدة. لكن كل نتيجة سابقة يمكن أن تخفي السجلات اللازمة للمرشح التالي.
يحتوي المرشح المتقدم على العديد من الخيارات:
- يمكنك تعيين أي عدد تريده من شروط التصفية.
- معايير اختيار البيانات في مرمى البصر.
- باستخدام المرشح المتقدم ، يمكن للمستخدم بسهولة العثور على قيم فريدة في مصفوفة متعددة الأسطر.
كيفية عمل مرشح متقدم في Excel
مثال جاهز هو كيفية استخدام مرشح متقدم في Excel:
في الجدول الأصلي ، بقيت الصفوف التي تحتوي على القيمة "موسكو" فقط. لإلغاء التصفية ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "مسح" في قسم "الفرز والتصفية".
كيفية استخدام عامل التصفية المتقدم في Excel
ضع في اعتبارك استخدام عامل تصفية متقدم في Excel لتحديد الصفوف التي تحتوي على الكلمات "موسكو" أو "ريازان". يجب أن تكون شروط التصفية في نفس العمود. في مثالنا ، واحد تحت الآخر.
املأ قائمة التصفية المتقدمة:
نحصل على جدول به صفوف مختارة وفقًا لمعيار معين:
لنحدد الصفوف التي تحتوي على القيمة "رقم 1" في عمود "المتجر" و "> 1000000 روبل" في عمود التكلفة. يجب أن تكون معايير التصفية في الأعمدة المناسبة لتسمية الشرط. على سطر واحد.
املأ معلمات التصفية. نضغط موافق.
دعنا نترك في الجدول فقط تلك الصفوف التي تحتوي على كلمة "Ryazan" في عمود "المنطقة" أو القيمة "> 10000000 روبل" في عمود "التكلفة". نظرًا لأن معايير الاختيار تشير إلى أعمدة مختلفة ، فإننا نضعها في سطور مختلفة تحت العناوين المقابلة.
تطبيق أداة Advanced Filter:
يمكن أن تعمل هذه الأداة مع الصيغ ، والتي تتيح للمستخدم حل أي مهمة تقريبًا عند تحديد القيم من المصفوفات.
القواعد الاساسية:
- نتيجة الصيغة هي معيار الاختيار.
- ترجع الصيغة المكتوبة TRUE أو FALSE.
- يتم تحديد نطاق المصدر باستخدام مراجع مطلقة ، ويتم تحديد معيار التحديد (في شكل معادلة) باستخدام المراجع النسبية.
- إذا تم إرجاع TRUE ، فسيتم عرض الصف بعد تطبيق عامل التصفية. خطأ - لا.
دعنا نعرض الصفوف التي تحتوي على الكمية أعلى من المتوسط. للقيام بذلك ، بصرف النظر عن اللوحة ذات المعايير (في الخلية I1) ، سنقوم بإدخال الاسم "أكبر رقم". يوجد أدناه الصيغة. نستخدم وظيفة AVERAGE.
حدد أي خلية في نطاق المصدر واستدعاء "مرشح متقدم". نشير إلى I1: I2 كمعيار اختيار (الروابط النسبية!).
بقيت تلك الصفوف فقط في الجدول حيث تكون القيم في عمود "المبلغ" أعلى من المتوسط.
لترك صفوف غير متكررة فقط في الجدول ، حدد المربع بجوار "السجلات الفريدة فقط" في نافذة "عامل التصفية المتقدم".
انقر فوق موافق. سيتم إخفاء الأسطر المكررة. فقط السجلات الفريدة ستبقى على الورقة.
عامل التصفية هو طريقة سريعة وسهلة للبحث عن مجموعة فرعية من البيانات في قائمة والعمل معها. تعرض القائمة المصفاة الصفوف التي تطابق المعايير فقط. بخلاف الفرز ، لا يغير عامل التصفية ترتيب الإدخالات في القائمة. تخفي التصفية مؤقتًا الصفوف التي لا تريد عرضها.
يمكن تحرير الأسطر المحددة أثناء التصفية وتنسيقها وإنشاء مخططات بناءً عليها ، وطباعتها دون تغيير ترتيب الأسطر ودون نقلها.
عند التصفية ، يتم تحديد البيانات الضرورية فقط ، ويتم إخفاء البيانات المتبقية. بهذه الطريقة ، يتم عرض ما تريد رؤيته فقط ، ويمكن القيام بذلك بنقرة واحدة.
التصفية لا تغير البيانات بأي شكل من الأشكال. بمجرد إزالة الفلتر ، تظهر جميع البيانات كما كانت قبل تطبيق المرشح.
هناك أمران متاحان في Excel لتصفية القوائم:
- فلتر السيارات، بما في ذلك التصفية عن طريق التحديد ، لشروط الاختيار البسيطة.
- تصفية متقدملظروف الاختيار الأكثر صعوبة.
فلتر السيارات
لتمكين فلتر السياراتتحتاج إلى تحديد أي خلية في الجدول ، ثم في علامة التبويب بيانات في مجموعة فرز و منقي اضغط على الزر الكبير :
بعد ذلك ، سيظهر زر بسهم لأسفل في رأس الجدول على يمين رأس كل عمود:
يؤدي النقر فوق السهم إلى فتح قائمة قائمة للعمود المقابل. تحتوي القائمة على جميع عناصر العمود بترتيب أبجدي أو رقمي (حسب نوع البيانات) ، بحيث يمكنك العثور بسرعة على العنصر المطلوب:
إذا احتجنا إلى مرشح لعمود واحد فقط ، فلا يمكننا عرض أزرار الأسهم للأعمدة المتبقية. للقيام بذلك ، قبل الضغط على الزر حدد عدة خلايا من العمود المطلوب مع الرأس.
التصفية حسب القيمة الدقيقة
شغله فلتر السيارات، انقر فوق الزر الذي يحتوي على سهم وحدد قيمة من القائمة المنسدلة. لتحديد كل العناصر في عمود بسرعة أو إلغاء تحديد كل العناصر ، انقر فوق (اختر الكل) :
في هذه الحالة ، يتم إخفاء كافة الصفوف التي لا تحتوي على القيمة المحددة في الحقل.
عند القيام بالأعمال المخبرية ، نختار نتيجة التصفية ، وننسخها إلى مكان آخر على الورقة ونوقعها.
لإيقاف التشغيل فلتر السياراتبحاجة للضغط على الزر مرة أخرى .
لإلغاء إجراء التصفية ، دون مغادرة وضع التصفية ، انقر فوق الزر وحدد العنصر من القائمة المنسدلة. (اختر الكل) . في الوقت نفسه ، تظهر صفوف الجدول المخفية بواسطة الفلتر.
ميزات تصفية البيانات
المرشحات تخفي البيانات. هذا ما صممت من أجله. ومع ذلك ، إذا كنت لا تعرف شيئًا عن تصفية البيانات ، فقد يكون لديك انطباع بأن بعض البيانات مفقودة. يمكنك ، على سبيل المثال ، فتح ورقة تمت تصفيتها لشخص آخر ، أو حتى نسيان أنك قمت بتطبيق الفلتر مسبقًا. لذلك عندما تكون هناك عوامل تصفية على ورقة ، يمكن العثور على إشارات مرئية ورسائل مختلفة.
(تقع في الجزء السفلي الأيسر من النافذة). الحالة الأولية:
مباشرة بعد تصفية البيانات ، يتم عرض نتيجة تطبيق المرشح في الركن الأيسر السفلي من شريط الحالة. على سبيل المثال، " السجلات التي تم العثور عليها: 2 من 11”:
أرقام الأسطر . توضح أرقام الأسطر المقطوعة أن بعض الخطوط مخفية ، ويشير اللون المتغير لأرقام الأسطر المرئية إلى أن الخطوط المحددة هي نتيجة اختيار الفلتر.
نوع الأسهم . تغيير سهم التصفية التلقائية في عمود تمت تصفيته للإشارة إلى أن العمود تمت تصفيته.
”
"" هو عامل تصفية عام آخر يمكن تطبيقه على الأعمدة ذات الأرقام أو التواريخ.
"" هو اسم مشروط للغاية. في الواقع ، إمكانيات هذا الفلتر أوسع بكثير. باستخدام هذا المرشح ، يمكنك العثور على العناصر الأولى أو العناصر الأخيرة (الأرقام أو التواريخ الأصغر أو الأكبر). وخلافًا لاسم المرشح ، فإن النتائج لا تقتصر على أول 10 عناصر أو آخر 10 عناصر. يمكن تحديد عدد العناصر المعروضة من 1 إلى 500.
"يسمح لك أيضًا بتصفية البيانات حسب النسبة المئوية لإجمالي عدد الصفوف في العمود. إذا كان العمود يحتوي على 100 رقم وتريد إلقاء نظرة على الخمسة عشر الأعلى ، فاختر 15 بالمائة.
يمكن استخدام عامل التصفية للعثور على المنتجات ذات الأسعار الأعلى أو الأدنى ، أو لتحديد قائمة الموظفين الذين تم تعيينهم مؤخرًا ، أو لعرض قائمة الطلاب الحاصلين على أفضل أو أسوأ الدرجات. لتطبيق عامل التصفية "" على عمود البيانات ( فقط ارقام او تواريخ !!!) ، انقر فوق السهم الموجود في العمود وحدد العنصر مرشحات رقمية إضافي :
سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار. تراكب شروط بواسطة قائمة :
في مربع الحوار ، حدد رقم(خطوط أو نسب مئوية) ، أعظمأو الأقل, قائمة الموادأو ٪ من عدد العناصر.
قم بإنشاء عوامل التصفية المخصصة الخاصة بك
على سبيل المثال ، نريد أن نعرض فقط الصفوف ذات المواضع التي تبدأ بالحرف " د". للقيام بذلك ، انقر فوق سهم التصفية التلقائية في العمود الأول وحدد مرشحات النص ، ثم البند إبتدئ ب… :
سيظهر هذا مربع حوار. (أيًا كان الخيار الذي تختاره على اليمين ، سيظل مربع الحوار نفسه يظهر.):
في الميدان مسمى وظيفييختار - إبتدئ ب ، على اليمين ندخل د:
فى الشباك هناك تلميح:
علامة استفهام " ? "تعني أي حرف واحد.
لافتة " * "يشير إلى تسلسل أي أحرف.
معالجة البيانات في قاعدة البيانات
بحث سريع عن البيانات
يسمح لك Access بالبحث عن السجلات التي تتطابق فيها قيم حقل معين كليًا أو جزئيًا مع قيمة معينة.
على سبيل المثال ، في قاعدة بيانات "Internet Providers" ، نريد العثور على إدخال يحتوي على معلومات حول موفر MTU ، لكننا لا نتذكر اسمه بالكامل. يمكنك إدخال جزء فقط من الاسم والبحث عن الإدخال.
البحث السريع عن البيانات في قاعدة البيانات "مزودي الإنترنت"
2. أدخل الأمر [Edit-Find ...]. سيظهر مربع الحوار يبحث. في الميدان عينة:تحتاج إلى إدخال نص البحث ، وفي الحقل صدفة:حدد البند مع أي جزء من المجال.
 |
3. نتيجة لذلك ، سيتم العثور على السجل رقم 3 ووضع علامة عليه كنشط.
البحث عن البيانات باستخدام عوامل التصفية
توفر المزيد من الخيارات للبحث عن البيانات في قاعدة البيانات المرشحات. تسمح لك المرشحات بتحديد السجلات التي تفي بالشروط المحددة. يتم إنشاء شروط اختيار السجل باستخدام عوامل المقارنة (= ،> ،
مرشحات بسيطةتحتوي على شرط اختيار سجل لحقل واحد فقط. مرشحات معقدةتحتوي على شروط متعددة لحقول مختلفة. نتيجة لتطبيق عامل تصفية معقد ، سيتم تحديد السجلات التي تفي بجميع الشروط في نفس الوقت فقط. يمكننا القول أن الشروط في المرشحات المعقدة مترابطة من خلال عملية الضرب المنطقي.
لنفترض ، على سبيل المثال ، أننا نبحث عن موفر أفضل ، أي مزود لا يتقاضى رسوم اتصال ، وسعر الساعة منخفض جدًا (500) ، وله وصول عالي السرعة إلى الإنترنت (سرعة القناة> 100 ميجابت في الثانية).
لنقم بإنشاء عامل تصفية معقد لقاعدة بيانات "مزودي الإنترنت".
البحث عن البيانات باستخدام عامل تصفية
1. افتح جدول قاعدة البيانات "Internet Providers" من خلال النقر المزدوج على الرمز المقابل في نافذة قاعدة البيانات.
2. أدخل الأمر [Records-Filter-Change filter]. في نافذة الجدول التي تظهر ، أدخل مصطلحات البحث في الحقول المناسبة. تم إنشاء المرشح.
البحث عن البيانات مع الاستعلامات
الطلباتيبحث عن البيانات في قاعدة البيانات بنفس طريقة البحث عن عوامل التصفية. الفرق بينهما هو أن الاستعلامات هي كائنات قاعدة بيانات مستقلة ، بينما المرشحات مرتبطة بجدول معين.
الاستعلام مشتق من الجدول. ومع ذلك ، فإن نتيجة الاستعلام هي أيضًا جدول ، مما يعني أنه يمكن استخدام الاستعلامات بدلاً من الجداول. على سبيل المثال ، يمكن إنشاء نموذج لكل من الجدول والاستعلام.
تسمح لك الاستعلامات بتحديد تلك السجلات التي تفي بالشروط المحددة. يمكن أن تكون الاستعلامات ، مثل عوامل التصفية ، بسيطة أو معقدة. يحتوي الاستعلام البسيط على شرط واحد ، بينما يحتوي الاستعلام المعقد على شروط متعددة لحقول مختلفة.
في عملية إنشاء استعلام ، لا يمكنك تحديد السجلات فحسب ، بل يمكنك أيضًا تحديد الحقول التي ستكون موجودة في الاستعلام.
لنقم بإنشاء استعلام معقد لتحديد المزود الأمثل في قاعدة بيانات "موفرو الإنترنت".
البحث عن البيانات مع الاستعلام
1. في النافذة حدد مجموعة من الكائنات الطلباتوحدد البند .
2. في لوحة الحوار إضافة جدول يضيف.
3. في نافذة الاستعلام في السطر مجال:من القائمة المنسدلة ، حدد أسماء الحقول التي سيتم تعيين الشروط لها.
في النسق شرط الاختيار:أدخل الشروط للحقول المحددة.
في النسق الإخراج على الشاشة:قم بتعيين الحقول التي سيتم تقديمها في الطلب.
مهام عملية
3.5 قم بإجراء أنواع مختلفة من عمليات البحث في قاعدتي بيانات "Notebook" و "Library Catalog": سريع ، باستخدام عامل تصفية واستخدام استعلام.
3.6 في قاعدة بيانات "مزودي الإنترنت" ، ابحث عن موفري الخدمة الذين لا يتقاضون رسوم اتصال ويتقاضون أقل سعر للساعة.
فرز البيانات
يمكن أن تحتوي قواعد البيانات على مئات أو آلاف السجلات. غالبًا ما يكون من الضروري ترتيب السجلات ، أي ترتيبها في تسلسل معين. يسمى ترتيب السجلات بالفرز.
يتم فرز السجلات في أي مجال. القيم الموجودة في هذا الحقل بترتيب معين ، والذي يتم تحديده حسب نوع الحقل:
- أبجديًا ، إذا كان الحقل نصًا ؛
- بقيمة الرقم ، إذا كان الحقل رقميًا ؛
- حسب التاريخ إذا كان نوع الحقل تاريخ الوقتوما إلى ذلك وهلم جرا.
يمكن فرز السجلات إما بترتيب تصاعدي أو تنازلي لقيم الحقل. في عملية الفرز ، يتم الاحتفاظ بسلامة السجلات ، أي أنه يتم نقلها من مكان في الجدول إلى مكان آخر بالكامل.
فرز السجلاتقواعد البيانات هي ترتيبها حسب قيم أحد الحقول.
لنقم بالفرز في قاعدة بيانات "Internet Providers" ، على سبيل المثال ، حسب حقل "Channel speed (Mbps)".
فرز البيانات بسرعة
1. في النافذة مزودي الإنترنت: قاعدة البياناتفي مجموعة من الأشياء الجداولحدد جدول "موفرو الإنترنت" وانقر فوق الزر يفتح.
2. حدد الحقل سرعة القناةوأدخل الأمر [Record-si-Sort-Sort تصاعدي]. سيتم فرز المدخلات في قاعدة البيانات بترتيب تصاعدي لسرعة القناة.
 |
يمكن تنفيذها أنواع متداخلة، أي الأنواع التي يتم إجراؤها بالتتابع في عدة مجالات. بعد الفرز حسب العمود الأول ، قم بالفرز حسب العمود الثاني ، وهكذا.
في حالتنا ، في الميدان سرعة القناة، من خلال إجراء الفرز ، فإن سجلين (8 و 7) لهما نفس القيمة 10 وسجلين (3 و 2) لهما نفس القيمة 112. لفرز هذه السجلات ، سنقوم بإجراء فرز متداخل ، أولاً بواسطة حقل "سرعة الارتباط" ، ثم الحقل "عدد سطور الإدخال".
يسمح لك Access بإجراء عمليات فرز متداخلة باستخدام الاستعلامات.
فرز البيانات المتداخلة مع استعلام
1. في النافذة مزودي الإنترنت: قاعدة البياناتحدد مجموعة من الكائنات الطلباتوحدد البند إنشاء استعلام باستخدام الباني.
2. في لوحة الحوار إضافة جدولحدد جدول "موفرو الإنترنت" الذي يتم إنشاء الاستعلام من أجله. انقر فوق الزر يضيف.
3. في نافذة الاستعلام في السطر فرز:من القائمة المنسدلة ، حدد أسماء الحقول التي تريد تعيين نوع الفرز فيها.
مهام عملية
3.7 نفّذ عملية فرز متداخلة في قاعدة بيانات "موفرو الإنترنت" عن طريق الحقلين "الدفع بالساعة" و "اسم الموفر".
طباعة البيانات باستخدام التقارير
يمكنك طباعة الجداول والنماذج والاستعلامات مباشرة باستخدام الأمر [File-Print]. ومع ذلك ، لطباعة المستندات الجميلة ، فمن المستحسن استخدامها التقارير. التقارير هي كائنات مشتقة من قاعدة البيانات ويتم إنشاؤها على أساس الجداول والنماذج والاستعلامات.
لنقم بإنشاء تقرير يطبع بشكل جميل قاعدة بيانات "مزودي الإنترنت". دعونا نستخدم هذا معالج التقرير.
طباعة قاعدة بيانات باستخدام تقرير
1. في النافذة مزودي الإنترنت: قاعدة البياناتحدد مجموعة من الكائنات التقاريروحدد البند قم بإنشاء تقرير باستخدام المعالج.
2. باستخدام سلسلة من لوحات الحوار ، قم بتعيين المعلمات لمظهر التقرير.
3. في النافذة مزودي الإنترنت: قاعدة البياناتانقر فوق الزر منظر. سيظهر المستند بالشكل الذي يمكن طباعته.
 |
4. إذا كان مظهر المستند يرضيك ، فقم بطباعته باستخدام الأمر [File-Print].
مهام عملية
3.8 إنشاء تقرير بطاقة عمل لقاعدة بيانات دفتر الملاحظات وتقرير بطاقة المكتبة لقاعدة بيانات كتالوج المكتبة.